- за своевременное и качественное выполнение возложенных на нее задач и функций;
- соблюдение установленных правил обращения с документами;
- соблюдение требований о сохранении государственной и коммерческой тайны;
- обеспечение эффективного расходования выделяемых материальных и денежных средств.
Ответственность работников группы СФД устанавливается должностными инструкциями.
2.12. Группа СФД осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими подразделениями предприятия, а также с органами управления ведомства, Головной организацией подсистемы ТСФД, Головной службой ТСФД города Москвы и другими органами в области создания, сохранения и использования страхового фонда документации.
Группа СФД взаимодействует с подразделениями предприятия по вопросам:
- получения информации для определения перечней и объема документации каждого вида СФД;
- получения документации для экспертизы на предмет пригодности к обработке для создания страховых документов;
- получения информации и необходимости внесения изменений в страховые копии документов;
- предоставления информации о стандартах и нормативах, принятых в страховом фонде документации;
- предоставления заключений по документам, не соответствующим требованиям стандартов и требующим доработки или восстановления.
3. Организация работы группы страхового фонда документации
3.1. Работа группы по выполнению возложенных на нее задач и функций организуется в соответствии с Планом работы группы, а также приказами руководителя объекта об организации (совершенствовании, ходе) работы по созданию СФД на объект.
В зависимости от объема документации и работ по ее подготовке к обработке в специальной лаборатории могут разрабатываться Планы работы группы на год или более короткие сроки (квартал, месяц). Форма Плана приведена в приложении 2. Типовые нормы трудовых затрат на подготовку документации к страховому копированию приведены в приложении 3.
В приказе об организации работ по созданию СФД на объект целесообразно отразить следующие вопросы:
- основание для развертывания работ;
- решение о создании группы, ее структура, персональный состав, основные задачи группы;
- порядок привлечения к работе сторонних юридических и физических лиц;
- порядок материально-технического обеспечения, финансирования и учета затрат на создание СФД на объект;
- основные положения регламента работы группы (членам группы могут быть установлены специальные дни, часы работы по выполнению своих задач);
- порядок оплаты труда (стимулирования) членов группы СФД;
- меры по обеспечению сохранения государственной и коммерческой тайны;
- указания о подготовке и закреплении помещений для работы группы. Этим же приказом могут быть утверждены Положение о группе СФД объекта, а также планирующие документы. Форма приказа приведена в приложении 4.
Контроль за работой группы СФД осуществляет руководитель предприятия. Итоги работы группы могут подводиться за месяц, квартал и год. Результаты работы по созданию страхового фонда документации на объект городского хозяйства и меры по ее совершенствованию отражаются в приказе руководителя предприятия. В приказе могут быть отражены следующие вопросы:
- итоги работы по созданию СФД на объект за определенный период, недостатки в работе и причины их появления;
- решение об изменении персонального состава группы, уточнении ее задач;
- конкретные указания по устранению выявленных недостатков.
В своей деятельности группа СФД руководствуется законами Российской Федерации и города Москвы, иными нормативными актами, регламентирующими создание, ведение и использование страхового фонда документации, перечень которых приведен в приложении 5.
3.2. В целях обеспечения режима секретности при работе с грифованными документами, а также сохранности наиболее ценных документов в распоряжение руководителя группы предоставляются специально оборудованные помещения, обеспеченные телефонной связью, оргтехникой и канцелярскими принадлежностями.
При необходимости, с разрешения руководителя группы, члены группы могут работать и в других помещениях, например в своих служебных кабинетах.
3.3. Для обсуждения состояния работы группы СФД, обмена опытом и других вопросов, представляющих интерес для всей группы, ежемесячно, а также по мере необходимости, проводятся заседания группы. Для обсуждения специальных вопросов привлекаются соответствующие компетентные специалисты. На заседание могут приглашаться специалисты сторонних организаций, не являющиеся членами группы.
3.4. На основе утвержденных планов подготовки и представления документации на очередной год специалистами группы СФД совместно с экономической службой объекта разрабатывается годовая плановая смета затрат на отбор, подготовку и поставку документации для создания страхового фонда. Утвержденная руководителем объекта смета является основным документом для обеспечения работы группы СФД финансовыми, материальными и трудовыми ресурсами.
3.5. В годовой плановой смете затрат предусматриваются денежные средства на проведение следующих мероприятий:
- проведение экспертизы документации;
- восстановление поврежденных документов, воссоздание утраченной и приведенной в непригодное состояние документации;
- приобретение (изготовление) упаковочной тары;
- транспортные и погрузочно-разгрузочные работы;
- обучение специалистов, участвующих в создании СФД;
- приобретение специальной литературы;
- оплата работы сторонних организаций и физических лиц.
3.6. Оплата транспортных, коммунальных, почтовых услуг, услуг связи, канцелярские расходы включаются в накладные расходы.
3.7. Труд членов группы, выполняющих работу, не входящую в перечень их обязанностей по занимаемым должностям, а также работа во внеурочное время оплачивается в соответствии с действующим законодательством.
3.8. Основанием для признания затрат является подтверждение произведенных расходов первичными документами (накладные, надлежащим образом оформленные акты, квитанции, платежные документы, табель учета рабочего времени специалистов, работа которых в составе рабочей группы подлежит оплате, и другие установленные действующим законодательством документы).
3.9. По итогам года, а также после завершения работ на объекте по отбору, подготовке и поставке документации (если эта работа продолжается более одного года) за подписью руководителя группы СФД составляется акт о завершении указанных работ и итоговый отчет о фактических расходах. Акт и отчет согласовываются с главным бухгалтером и представляются на утверждение руководителю объекта.
Приложения:
1. Форма приказа о создании группы страхового фонда документации предприятия (учреждения, организации).
2. Форма Плана работы группы СФД объекта городского хозяйства на год.
3. Типовые нормы трудовых затрат на подготовку документации к страховому копированию.
4. Форма приказа руководителя объекта "Об организации работ по созданию страхового фонда документации".