Схема учета кадров в уголовно-исполнительной системе
Документы, по которым ведется учет | Где и по какой категории лиц ведется данный учет | ||
в кадровых аппаратах учреждений и органов УИС | в управлении кадров ФСИН России | ||
1 | 2 | 3 | |
ЛИЧНОЕ ДЕЛО | На лиц рядового и начальствующего состава, замещающих должности, входящие в номенклатуру учреждений и органов УИС | На лиц начальствующего состава, замещающих должности, входящие в номенклатуру Президента Российской Федерации, ФСИН России | |
СОКРАЩЕННОЕ ЛИЧНОЕ ДЕЛО | На служащих, допущенных к особой важности, совершенно секретным и секретным документам и работам | ||
АЛФАВИТНАЯ КАРТОЧКА формы N 1 | НЕ ВЕДЕТСЯ | На лиц среднего и старшего начальствующего состава | |
СЛУЖЕБНАЯ КАРТОЧКА формы N 2 | На лиц рядового и начальствующего состава | На лиц рядового и начальствующего состава ЦА ФСИН России | |
ШТАТНО-ДОЛЖНОСТНАЯ КНИГА | На должности, входящие в штатное расписание учреждений и органов УИС | На должности, входящие в номенклатуру Президента Российской Федерации и ФСИН России | |
КАРТОЧКА ПОНОМЕРНОГО УЧЕТА формы N 4 | На лиц рядового и младшего начальствующего состава | На лиц среднего, старшего и высшего начальствующего состава | |
КАРТОЧКА СОТРУДНИКА, ИМЕЮЩЕГО СПЕЦИАЛЬНОЕ ЗВАНИЕ ВЫСШЕГО НАЧАЛЬСТВУЮЩЕГО СОСТАВА формы N 5 | НЕ ВЕДЕТСЯ | На сотрудников, имеющих специальные звания высшего начальствующего состава | |
КАРТОЧКА СОТРУДНИКА, НАГРАЖДЕННОГО ВЫСШИМИ ГОСУДАРСТВЕННЫМИ НАГРАДАМИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ формы N 7 | НЕ ВЕДЕТСЯ | На сотрудников, имеющих звание Героя Российской Федерации | |
Приложение N 2
к Инструкции по учету кадров УИС
к Инструкции по учету кадров УИС
Правила оформления и ведения личных дел сотрудников (сокращенных личных дел служащих) уголовно-исполнительной системы
1. Личные дела сотрудников* оформляются и ведутся кадровыми аппаратами на всех сотрудников по установленной форме (приложение А к Правилам оформления и ведения личных дел сотрудников (сокращенных личных дел служащих) УИС) с учетом требований к оформлению персональных данных.
2. В личном деле сосредоточиваются документы, отражающие служебную деятельность сотрудников, в отдельных случаях, также служащих. На основе послужного списка производится подсчет выслуги лет для выплаты процентной надбавки за выслугу лет к окладу денежного содержания и назначения пенсии (приложение В к Правилам оформления и ведения личных дел сотрудников (сокращенных личных дел служащих) УИС).
В личном деле отражается прохождение службы в Вооруженных Силах Российской Федерации, органах внутренних дел и внутренних войсках Министерства внутренних дел Российской Федерации, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, Федеральной службе охраны Российской Федерации, Федеральной службе безопасности Российской Федерации, Службе внешней разведки Российской Федерации, Федеральном агентстве правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации, иной военной службы и службы, приравненной к ней, а также работа в гражданских организациях и учеба в образовательных учреждениях.
Личное дело должно содержать как биографические данные сотрудника, так и документы, характеризующие его деловые, моральные качества и профессиональный уровень.
3. Личное дело является секретным документом (документом, содержащим сведения оперативного учета и персональные данные) и состоит из пяти частей. В личном деле документы подшиваются или скрепляются специальным устройством, обеспечивающим их надежное крепление.
В первой части хранятся: послужной список, а также документы, подтверждающие (устанавливающие) стаж службы (выслугу лет) или ее отдельные периоды, справка-объективка и т.п. (приложение В к Правилам оформления и ведения личных дел сотрудников (сокращенных личных дел служащих) УИС).
Во второй части - заявление о приеме на службу и заключение о приеме на службу в УИС, заполненный бланк служебного контракта (подписанный сторонами), представления к присвоению специальных званий, наградные листы, аттестации, служебные характеристики и другие документы, связанные с прохождением службы.
В третьей части - заявление о рассмотрении документов с целью изучения возможности приема на службу в УИС, анкета, автобиография (написанная от руки и машинописная), а также иные документы, связанные с изучением кандидата на службу (кроме тех, которые хранятся в пятой части), заключение военно-врачебной комиссии, психодиагностической экспертизы, обязательство о неразглашении сведений, составляющих государственную и служебную тайну, бланк с текстом присяги, подписанный сотрудником, копии актов гражданского состояния, документов об окончании образовательного учреждения и т.п.
В четвертой части - архивные документы (устаревшие анкеты, автобиографии, документы, связанные с прохождением службы, заключения по документам служебных проверок, связанных с нарушением законности и служебной дисциплины, и т.п.). В случае, если факты нарушения законности и служебной дисциплины не подтвердились, приобщать соответствующие заключения к документам личного дела запрещается. Документы служебных проверок в личном деле не хранятся.
В пятой части хранятся документы проверки по оперативным учетам и месту жительства.
Документы четвертой и пятой частей хранятся в отдельных папках и, как и справка-обьективка, вкладываются в личное дело.
4. Документы, находящиеся в личном деле, нумеруются и вносятся в описи соответствующей части личного дела (приложение Б к Правилам оформления и ведения личных дел сотрудников (сокращенных личных дел служащих) УИС). Каждый документ записывается отдельно с указанием его наименования, количества листов и даты приобщения к документам личного дела.
Отметки о наличии в личном деле документов проверки по оперативным учетам и месте жительства, архивных документов, в том числе личного дела офицера запаса ставятся на специальном бланке, который подклеивается под конвертом.
5. Послужной список личного дела является документом, отражающим прохождение службы лицами рядового и начальствующего состава. Он составляется работником кадрового аппарата на основании анкеты, автобиографии, военного билета, трудовой книжки, приказов и других документов. Записи производятся разборчиво, аккуратно, от руки, без сокращений и подчисток.
Внесение в послужной список данных, не предусмотренных его формой, запрещается.
Послужной список подписывается руководителем кадрового аппарата и заверяется оттиском печати с изображением Государственного герба Российской Федерации** учреждения или органа УИС. С оформленным послужным списком знакомится сотрудник и в подтверждение правильности внесенных в него сведений расписывается.
В последующем сотрудник знакомится с записями в послужном списке не реже одного раза в пять лет, а также перед убытием к новому месту службы и перед представлением к увольнению со службы из учреждений и органов УИС.
6. При составлении и последующем ведении послужного списка необходимо руководствоваться следующим:
6.1. В раздел 9 вносятся записи о выполняемой работе с начала трудовой деятельности (исключая службу в Вооруженных Силах Российской Федерации, органах внутренних дел и внутренних войсках Министерства внутренних дел Российской Федерации, Федеральной службе охраны Российской Федерации, Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, Службе внешней разведки Российской Федерации, Федеральной службе безопасности Российской Федерации, Федеральном агентстве правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации, Федеральной службе железнодорожных войск Российской Федерации, иную военную службу и службу, приравненную к ней), в том числе учебе в образовательных учреждениях.
При наличии перерывов указывается их причина, например: "Служил в Вооруженных Силах", "Временно не работал в связи с невозможностью трудоустройства" и т.п.
Основными документами для внесения записей являются трудовая книжка и диплом об образовании. Подтверждение отдельных периодов трудовой деятельности может производиться на основании оформленных по установленной форме справок организаций и предприятий различных форм собственности.
6.1.1. В нижней части титульного листа послужного списка сотрудников размещается информация о проведении обязательной государственной дактилоскопической регистрации с указанием даты проведения, наименования учреждения, в которое направляются дактилоскопические карты, исходящего номера и даты направления.
6.2. В разделе 10 в хронологическом порядке производится запись сведений о прохождении службы в Вооруженных Силах Российской Федерации, органах внутренних дел и внутренних войсках Министерства внутренних дел Российской Федерации, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, Федеральной службе охраны Российской Федерации, Федеральной службе безопасности Российской Федерации, Службе внешней разведки Российской Федерации, Федеральном агентстве правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации, иной военной службы и службы, приравненной к ней.
Основными документами для внесения записей в раздел 10 являются приказы по личному составу, документы личных дел сотрудников, офицеров, военные билеты.
В исключительных случаях, когда отсутствуют архивные документы и невозможно установить номера и даты приказов о назначении, перемещении или увольнении сотрудников, отдельные периоды их службы могут быть подтверждены другими документами: аттестациями, служебными характеристиками, представлениями к награждению и присвоению специальных, воинских званий, предписаниями, справками воинских частей, учреждений и архивов, военными билетами, удостоверениями, денежными и вещевыми аттестатами, устаревшими послужными списками, а также свидетельскими показаниями. При использовании письменных подтверждений бывших сослуживцев необходимо предварительно (путем просмотра их личных дел, личных бесед) убедиться, что они в указываемый период действительно совместно служили с сотрудником, службу которого необходимо подтвердить.
После всестороннего анализа и сопоставления всех собранных документов (в том числе и свидетельских показаний) кадровыми аппаратами составляется мотивированное заключение о подтверждении службы с указанием наименований документов и содержащихся в них конкретных данных, свидетельствующих о пребывании сотрудника на службе в тот или иной период.
С утверждением заключения руководителем учреждения или органа УИС подтверждаемый период службы оформляется приказом по личному составу.
Номер, дата приказа и наименование соответствующего учреждения или органа УИС, его издавшего, записываются напротив каждого периода службы, подтвержденного этим приказом.
Записи, произведенные в разделе 10, заверяются подписью руководителя кадрового аппарата или его заместителя и оттиском гербовой печати учреждения или органа УИС в случае увольнения сотрудника со службы либо его исключения из списков личного состава.
6.3. В разделе 11 фиксируются результаты аттестации сотрудника. Выводы по результатам аттестации и рекомендации аттестационной комиссии записываются в строгом соответствии с текстом аттестации.
6.4. В раздел 12 в хронологическом порядке заносятся периоды службы, в течение которых сотрудник принимал участие в боевых действиях или выполнял служебные обязанности в условиях чрезвычайного положения, а также другой службы, подлежащей зачету в выслугу лет на льготных условиях.
Наименование региона указывается в соответствии с действующим на тот момент административно-территориальным делением.
Время, в течение которого он находился в этом регионе, записывается на основании приказа о зачете этого периода службы в выслугу лет для назначения пенсии на льготных условиях. Указываются номер и дата соответствующего приказа, а также наименование учреждения или органа УИС, издавшего приказ.
Записи, произведенные в разделе 12, заверяются подписью руководителя кадрового аппарата или его заместителя и оттиском гербовой печати учреждения или органа УИС.
6.5. Разделы 13-20 содержат следующие сведения:
раздел 13 - о ранениях и травмах, полученных сотрудником в ходе исполнения им служебных обязанностей по охране общественного порядка, борьбе с преступностью, при ликвидации пожаров и последствий стихийных бедствий. При этом не имеет значения, произошло ли данное событие в служебное или неслужебное время. Учитываются травмы и ранения, в результате которых произошла временная или стойкая утрата трудоспособности. Их характер указывается на основании документов, выданных лечебными учреждениями. Здесь же кратко излагаются обстоятельства, при которых они были получены;
раздел 14 - о награждении орденами и медалями России, СССР и иностранных государств, а также о присвоении званий Героя России, Героя Советского Союза, Героя Социалистического Труда и других почетных званий записываются на основании документов, содержащих решение награждающей инстанции;
раздел 15 - о дисциплинарных взысканиях, объявленных в приказах;
раздел 16 - о выездах за границу в период прохождения службы в учреждениях и органах УИС;
раздел 17 - об участии в работе органов государственной власти и местного самоуправления без освобождения от замещаемой должности;
раздел 18 - фамилии, имена, отчества и места жительства родителей сотрудника либо лиц, их заменивших;
раздел 19 - семейное положение сотрудника, данные супруги (супруга), детей (в том числе усыновленных и тех, на которых выплачиваются алименты) и лиц, состоящих на его (ее) иждивении. Запись сведений о семейном положении (в том числе усыновлении, расторжении брака, рождении детей, смерти членов семьи и т.п.) производится только на основании соответствующих свидетельств, выдаваемых органами загса;
раздел 20 - адрес сотрудника, по которому он постоянно проживает (зарегистрирован).
7. Составленные послужные списки должны вестись на протяжении всей службы в УИС. Составление новых послужных списков допускается только с разрешения руководителя кадрового аппарата, оригиналы послужных списков приобщаются к четвертой части личных дел сотрудников УИС.
8. Во второй и третьей частях личного дела документы располагаются в хронологическом порядке.
Анкета и автобиография пишутся кандидатом на службу в учреждения и органы УИС собственноручно и приобщаются к документам третьего раздела.