В соответствии с Регламентом Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации, утвержденным Приказом от 16.03.2006 N 29 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 04.08.2006, регистрационный N 8139), приказываю
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации.
2. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра Б.Д. Антонюка.
Министр
Л.Д.РЕЙМАН
Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации
Утверждена
Приказом Министерства
информационных технологий
и связи Российской Федерации
от 30 июля 2007 г. N 91
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов и определяет порядок документирования и организации работы с документами в Министерстве информационных технологий и связи Российской Федерации (далее - Министерство).
1.2. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 27.01.2006, регистрационный N 7418), Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Регламентом Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации, утвержденным Приказом Министра информационных технологий и связи Российской Федерации от 16.03.2006 N 29 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 04.08.2006, регистрационный N 8139) (далее - Регламент Министерства), ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенным в действие Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65-ст, на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
1.3. Порядок работы с обращениями граждан; порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения; порядок работы со сведениями, составляющими государственную тайну устанавливается в соответствии с законодательством Российской Федерации.
1.4. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документационной информации, применяемые в Министерстве, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции по делопроизводству.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляются отделом делопроизводства Департамента организационной и специальной деятельности в соответствии с Положением об отделе делопроизводства и настоящей Инструкцией по делопроизводству.
Документационное обеспечение работы Министра, заместителей Министра осуществляется работниками Департамента организационной и специальной деятельности (ДОСД) в соответствии с должностными регламентами, положением о ДОСД и настоящей Инструкцией по делопроизводству. Ответственность за документационное обеспечение работы Министра, заместителей Министра возлагается на директора ДОСД.
Непосредственная работа по документационному обеспечению структурных подразделений Министерства осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство, в соответствии с должностными регламентами и настоящей Инструкцией по делопроизводству. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства возлагается на руководителей этих подразделений.
1.6. В делопроизводстве Министерства используется автоматизированная система делопроизводства (далее - САД). Поддержку эффективного функционирования САД обеспечивает отдел автоматизации Департамента организационной и специальной деятельности.
При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 14 через 1 интервал.
1.7. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией по делопроизводству, обязательны для всех работников Министерства.
Работники Министерства несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации.
В случае утраты документа работником директор Департамента, в подчинении которого находится работник, представляет докладную записку на имя Министра.
При уходе в отпуск, в случае болезни или выезда в командировку работник по указанию руководителя структурного подразделения Министерства передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении - сдает числящиеся за ним документы.
1.8. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения Министра или заместителей Министра.
II. Термины и определения
В настоящей Инструкции по делопроизводству устанавливаются следующие термины и определения:
архив: учреждение или структурное подразделение Министерства, организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
архивное дело: отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов;
архивный документ: материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанной информации для граждан, общества и государства;
архивный фонд: совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой;
архивохранилище: специально оборудованное помещение для хранения архивных документов;
бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
внутренний документ: официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации;
внутренняя опись документов дела: учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов;
временное хранение архивных документов: хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;
входящий документ: документ, поступивший в Министерство, организацию;
документы, подлежащие уничтожению: выявленные в процессе экспертизы научной и практической ценности документы с истекшими сроками хранения, утратившие практическое, научное или общественное значение;
дело: документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку;
делопроизводство (документационное обеспечение управления): отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами;
документ временного хранения: документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению;
документ постоянного хранения: документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение;
документ, документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документирование: запись информации на различных носителях по установленным правилам;