как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
3.7.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией Министра, заместителя Министра или директора Департамента на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений Министерства.
3.7.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4; изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись". Регистрационные номера проставляются под подписями.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Служебное письмо Министерства, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении Министерства-адресата.
3.7.4.4. Заголовок к тексту служебного письма составляется в виде словесной конструкции с предлогом "О" ("Об") и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос "О чем?". Например: "Об изменении...", "Об исполнении..."; "О выделении..."; "О пересмотре..." и т.п.
На бланке письма заголовок располагается ниже реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату документа", начиная от специальной ограничительной отметки.
3.7.4.5. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например:
"Министерство считает...", "Министерство рассмотрело...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, приводятся выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
3.7.4.6. Дата письма - датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается Регламентом Министерства и должностными регламентами работников Министерства.
IV. Организация документооборота и исполнения документов
4.1. Организация документооборота
4.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536 (зарегистрирована в Министерстве юстиции Российской Федерации 27 января 2006 г., регистрационный N 7418), Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти", Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти", настоящей Инструкцией по делопроизводству, регламентами Министерства, положениями о структурных подразделениях Министерства, должностными регламентами.
4.2. Организация доставки документов
4.2.1. Доставка документов в Министерство осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой, курьерской и фельдъегерской связи в Министерство доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, сообщения электронной почты.
4.2.2. Документы, переданные по почте, поступают в 375 отделение связи и дважды в день (в 9:45 и в 16:00) передаются в отдел делопроизводства ДОСД. Работники отдела делопроизводства ДОСД расписываются в накладной и извещении с указанием своей фамилии, даты и времени получения. Корреспонденция, ошибочно доставленная в адрес Министерства, возвращается работникам 375 отделения связи, роспись о получении в накладной не проставляется.
4.2.3. Документы, поступающие по каналам фельдъегерской связи, доставляются в отдел делопроизводства ДОСД.
4.2.4. Телеграммы (телетайпограммы) поступают в Центральный телеграф и немедленно передаются в отдел делопроизводства ДОСД. При поступлении телеграммы (телетайпограммы) в ночное время (после 23:00) работник Центрального телеграфа в начале следующего рабочего дня передает телеграмму в отдел делопроизводства ДОСД.
Правительственные телеграммы принимаются ответственным дежурным и передаются в отдел делопроизводства ДОСД.
Факсограммы поступают в отдел делопроизводства ДОСД.
4.2.5. Сообщения электронной почты, поступающие на электронный адрес Министерства (http://www.office@minsvyaz.ru), принимаются работниками отдела контроля ДОСД, по мере поступления распечатываются и передаются в отдел делопроизводства ДОСД.
Электронные сообщения, размещаемые гражданами на сайте Министерства (www.minsvayaz.ru), принимаются работниками отдела по связям с общественностью Департамента стратегии построения информационного общества, распечатываются и доводятся до сведения директоров Департаментов в соответствии с направлениями деятельности.
4.2.6. В ночное (после 23:00) и нерабочее время документы, поступающие по каналам фельдъегерской связи, принимаются дежурным по Министерству, который передает их в отдел делопроизводства ДОСД.
4.2.7. Документы, полученные работниками Министерства от должностных лиц других организаций, подлежат обязательной передаче для регистрации в отдел делопроизводства ДОСД.
4.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
4.3.1. Документы, поступающие в Министерство на бумажных носителях по каналам почтовой, курьерской, фельдъегерской связи, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, сканирование, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
4.3.1.1 Прием, первичная обработка и распределение документов осуществляется работниками отдела делопроизводства ДОСД.
Все входящие документы делятся на:
регистрируемые документы, включающие:
корреспонденцию, поступившую на имя Министра от Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти;
корреспонденцию на имя Министра и заместителей Министра;
корреспонденцию на имя директоров и заместителей директоров Департаментов;
корреспонденцию без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения Министерства;
учитываемые документы;
нерегистрируемые и неучитываемые документы.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, комплектность листов документов и приложений к ним.
Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним проставляется соответствующая отметка в регистрационно-контрольной карточке и на документе.
При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде".