6.1.5. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
Контрольная картотека в Министерстве ведется в электронном виде.
6.1.6. Отдел контроля ДОСД на основании еженедельных отчетов структурных подразделений Министерства и подведомственных Министерству федеральных органов исполнительной власти готовит информацию о состоянии исполнения документов для представления Министру.
6.2. Сроки исполнения документов
6.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях и определяются резолюциями Министра, заместителей Министра, директоров Департаментов.
Сроки Исполнения документов исчисляются:
поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;
поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления в Министерство.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной (фиксированной) датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", "незамедлительно" (или аналогичную) - исполняются в 3-дневный срок;
имеющие в тексте пометку "оперативно" - в 10-дневнй срок; остальные - в срок не более месяца;
по парламентским запросам ответ должен быть дан не позднее чем через 15 дней после получения запроса;
по депутатским запросам, обращениям членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы - не позднее чем через 30 дней со дня получения;
по поручениям Правительства Российской Федерации, данным Министерству по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование - до 10 дней;
подготовка проектов заключений, поправок и официальных отзывов Правительства Российской Федерации на законопроекты осуществляется в Министерстве с соблюдением требований, установленных Регламентом Правительства Российской Федерации, как правило, в 20-дневный срок с даты поступления законопроекта в Правительство Российской Федерации. Если Государственной Думой и Правительством Российской Федерации определен меньший срок, в Министерстве организуется оперативная подготовка соответствующих проектов в установленный срок;
по запросам правоохранительных органов - в указанный в запросе срок, а если срок не установлен - в течение 30 дней;
по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации, без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;
представление Счетной палаты Российской Федерации должно быть рассмотрено в указанный в представлении срок или, если срок не указан, в течение 20 дней со дня его получения. О принятом по представлению решении и мерах по его реализации Счетная палата Российской Федерации уведомляется незамедлительно;
информация Министерства, необходимая при подготовке к слушанию в Конституционном Суде Российской Федерации, подлежит представлению полномочному представителю Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации в сроки, указанные в поручении. При поступлении запроса из Конституционного Суда Российской Федерации - срок представления проекта ответа полномочному представителю в Конституционном Суде для согласования - 10 дней со дня получения запроса;
индивидуальные и коллективные обращения граждан - в течение 30 дней с даты поступления.
6.2.2. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции Министра или в штампе "Контроль" и фиксируется в РКК.
6.2.3. При исполнении документа группой исполнителей соисполнители предоставляют результаты своей работы ответственному исполнителю в течение первой половины срока исполнения документа. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.
Ответственный исполнитель своевременно информирует отдел контроля ДОСД о переносе срока исполнения документов. Отдел контроля ДОСД вносит соответствующие изменения в РКК.
6.3. Регулирование хода исполнения документов
6.3.1. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов в Департаменте, обязан, по согласованию с директором Департамента, передать другому работнику контрольные учетные документы по исполнительской дисциплине в Департаменте и своевременно проинформировать отдел контроля ДОСД о смене работника, ответственного за контроль исполнения документов в Департаменте.
6.3.2. Промежуточный контроль хода исполнения документов осуществляется со следующей периодичностью: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - еженедельно.
6.4. Снятие исполненного документа с контроля
6.4.1. Снятие исполненного документа с контроля осуществляет отдел контроля ДОСД.
6.4.2. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
В РКК проставляется отметка об исполнении.
VII. Организация работы с документами в делопроизводстве
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Министерства (далее именуется архив) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и других федеральных органов исполнительной власти.
7.1. Составление номенклатуры дел
7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
7.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Регламентом Министерства, Положением о Министерстве информационных технологий и связи Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 июня 2004 г. N 311 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 27, ст. 2774), положениями о структурных подразделениях Министерства, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в результате деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.
7.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений Министерства (Приложение N 25) и сводная номенклатура дел Министерства (Приложение N 26).
7.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения Министерства составляется работником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом и отделом делопроизводства ДОСД, подписывается руководителем подразделения Министерства и представляется в отдел делопроизводства ДОСД.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел делопроизводства ДОСД.
7.1.5. Сводная номенклатура дел составляется отделом делопроизводства ДОСД на основе номенклатур дел структурных подразделений Министерства при методической помощи архива Министерства.
7.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства подписывается руководителем отдела делопроизводства ДОСД, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется ЦЭК) Министерства, с Экспертной проверочной комиссией (далее именуется ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) Министром. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Министерства.
7.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
7.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел отдела делопроизводства ДОСД. Второй используется в отделе делопроизводства ДОСД в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве Министерства. Четвертый - в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.
7.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
7.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.
7.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений Министерства. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.
7.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
7.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.