III. Порядок подготовки материалов совещания
13. Подготовка вопросов для рассмотрения на совещании включает глубокий и всесторонний анализ существа проблемы, оценку эффективности ранее принятых управленческих решений и мероприятий по их реализации, выявление недостатков, причин, их порождающих, разработку предложений, направленных на улучшение положения дел, прогноз результатов их реализации. В необходимых случаях организуется предварительная проверка состояния дел по рассматриваемой проблеме непосредственно в учреждениях и органах УИС.
14. Перечень материалов, подготавливаемых к совещанию:
повестка совещания (готовится секретариатом коллегии);
аналитическая справка по вопросу, внесенному на обсуждение совещания (готовится ответственным исполнителем);
предложения в проекты решений совещания (готовятся ответственными исполнителями);
информационно-справочный материал по обсуждаемому вопросу для его видеосопровождения (готовится ответственным исполнителем);
список участников совещания (готовится секретариатом коллегии).
15. Соисполнители представляют ответственному исполнителю:
Не позднее, чем за 15 календарных дней до даты рассмотрения вопроса на планируемом совещании*(2) завизированные руководителем (его заместителем) соответствующего структурного подразделения ФСИН России, учреждения, непосредственного подчиненного ФСИН России:
предложения в проект решения совещания по рассматриваемому вопросу;
информационно-справочный материал для включения в аналитическую справку по рассматриваемому вопросу;
предложения в список выступающих на совещании с указанием кандидатуры докладчика (содокладчика) и темы выступления;
предложения в список участников совещания;
Не позднее, чем за 3 дня до рассмотрения вопроса на планируемом совещании информационно-справочный материал в электронном виде для включения в программу презентации, проект выступления содокладчиков (при внесении предложения о содокладе) с предложениями о порядке видеосопровождения информационно-справочных материалов.
16. Ответственный исполнитель обобщает поступившие от соисполнителей информационно-справочные материалы и предложения, на основе которых готовит и представляет в секретариат коллегии:
за 10 рабочих дней до установленной даты проведения совещания аналитическую справку, проект решения совещания (вместе с листом согласования), а также предложения по списку участников совещания, докладчику (содокладчикам) и выступающим на совещании, а также их копии в электронном виде;
не позднее, чем за 2 дня до рассмотрения вопроса на планируемом совещании информационно-справочный материал в электронном виде для включения в программу презентации, проект выступления докладчика и содокладчиков (при внесении предложения о содокладе) с предложениями о порядке видеосопровождения информационно-справочных материалов.
17. Требования, предъявляемые к материалам совещания:
Проект решения совещания:
должен содержать конкретные поручения по рассматриваемому вопросу организационно-распорядительного характера, с указанием сроков исполнения и структурных подразделений ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, территориальных органов ФСИН России, ответственных за их исполнение;
согласовывается с заместителями директора ФСИН России и вместе с листом согласования представляются в секретариат коллегии;
Аналитическая справка визируется ответственным исполнителем и должна содержать:
краткое, глубокое и объективное изложение существа вопроса вносимого на совещание;
описание недостатков, существующих проблем и возможных путей их решения;
анализ соответствующих действующих нормативных правовых актов Российской Федерации;
оценки, выводы и предложения.
Материалы совещания готовятся в соответствии с установленными правилами подготовки документов в ФСИН России, объем их текста, как правило, не должен превышать:
проектов решения совещания - 3 страниц;
аналитической справки - 10 страниц.
18. При представлении в секретариат коллегии материалов совещания, не соответствующих требованиям пункта 18 настоящего Регламента, либо при нарушении установленных сроков их представления, начальник организационно-инспекторского управления ФСИН России рапортом докладывает об этом директору ФСИН России для принятия решения.
19. Секретариат коллегии не позднее, чем за 3 рабочих дня до даты проведения совещания:
готовит повестку совещания и список участников совещания, которые вместе с другими материалами совещания начальник организационно-инспекторского управления ФСИН России докладывает директору ФСИН России;
направляет материалы совещания постоянным участникам совещания;
по указанию директора ФСИН России знакомит с материалами лиц, указанных в пункте 3 настоящего Регламента;
направляет повестку совещания в структурные подразделения ФСИН России, учреждения, непосредственно подчиненные ФСИН России, руководители которых подлежат вызову на совещание.
20. Итоговым документом совещания является протокол совещания при директоре ФСИН России (далее - протокол), в который вносятся ход обсуждения, протокольные поручения и решения совещаний по рассматриваемым вопросам.
21. Непосредственная подготовка и согласование проекта протокола возлагаются на секретариат коллегии. Срок подготовки протокола не должен превышать трех рабочих дней, если директором ФСИН России не установлен иной срок.
22. В протоколе указываются:
порядковый номер протокола, дата и место проведения совещания;
должность, специальное звание, инициалы и фамилия председателя совещания;
инициалы и фамилии присутствовавших постоянных участников совещания;
должности, инициалы и фамилии представителей органов государственной власти Российской Федерации, общественных объединений и организаций, принявших участие в совещании*(3);
инициалы и фамилии руководителей структурных подразделений ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, которые приняли участие в совещании;
рассмотренные вопросы;
инициалы и фамилии докладчиков (содокладчиков) и выступавших*(4).
23. Протокол состоит из преамбулы и распорядительной части, которые располагаются после каждого отраженного в протоколе вопроса и фамилий лиц, выступивших по нему.
В преамбуле в сжатой форме излагаются ход рассмотрения вопроса, в распорядительной части - принятые решения и поручения организационно-распорядительного характера, данные в ходе совещания с указанием сроков исполнения и структурных подразделений ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, территориальных органов ФСИН России, ответственных за их исполнение.
24. Утвержденный директором ФСИН России протокол в трехдневный срок рассылается секретариатом коллегии постоянным участникам совещания, а также структурным подразделениям ФСИН России, учреждениям, непосредственно подчиненным ФСИН России, территориальным органам ФСИН России, указанным в протоколе.
25. Протокольное решение является обязательным для исполнения всеми должностными лицами структурных подразделений ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, территориальных органов ФСИН России.