документооборот: движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
дублетный документ: один из экземпляров копии документа;
дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
заверенная копия документа: копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
исходящий документ: официальный документ, отправляемый из Министерства, организации;
комплект документов: совокупность документов, взаимосвязанных по признаку целевого назначения и в комплексе обеспечивающих документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности;
комплектование архива: систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством;
контроль исполнения документов: совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
копия документа: документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
обеспечение сохранности документов: обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет;
объем документооборота: количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
организационно-распорядительный документ: вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;
организация работы с документами: организация, документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения;
официальный документ: документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;
оформление дела: подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами;
оформление документа: использование необходимых реквизитов, установленных ГОСТом Р 6.30-2003;
подлинник документа: первый или единичный экземпляр официального документа;
постоянное хранение документов: хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное);
регистрационный индекс (номер) документа: цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;
регистрация документа: запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
режим хранения архивных документов: совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением;
реквизит документа: обязательный элемент оформления официального документа;
служебный документ: официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;
срок исполнения документа: срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;
унифицированная форма документа: совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
учет архивных документов: установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;
формирование дела: группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
формуляр документа: набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности;
формуляр-образец документа: модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты;
хранение архивных документов: обеспечение рационального размещения и сохранности документов;
экспертиза ценности документов: изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронный документ: документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
III. Правила подготовки и оформления документов
Порядок подготовки и оформления проектов законодательных актов Российской Федерации, проектов нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, проектов нормативных правовых актов Правительства Российской Федерации, проектов нормативных правовых актов Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации устанавливается Регламентом Министерства и настоящей Инструкцией по делопроизводству.
3.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации
3.1.1. Министерством разрабатываются проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства и соответствующих поручений, а также по собственной инициативе.
3.1.2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом N 15 на стандартных листах бумаги формата А4.
На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.
На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".
3.1.3. Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от первого реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более N 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Заголовок - отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо указывать причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
Например:
О внесении изменений в законодательные акты
Российской Федерации об административных правонарушениях
в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации
или