Прием документов в электронном виде осуществляется работниками отдела контроля ДОСД, регистрация - работниками отдела делопроизводства ДОСД.
4.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
4.4.1. Документы, отправляемые Министерством, передаются почтовой, фельдъегерской, специальной и электрической связью.
4.4.2. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, утверждение, подписание, регистрацию, тиражирование и отправку.
4.4.3. Составление проекта документа, его согласование, утверждение и подписание осуществляется в соответствии с разделом 3 настоящей Инструкции по делопроизводству. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
4.4.4. Документы, подписанные Министром, заместителями Министра и руководством Департаментов регистрируются в отделе делопроизводства ДОСД.
Исходящие документы регистрируются в отделе делопроизводства ДОСД в день подписания.
4.4.5. Документы, подписанные Министром или заместителями Министра, представляются в отдел делопроизводства ДОСД в трех экземплярах. После регистрации один экземпляр отправляется адресату, второй - помещается в соответствующее дело в отделе делопроизводства ДОСД, третий - передается исполнителю.
Документы, исполняемые подведомственными организациями Министерства, представляются в отдел делопроизводства ДОСД для регистрации в 4 экземплярах. После регистрации один экземпляр отправляется адресату, второй - помещается в соответствующее дело в отделе делопроизводства ДОСД, третий и четвертый экземпляры возвращаются в подведомственные организации.
Документы, подписанные руководителями структурных подразделений Министерства, представляются в отдел делопроизводства ДОСД в двух экземплярах. После регистрации один экземпляр отправляется адресату работниками структурного подразделения Министерства, второй - помещается исполнителем в соответствующе дело.
4.4.6. Исходящие документы регистрируются в РКК. Исходящий номер и дата распечатываются на отправляемых документах при помощи принтера.
4.4.7. Документы на отправку в другие организации должны сдаваться лично работниками структурных подразделений Министерства, ответственными за подготовку этих документов. Работники, ответственные за делопроизводство, перед сдачей корреспонденции на отправку должны обязательно проверить правильность ее оформления и адресования.
4.4.8. Отправка документов за подписью Министра, заместителей Министра осуществляется работниками отдела делопроизводства ДОСД.
При самостоятельной доставке исполнителями документов Министра или заместителей Министра на визовом экземпляре документа, остающегося в отделе делопроизводства, проставляется отметка:
"Подлинник получен на руки"
Должность работника,
осуществляющего доставку документа Подпись Расшифровка подписи
Дата
Обработка документов Министра, заместителей Министра для отправки почтовой связи осуществляется работниками отдела делопроизводства ДОСД в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
Обработка документов структурных подразделений Министерства для отправки почтовой связью осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Документы, подлежащие отправке, передаются в отдел делопроизводства ДОСД вместе с надписанными конвертами.
Досылка разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.
4.4.9.1. Средствами специальной связи документы отправляются работниками отдела делопроизводства ДОСД один раз в день в 10:00.
4.4.9.2. Фельдъегерской связью документы отправляются работниками отдела делопроизводства ДОСД три раза в день (10:00, 14:00, 16:00).
4.4.9.3. Средствами почтовой связи документы отправляются работниками отдела делопроизводства ДОСД по мере накопления (не реже двух раз в день).
4.4.10. С помощью средств электрической связи отдел делопроизводства ДОСД осуществляет передачу телеграмм (телетайпограмм) и электронных документов, структурные подразделения Министерства осуществляют передачу факсограмм.
4.4.10.1. Оформление и отправка телеграмм осуществляется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг телеграфной связи.
Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам. Право подписи телеграмм принадлежит Министру, его заместителям и в особых случаях (по поручению Министра или лица, исполняющего его обязанности) - директорам Департаментов и заместителям директоров Департаментов.
Телеграммы категории "правительственная" подписывают Министр или его заместители.
Телеграмма печатается в 3 экземплярах и передается в отдел делопроизводства ДОСД для регистрации в РКК и отправки.
Исходящие телеграммы (телетайпограммы) регистрируются так же, как и другая исходящая корреспонденция.
4.4.10.2. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи текстов документов и служебных материалов от структурных подразделений Министерства организациям и устанавливаются в секретариатах структурных подразделений Министерства или приемных руководителей структурных подразделений Министерства.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях Министерства, осуществляется руководителями этих подразделений.
4.5. Порядок прохождения внутренних документов
4.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
4.5.2. Внутренняя переписка (служебные записки, докладные записки, письма, объяснительные записки) за подписью руководства Департаментов создается и регистрируется в структурных подразделениях Министерства.
Внутренняя переписка (служебные записки, докладные записки, поручения, объяснительные записки) за подписью Министра или заместителей Министра регистрируется в РКК и сканируется в отделе делопроизводства ДОСД.
Сканируются только служебные записки и резолюции (поручения) Министра и заместителей Министра, а также внутренняя переписка (служебные записки, докладные записки, письма, объяснительные записки) на имя Министра или заместителей Министра. Сканирование производится в отделе делопроизводства ДОСД после вынесения резолюции.
4.5.3. Передача документов между структурными подразделениями Министерства осуществляется через секретарей структурных подразделений Министерства или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКК.
4.6. Учет количества документов
4.6.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по данным РКК в отделе делопроизводства ДОСД и представляется директору ДОСД.
4.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом размноженных экземпляров.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в отделе делопроизводства ДОСД на основе принятой системы регистрации и учета документов.
Учет количества документов проводится по Министерству в целом или по отдельным структурным подразделениям Министерства.
Входящие и внутренние документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (Приложение N 24). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).
4.7. Работа исполнителей с документами
4.7.1. Руководители структурных подразделений Министерства обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
4.7.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.