нажать кнопку , в появившемся окне «Формы» установить напротив форм «акт инвентаризации», «справка», «отчет о результатах», при наличии сумм к списанию - «поручение», далее нажать . При этом в ИС Лотус выгружаются на согласование и подписание ЭЦП печатные формы, указанные в п 4.1.8. данного СТО, под наименованием карточки «Решение о результатах инвентаризации».
Рис.13.
4.1.10. Согласовать и подписать ЭЦП выгруженные формы в течение 2 (двух) рабочих дней с помощью функций «согласовать», «подписать ЭЦП».
а) документы считаются подписанными только после наличия всех подписей членов инвентаризационной комиссии, после чего в случае наличия сумм к списанию: провести действия согласно п.4.1.11. данного СТО, в случае отсутствия сумм к списанию: установить статус карточки «Проведенный» и исполнить заявку согласно п.4.1.13. данного СТО.
б) при наличии отказной визы, Исполнитель должен оперативно устранить замечания и предоставить документы на повторное согласование.
в) При отсутствии подписи члена инвентаризационной комиссии по истечении установленного срока, сотрудник отдела автоматизации:
- ставит карточку «Инвентаризация расчетов с контрагентами» на контроль в течение 30 (рабочих) дней, пока документы не будут подписаны. Еженедельно повторно направляет карточку «Инвентаризация расчетов с контрагентами» на согласование и подписание ЭЦП не подписавшим членам комиссии посредством функции «Обработать-направить на рассмотрение». По истечении 30 дней неподписанные документы снимаются с согласования сотрудником отдела автоматизации посредством функции «Снять с согласования» и присвоением статуса «Отклоненный» с возложением на члена комиссии, не подписавшего документы, ответственности за негативные последствия в пределах возложенных функциональных обязанностей.
4.1.11. Исполнитель, с момента подписания членами комиссии результатов инвентаризации в течение 1 (одного) рабочего дня должен отправить результаты инвентаризации:
а) специалисту отдела сопровождения для отражения их на счетах БУ:
- внести резолюцию в ИС в карточке «Решение о результатах инвентаризации» о необходимости отразить результаты инвентаризации на счетах БУ.
- Отправить на исполнение «Решение о результатах инвентаризации» специалисту отдела сопровождения посредством функции «Обработать», при этом Исполнитель должен поставить его на контроль с помощью функции «Контроль», установив дату контроля 2 дня и ФИО контролера – сотрудника отдела автоматизации.
б) специалисту отдела регламентных операций для подготовки и направления уведомления об НДФЛ:
- внести резолюцию в ИС в карточке «Решение о результатах инвентаризации» о необходимости подготовки и направления в налоговый орган и физическому лицу уведомления о невозможности удержать НДФЛ. Контроль за исполнением возложен на начальника отдела регламентных операций.
4.1.12. Специалист отдела сопровождения, отдела регламентных операций с момента получения карточки «Решение о результатах инвентаризации» в рамках своих компетенций согласно п.4.1.1.данного СТО, должен:
а) отразить результаты инвентаризации на счетах БУ, внести отметку об исполнении в карточке «Решение о результатах инвентаризации», установить статус карточки «Проведенный» и посредством функции «Обработать» направить на сотрудника отдела автоматизации (Исполнителя и/или Контролера).
б) подготовить и направить уведомление о невозможности удержать НДФЛ по форме и в срок согласно п.5 ст. 226 НК РФ.
4.1.13. Сотрудник отдела автоматизации, с момента получения от сотрудника отдела сопровождения карточки «Решение о результатах инвентаризации» с отметкой об исполнении должен в течение 1 (одного) рабочего дня должен исполнить Заявку:
- определить время, затраченное на проведение инвентаризации, в зависимости от состава инвентаризируемых активов и обязательств, объема инвентаризации;
- выставить затраченное время заказчику непосредственно в заявку, уведомить об отражении результатов инвентаризации Заказчика посредством функции «Обработать» - «Сообщить об исполнении заявки».
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами
4.2. Исполнитель должен подготовить и предоставить документы, указанные в п.3.5. данного СТО, в следующем порядке:
4.2.1. Создать документ «Инвентаризация расчетов с контрагентами» в порядке, аналогичном п.4.1.1. данного СТО, при этом в окне форм выбора вида операции для документа выбрать «взаиморасчеты с подотчетными лицами» (рис.14.). Форма нового документа представлена на рисунке 3.
Рис.14.
4.2.2. Осуществить действия, предусмотренные п.4.1.2.-4.1.3. данного СТО, при этом на вкладке воспользоваться кнопкой «Добавить » - указать счет расчетов 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».
4.2.2. Записать данные документа «Инвентаризация расчетов с контрагентами» посредством функции
4.2.3. Проверить в ИС базу ПУД на наличие не отраженных в учете Авансовых отчетов (т.е. без статуса «Проведенный»), в случае обнаружения ПУД при статусе «В отделе учета и отчетности» – отправить карточку посредством функции «Обработать» ответственному сотруднику отдела сопровождения для отражения на счетах БУ, при иных статусах ПУД («на доработке, на рассмотрении, на согласовании») - ответственному лицу Заказчика, при этом при заполнении инвентаризационной описи по умолчанию задолженность по уволенным сотрудникам считается «неподтвержденной», по работающим – «подтвержденной».
4.2.4. Сохранить данные документа «Инвентаризация расчетов с контрагентами» посредством функции
4.2.5. Сформировать документ «Решение о результатах инвентаризации», предоставить на согласование и подписание ЭЦП в порядке, аналогичном п. 4.1.6.-4.1.10. данного СТО, при этом: если есть суммы к списанию дебиторской задолженности по подотчетным лицам– обязательно включать в согласование начальника отдела регламентных операций, и обозначить согласующим лицам следующую информацию: «По истечении срока исковой давности (3 года) или если организация приняла решение о прощении долга (до истечения срока иск. давности) невозвращенные подотчетные суммы являются доходом физического лица и должны облагаться НДФЛ, т.е. организация обязана будет исчислить с данных сумм НДФЛ, а при невозможности его удержать - письменно сообщить об этом в налоговый орган по месту своего учета».
4.2.6. Осуществить действия, аналогичные п.4.1.11-4.1.13 данного СТО.
5. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ, ХРАНЕНИЕ, РАССЫЛКА
5.1. Решение о внесении изменений в данный СТО принимает Владелец стандартов по представлению Управляющего проектом по стандартизации и Разработчика. Внесение изменений в данный СТО производится в порядке, установленном в данном СТО.
5.2. Контрольный экземпляр СТО хранится в ИС в БД «Стандарты».
5.3. Данный СТО рассылается в электронном виде посредством ИС участникам системы стандартизации.
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
| Разработчик: Ведущий специалист по автоматизированной системе внутреннего контроля | Мякишева Ирина Юрьевна |
| Управляющий ООО «Бизнес Инновации Консалтинг» | ИП Кагирова Галия Фаниловна |
| Руководитель Управления по внедрению и сопровождению корпоративных систем | Воробьева Оксана Николаевна |
| Начальник Отдела автоматизации и стандартизации учетных технологий | Третьякова Ирина Витальевна |
| Начальник Отдела формирования отчетности в информационных системах | Губина Лариса Юрьевна |
| Начальник Отдела внедрения, сопровождения и контроля автоматизированных учетных процессов | Кузнецова Наталья Евгеньевна |
| Зам.начальника Отдела внедрения, сопровождения и контроля автоматизированных учетных процессов | Мальцева Алена Владимировна |
| Начальник Отдела регламентных операций в Информационных системах | Бирюкова Анастасия Валерьевна |
| члены Совета директоров | Крикун Алексей АлександровичБондарева Наталья Анатольевна |