- организация учета затрат на создание СФД.
2.8. Структура и состав группы СФД предприятия устанавливается приказом руководителя объекта, исходя из объема и сроков выполняемых работ, количества видов СФД, создаваемых на объект, наличия специалистов требуемой квалификации.
В период подготовки документации общее руководство работой группы СФД целесообразно возлагать на одного из заместителей руководителя предприятия, являющегося начальником для всего персонала.
В составе группы СФД целесообразно создавать подгруппы, руководителями которых могут назначаться:
- по СФД-МЗ - главный инженер предприятия (или руководитель мобилизационного подразделения;
- по СФД-ЧС - заместитель руководителя предприятия или начальник штаба гражданской обороны предприятия;
- по СФД-В - заместитель руководителя предприятия по строительству или по эксплуатации зданий и сооружений;
- по СФД-ННД, СФД-КНД и СФД-АНД - руководитель службы документационного обеспечения (заведующий делопроизводством, начальник канцелярии, управляющий делами, сотрудник, ответственный за хранение документации и т.п.). На объектах, где эти виды СФД являются основными, рабочую подгруппу может возглавлять непосредственно руководитель или начальник группы СФД.
2.9. Для руководителя и членов группы СФД разрабатываются должностные инструкции, которые регламентируют обязанности, права и ответственность работника.
Обязанности руководителя и сотрудников группы СФД могут распределяться следующим образом:
2.9.1. На руководителя группы СФД возлагается непосредственное руководство работой группы, а также оперативное решение организационных и других задач и, в частности:
- определение обязанностей членов группы, постановка конкретных задач, координация их деятельности, контроль и оказание помощи в работе;
- организация подготовки членов группы к выполнению возлагаемых на них задач;
- недопущение утраты и порчи документов, с которыми работает группа;
- организация проведения экспертиз документов;
- обеспечение эффективного использования денежных средств, выделяемых для работы группы;
- разработка сметы предстоящих расходов и предложений по финансированию работы группы;
- организация учета затрат на создание страхового фонда документации с целью отнесения их к затратам на производство;
- обеспечение сохранения государственной и коммерческой тайны, прав собственности на документацию и содержащую в ней информацию в процессе работы по созданию СФД;
- представление на утверждение директору отчетных и планирующих документов.
Руководителю группы СФД может быть предоставлено право:
- заключать от имени объекта хоздоговора с юридическими и физическими лицами на выполнение мероприятий по созданию СФД на объект;
- проводить совещания со специалистами объекта, в том числе не включенными в состав группы, для обсуждения конкретных вопросов создания СФД на объект;
- привлекать специалистов предприятия, по согласованию с их руководителями, для временной работы в составе группы;
- устанавливать регламент работы группы;
- вносить предложения руководителю предприятия по изменению состава группы;
- представлять объект в сторонних организациях и органах управления ТСФД г. Москвы по вопросам создания СФД;
- подписывать документы по вопросам создания СФД, адресуемые организациям, входящим в состав ТСФД г. Москвы;
- распоряжаться денежными средствами, предусмотренными для создания СФД на объект;
- привлекать на договорной основе специалистов сторонних организаций для участия в экспертизах, обучении членов группы, выполнению чертежных работ, и других мероприятиях по вопросам создания СФД.
2.9.2. На секретаря группы СФД возлагается:
- разработка проектов планов работы группы;
- ведение переписки по вопросам создания СФД;
- разработка и оформление сопроводительных документов;
- отправка и прием возвращаемых из специальной лаборатории документов;
- учет выполняемых мероприятий;
- подготовка совещаний группы;
- контроль за выполнением утвержденных планов и принятых руководством объекта и группы решений;
- выполнение указаний руководителя группы;
- выполнение других задач, вытекающих из его функциональных обязанностей по занимаемой должности.
2.10. Группе СФД могут предоставляться следующие права:
- готовить проекты распорядительных документов по вопросам планирования, подготовки и поставки документов для создания страхового фонда;
- вести переписку по вопросам комплектования документации для создания страхового фонда, подготовке и отправки документов для обработки в специальную лабораторию;
- в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям предприятия по вопросам отбора документов для создания страхового фонда, экспертизы их ценности, розыска недостающих документов, подготовки документов к микрофильмированию;
- привлекать, при необходимости, по согласованию с руководителем предприятия и руководителями функциональных подразделений соответствующих специалистов для временной работы в составе группы;
- запрашивать от руководителей структурных подразделений предприятия письменные объяснения о причинах отсутствия документов, их утраты, порчи или необоснованного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения;
- заслушивать на заседаниях группы СФД руководителей структурных подразделений предприятия и исполнителей о ходе отбора документов, качестве, сроках их подготовки и отправки для обработки в специальную лабораторию;
- представлять руководителю предприятия предложения о поощрении отдельных работников за активную работу по созданию страхового фонда документации;
- представительствовать по поручению руководителя предприятия в совещаниях, семинарах и других мероприятиях, проводимых вышестоящими организациями в системе ТСФД города Москвы.
2.11. Группа СФД несет ответственность: