55. Исполнение государственной функции по обращению граждан включает следующие административные процедуры:
1) работа с письменными обращениями граждан;
регистрация письменных обращений граждан;
рассмотрение письменных обращений граждан;
подготовка ответов на письменные обращения граждан;
2) личный прием граждан;
3) подготовка отчетности по обращениям граждан.
Работа с письменными обращениями граждан
56. Регистрация и рассмотрение письменных обращений в ФТС России:
56.1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства в Управлении делами ФТС России. Организация делопроизводства с обращениями граждан возложена на Приемную ФТС России.
56.2. Все поступающие в ФТС России письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в Приемной ФТС России в течение трех дней. Регистрация обращений граждан осуществляется путем создания регистрационно-контрольной формы (далее - РКФ) в используемой в ФТС России автоматизированной поисковой системе.
В РКФ вносятся следующие основные реквизиты регистрации обращений граждан:
- наименование вида обращения;
- кому адресовано обращение;
- Ф.И.О. заявителя, адрес, дата, исходящий регистрационный номер документа (при наличии);
- дата регистрации обращения, регистрационный номер;
- количество листов обращения, количество листов приложения;
- заголовок к тексту обращения;
- аннотация (краткое содержание обращения, ключевые слова), тематика;
- подразделение-исполнитель;
- срок исполнения обращения;
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- движение обращения;
- отметка об исполнении обращения и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера обращения и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
- наличие приложений;
- постановка на контроль, сроки исполнения, при необходимости перенос сроков исполнения, снятие с контроля поручений;
- тематика обращений (рубрикатор);
- совместное рассмотрение;
- вид передачи обращения (почтой, факсом, электронной почтой).
Правила работы в автоматизированной поисковой системе и порядок заполнения РКФ изложен в отдельных методических документах ФТС России.
На все зарегистрированные обращения распечатываются регистрационно-контрольные карточки (далее - РКК). РКК с подписью должностного лица отдела документационного обеспечения структурного подразделения ФТС России или ответственного за документационное обеспечение (далее - служба ДОУ) в структурном подразделении ФТС России о получении обращения помещается в контрольную картотеку Приемной ФТС России.
56.3. Регистрационный номер обращения граждан формируется автоматически в поисковой системе и состоит из начальной буквы фамилии автора обращения, порядкового номера обращения, а также буквы "и", если обратившийся является иностранным гражданином (например, А-0010, К-0112, Ж-1214и).
На коллективных обращениях граждан перед порядковым номером проставляются соответственно буквы "Кл". Конверты, в которых были присланы обращения граждан, сохраняются для установления в случае необходимости адреса отправителя или подтверждения даты отправления и получения обращения.
Регистрационный номер, дата регистрации и количество листов указывается в штампе "Обращения граждан" ФТС России, который, проставляется в нижнем правом углу первого листа обращения. В случае, если такая возможность отсутствует, - в любом свободном месте первого листа обращения.
56.4. Обращение, поступившее вторично от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, считается повторным, если с начала рассмотрения обращения прошло больше месяца или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Повторному обращению при его поступлении присваивается очередной регистрационный номер и в РКФ обращения проставляется соответствующая отметка.
56.5. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные нескольким адресатам и отосланные ими для рассмотрения в ФТС России при наличии такого обращения в ФТС России, повторными не считаются и учитываются под регистрационным номером обращения, направленного заявителем непосредственно в ФТС России, с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, К-0025/2), при этом в РКФ обращения проставляется соответствующая отметка.
Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам.
56.6. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения в таможенные органы или должностным лицам, решения или действие (бездействие) которых обжалуются.
56.7. Обращения граждан, адресованные конкретным должностным лицам, направляются непосредственно им. Поступающие в адрес руководства ФТС России обращения граждан, если затронутые вопросы не требуют указаний руководства ФТС России, направляются непосредственно в структурные подразделения ФТС России или в таможенные органы по принадлежности.
56.8. После рассмотрения руководством ФТС России, обращения граждан возвращаются в Приемную ФТС России с резолюциями руководителя ФТС России - от начальника Управления делами, с резолюциями заместителей руководителя ФТС России - от помощников заместителей руководителя ФТС России. Должностные лица Приемной ФТС России переносят в РКФ содержание резолюций и направляют обращения на исполнение согласно поручению руководства ФТС России.
56.9. В случае, если в поручении о рассмотрении обращения указаны несколько структурных подразделений ФТС России, подлинник обращения направляется структурному подразделению ФТС России - ответственному исполнителю (указанному в поручении первым), копии направляются структурным подразделениям ФТС России - соисполнителям поручения.
56.10. Соисполнители в адрес ответственного исполнителя в пятнадцатидневный срок направляют свои предложения в соответствии с компетенцией.
56.11. По каждому обращению граждан, поступившему после регистрации на исполнение в соответствующее структурное подразделение ФТС России, в течение трех дней должно быть принято одно из следующих решений:
- о принятии обращения к рассмотрению;
- о передаче обращения на исполнение в другое структурное подразделение ФТС России либо в таможенный орган с извещением об этом автора обращения;
- о направлении по принадлежности в государственные органы Российской Федерации, если затронутые вопросы не относятся к компетенции ФТС России, с извещением об этом автора обращения;
- об оставлении обращения без рассмотрения, если его содержание лишено логики и смысла, с извещением об этом автора обращения.
56.12. Если в обращениях граждан наряду с вопросами, относящимися к компетенции ФТС России, содержатся вопросы, подлежащие рассмотрению в других государственных органах Российской Федерации, то в течение семи дней со дня регистрации структурное подразделение - исполнитель направляет копии обращений по принадлежности с извещением авторов обращений.
56.13. Направление обращений граждан на исполнение из одного структурного подразделения в другое структурное подразделение ФТС России при наличии поручения руководства ФТС России осуществляется только с согласия руководства ФТС России. Для этого структурное подразделение-исполнитель направляет докладную записку на имя руководителя ФТС России (заместителя руководителя ФТС России), давшего поручение.