56.14. Передача всех обращений граждан из одного структурного подразделения в другое структурное подразделение ФТС России осуществляется через Приемную ФТС России. В РКФ вносится необходимая информация, после чего обращения передаются на исполнение в структурное подразделение ФТС России по принадлежности.
56.15. Письменные обращения должностных лиц организаций, оформленные на бланке либо не на бланке, но имеющие исходящий номер, подписанные с указанием должности заявителя или заверенные печатью организации, подлежат регистрации в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФТС России.
57. Регистрация и рассмотрение письменных обращений в таможенных органах:
57.1. Обращения граждан подлежат централизованной регистрации отделом документационного обеспечения (далее - ОДО) таможенного органа в течение трех дней с момента поступления.
57.2. Порядок регистрации и исполнения обращений граждан, поступивших в таможенный пост (в составе таможни), минуя ОДО таможни, осуществляется в соответствии с положениями Регламента.
57.3. На поступившем обращении проставляется регистрационный штамп "Обращения граждан". Основные реквизиты обращения вносятся в РКФ обращения в используемой в таможенных органах автоматизированной поисковой системе.
57.4. В РКФ вносятся основные и при необходимости дополнительные реквизиты регистрации обращений граждан в соответствии с пунктом 56.2. Регламента.
57.5. На документы, внесенные в автоматизированную поисковую систему, распечатывается сокращенная форма РКК. РКК с подписью ответственного за делопроизводство структурного подразделения таможенного органа в получении документа помещается в картотеку ОДО.
57.6. Регистрационный номер обращения переносится из РКФ обращения в регистрационный штамп. Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора обращения и порядкового номера обращения, (например, А-1), если обращение поступило от иностранного гражданина, добавляется индекс "и", (например, Б-12и), на коллективных обращениях проставляется индекс "Кл", (например, Кл-3).
57.7. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу:
если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному обращению;
если со времени подачи первого обращения истек установленный срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.
Повторному обращению присваивается очередной регистрационный номер, а в РКФ обращения и обоих экземплярах РКК делается отметка "Повторно".
57.8. Не считаются повторными:
письма одного и того же автора, но по разным вопросам;
обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в таможенный орган, или обращения этого же лица с одинаковым текстом.
57.9. Зарегистрированные в ОДО обращения граждан направляются:
адресованные конкретным должностным лицам, - этим лицам;
в зависимости от содержания - руководству таможенного органа для рассмотрения и написания поручений, соответствующим структурным подразделениям, если затронутые в обращении вопросы не требуют указаний руководства таможенного органа по их решению и исполнению.
После рассмотрения руководством таможенного органа обращения граждан возвращаются в ОДО, где содержание резолюций переносят в РКФ обращения.
57.10. Ответственным за организацию рассмотрения обращений граждан и соблюдение установленных сроков является руководство таможенного органа.
Руководство таможенных органов, его структурных подразделений при рассмотрении обращений граждан обязано:
разбирать обращения по существу, при необходимости запрашивать требуемую информацию, направлять должностных лиц для проверки фактов нарушения прав граждан, принимать обоснованные решения, обеспечивать их полное исполнение, своевременно давать мотивированные, со ссылкой на законодательство ответы, разъяснять порядок обжалования решений;
осуществлять контроль за своевременным, качественным рассмотрением обращений и принимать меры к устранению причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан.
57.11. Запрещается направлять обращения граждан на рассмотрение тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.
57.12. Письменные обращения, содержащие вопросы, не входящие в компетенцию таможенного органа, направляются в семидневный срок по принадлежности, о чем уведомляется заявитель.
57.13. В случае необходимости рассмотрение письменных обращений граждан осуществляется с выездом на место должностных лиц соответствующих структурных подразделений. Решение о таком рассмотрении принимается начальником таможенного органа или его заместителем.
57.14. Письменные обращения должностных лиц организаций, оформленные на бланке либо не на бланке, но имеющие исходящий номер, подписанные с указанием должности заявителя или заверенные печатью организации, подлежат регистрации в ОДО таможенного органа в соответствии с инструкцией по делопроизводству в таможенных органах.
58. Подготовка ответов на письменные обращения граждан в ФТС России:
58.1. Должностное лицо структурного подразделения ФТС России, ответственное за исполнение обращения, изучает обращение гражданина и материалы к обращению гражданина, в том числе в целях установления обоснованности доводов автора обращения и принятия мер по восстановлению или защите его нарушенных прав, свобод и законных интересов, и при необходимости:
готовит служебную записку (запрос) в целях получения необходимой информации в другое структурное подразделение ФТС России;
готовит предложения с проектом поручения руководителя (заместителя руководителя) ФТС России о проведении ФТС России функциональной проверки деятельности таможенного органа (в рамках осуществления внутриведомственного контроля) в связи с обращением гражданина.
58.2. Ответ автору обращения оформляется на бланке письма ФТС России в соответствии с инструкцией по делопроизводству ФТС России. Подготовленный документ поступает в Приемную ФТС России для регистрации.
Исходящий номер документа состоит из индекса дела по номенклатуре, формируемого по данному вопросу, и входящего регистрационного номера (например, 01-189/А-0010, 01-189/Ж-1214и). В РКФ обращения вносятся отметки о его исполнении. Распечатывается новый экземпляр РКК с отметками об исполнении обращения, который помещается в картотеку исполненных обращений (предыдущая РКК уничтожается). Если письменный ответ не направляется (пункт 37 Регламента), отметка об этом также вносится в РКФ обращения и распечатывается новая РКК.
58.3. Ответ автору обращения, проживающему в иностранном государстве, направляется в соответствии с установленным порядком. Адрес на конверте с обязательным указанием почтового индекса автора заполняет исполнитель на русском языке, а также дублирует буквами латинского алфавита (адрес на иностранном языке, указанный автором в обращении).
58.4. Обращения граждан считаются исполненными, если рассмотрены и решены все затронутые в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и авторам даны ответы. Ответы на обращения граждан должны быть аргументированными, по возможности со ссылкой на нормы законодательства Российской Федерации, с разъяснением всех затронутых в них вопросов, а если в удовлетворении обращения заявителю отказано, в ответе разъясняется порядок обжалования принятого решения с указанием органа (должностного лица), к которому может быть направлена жалоба.
58.5. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными им обращениями в ФТС России, и при этом в обращении гражданина не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник структурного подразделения ФТС России, ответственного за рассмотрение обращения, вправе подготовить предложение о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу.
В этом случае начальник структурного подразделения ФТС России, ответственного за рассмотрение обращения, представляет на имя руководителя (заместителя руководителя) ФТС России докладную записку с проектом письма заявителю о нецелесообразности продолжения переписки с гражданином по данному вопросу, согласованную с Приемной ФТС России и начальником Управления делами ФТС России.
58.6. Если гражданин устранил причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан ранее, вновь направленное обращение гражданина рассматривается ФТС России в порядке, установленном настоящим Регламентом.
58.7. На документах, связанных с рассмотрением обращений граждан, после принятия решения и их исполнения должна быть внесена запись "В дело" с указанием индекса дела по номенклатуре и проставлена подпись должностного лица, принявшего это решение. Запись об исполнении вносится в РКФ обращения.
58.8. Дела, формируемые по обращениям граждан в соответствии с номенклатурой дел Приемной ФТС России, хранятся в Приемной ФТС России. Дела, формируемые по обращениям граждан в соответствии с номенклатурой дел структурных подразделений - исполнителей ФТС России, хранятся в структурных подразделениях ФТС России.
58.9. По жалобам граждан на решения, действия (бездействие) таможенных органов и их должностных лиц дела формирует и хранит соответствующее структурное подразделение ФТС России.
58.10. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их комплектность. Документы в делах должны располагаться в хронологическом порядке. Неисполненные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы по их исполнению подшивать в дела запрещается.
59. Подготовка ответов на письменные обращения граждан в таможенных органах:
59.1. Обращения граждан считаются исполненными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.
Ответы на обращения граждан должны быть аргументированными, по возможности со ссылкой на нормы законодательства Российской Федерации, с разъяснением всех затронутых в них вопросов, а если в удовлетворении обращения заявителю отказано, в ответе разъясняется порядок обжалования принятого решения с указанием органа (должностного лица), к которому может быть направлена жалоба.
59.2. Ответ на обращение гражданина подписывается начальником таможенного органа или его заместителем.
59.3. Ответ автору обращения оформляется на бланке письма таможенного органа без указания специального звания должностного лица, подписавшего ответ, а также без указания фамилии и телефона исполнителя.
59.4. Ответ автору обращения, проживающему в иностранном государстве, передается исполнителем на регистрацию и отправку вместе с конвертом, на котором указывается адрес русскими, латинскими буквами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.
59.5. Если гражданин неоднократно обращался в таможенный орган по одному и тому же вопросу и на обращения были даны исчерпывающие ответы, начальник структурного подразделения - исполнителя представляет на имя начальника (заместителя начальника) таможенного органа проект письма заявителю о нецелесообразности продолжения переписки с гражданином по данному вопросу. Проект письма визируется начальником ОДО таможенного органа с целью контроля за обоснованностью прекращения переписки.