Срочные документы передаются исполнителям немедленно.
4.7.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, утверждение, представление на подписание Министру, заместителям Министра или директорам Департаментов, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование в отдел делопроизводства ДОСД. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
4.7.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о дате и результатах окончательного исполнения. Эти сведения отмечаются также в РКК документа.
4.7.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Основной исполнитель несет персональную ответственность за неполноту и недостоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение сроков исполнения.
4.8. Работа с парламентскими запросами, запросами и обращениями членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы
4.8.1. Министерство осуществляет подготовку проектов ответов на парламентские запросы к Председателю Правительства Российской Федерации, Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации по их поручению. Статс-секретарь - заместитель Министра организует работу Министерства по рассмотрению парламентских запросов, запросов и обращений комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации, а так же запросов и обращений членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации. Проект ответа на парламентский запрос с соответствующими обосновывающими материалами предоставляется в Правительство Российской Федерации Министерством в срок, указанный в поручении (пункт 6.30 Регламента Министерства).
Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должно дать ответ не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
4.8.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации с подписью и датой.
4.8.3. При обращении члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с их деятельностью, в Министерство или подведомственные Министерству организации должностные лица Министерства или подведомственных организаций безотлагательно (при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней с даты получения обращения) дают ответ на это обращение и предоставляют запрашиваемые документы или сведения непосредственно заявителю.
4.8.4. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения.
4.8.5. О результатах рассмотрения обращений комитетов, комиссий Федерального Собрания, поступивших в Министерство из Аппарата Правительства Российской Федерации, сообщается в соответствующие комитеты и комиссии Федерального Собрания в согласованные с ними сроки в письменной форме за подписью Министра, заместителей Министра. Копии ответов направляются полномочному представителю Правительства Российской Федерации в соответствующей палате Федерального Собрания Российской Федерации.
4.8.6. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации осуществляется отделом делопроизводства ДОСД в соответствии с установленным порядком работы с входящими документами.
4.8.7. В структурных подразделениях Министерства по обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим подведомственным организациям.
4.8.8. Обращения, запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.
4.8.9. В Министерстве отдел контроля ДОСД анализирует количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и информируют об этом руководство Министерства.
V. Поисковая система по документам
5.1. Регистрация документов
5.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
5.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и исходящие.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
5.1.3. Документы регистрируются один раз: входящие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения и подписания. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.
5.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания.
5.1.5. Регистрация входящих, внутренних и исходящих документов производится в отделе делопроизводства ДОСД.
В структурных подразделениях Министерства регистрируется только внутренняя переписка за подписью директоров Департаментов на имя Министра, заместителей Министра, директоров других Департаментов Министерства.
5.1.6. Документы регистрируются в РКК САД.
5.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который в зависимости от вида документа может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения Министерства, индексом дела по номенклатуре дел и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга знаком тире " - ".
5.2. Организация поисковой системы по документам
5.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в САД Министерства используется поисковая система по документам.
5.2.2. Информация о документах, внесенная при их регистрации, служит основанием для поиска.
5.2.3. Эффективность работы поисковой системы достигается путем использования классификационных справочников:
классификатор видов документов;
классификатор корреспондентов;
классификатор авторов документов;
классификатор исполнителей;
классификатор кратких заголовков;
классификатор особых отметок;
номенклатура дел.
Заполнение классификаторов осуществляют работники отдела делопроизводства ДОСД.
5.2.4. В САД поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (корреспондент, автор документа, краткий заголовок, дата, регистрационный номер документа и т.п.).
VI. Контроль исполнения документов
6.1. Организация контроля исполнения документов
6.1.1. Технология контроля исполнения документов в Министерстве определяется Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Регламентом Министерства.
6.1.2. Организация, ведение и совершенствование системы контроля исполнения документов по поручениям Министра и заместителей Министра в подразделениях Министерства осуществляются отделом контроля Департамента организационной и специальной деятельности в соответствии с Положением об отделе контроля ДОСД и настоящей Инструкцией по делопроизводству, а также работниками департаментов, ответственными за контроль исполнения документов в департаментах Министерства.
6.1.3. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, контроль хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, анализ результатов исполнения документов, информирование Министра и директоров Департаментов о состоянии исполнения документов.
6.1.4. Решение о постановке документа на контроль принимается на основании резолюции Министра, заместителей Министра, директоров Департаментов с указанием срока исполнения документа.
При постановке документа на контроль на бланке резолюции ставится штамп "Взято на контроль" с указанием срока исполнения документа, датой проставления штампа и подписью заместителя директора Департамента организационной и специальной деятельности; в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают штампом "Контроль".
Если документ ставится на контроль директором Департамента, на документе также проставляется штамп "Контроль".