- при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же". При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. Например:
1. Приказы Минздрава России N 1-42. Том 1.;
2. То же, N 43-91. Том 2.
На каждом новом листе описи заголовок дела пишется полностью:
- порядок нумерации в описи - валовый за несколько лет;
- номера описи дел структурного подразделения устанавливаются архивом Министерства;
- графу описи "Примечания" используют для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям, о наличии копий и т.д.
В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись.
Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с архивом, рассматривается на заседании экспертной комиссии структурного подразделения и утверждается руководителем структурного подразделения.
Опись составляется в 3-х экземплярах, один из которых передается в архив, второй остается в структурном подразделении, третий экземпляр должен быть приложен к протоколу заседания экспертной комиссии, на котором она была рассмотрена и одобрена.
На обложках дел, внесенных в опись, указывается номер описи и дела.
15.4. Оперативное хранение документов и дел
С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре.
Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта-заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
15.5. Передача дел в архив
В архив Министерства принимаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Архив принимает дела только по описям. Дела должны быть увязаны в связки, на каждую связку прикрепляется ярлык, на котором указывается структурное подразделение, крайние даты дел, номера описи, дела связки, срок хранения. Вместе с делами передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки вносится в опись.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному Управлением делами.
Сотрудники архива проверяют правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.
Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить.
Если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении для текущей работы, архив оформляет выдачу таких дел во временное пользование.
Прием дел проводится сотрудниками архива в присутствии работника структурного подразделения, ответственного за сдачу дел в архив. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема - передачи дел, а также подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.
15.6. Уничтожение дел с истекшими сроками хранения
После сдачи дел постоянного и долговременного хранения в архив, дела с истекшими сроками хранения за этот же период выделяются к уничтожению.
На отобранные к уничтожению дела составляется акт (приложение 19). В акте указываются все дела, выделенные к уничтожению. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Если в акт вносятся однородные дела за разные годы, то названия всех дел не перечисляются, а заголовок пишется один раз и указывается общее количество дел.
Акт о выделении дел к уничтожению составляется экспертной комиссией структурного подразделения, утверждается руководителем подразделения и передается в архив Министерства для рассмотрения на заседании ЦЭК Министерства.
Отбор документов к уничтожению и составление актов о выделении к уничтожению производится после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за тот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно.
Одобренные ЦЭК акты утверждаются руководством Министерства только после утверждения ЭПК Госархива Российской Федерации описей постоянного срока хранения. Только после этого Министерство имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.
Подлежащие уничтожению дела, увязанные в связки, передаются в контору по переработке сырья. Уничтожение документов без оформления соответствующих актов в структурных подразделениях не допускается.
16. Использование архивных документов
Основными формами использования архивных документов являются информирование руководства Министерства и структурных подразделений, других организаций о документах, находящихся на архивном хранении, и исполнение их запросов; исполнение запросов социально-правового характера; представление документов для изучения.
Для использования предоставляются документы, хранящиеся в архиве, кроме тех, которые могут нанести ущерб интересам государства или граждан. Использование документов производится только с разрешения руководства Министерства или Управления делами.
Информирование руководства и структурных подразделений Министерства, других заинтересованных организаций производится архивом по заданию руководства и запросам организаций путем составления информационных писем, архивной справки, путем выдачи архивных копий и архивных выписок, а также выдачи документов и дел во временное пользование.
16.1. Порядок выдачи, составление и оформление архивных справок
Архивная справка - официально заверенная справка, имеющая юридическую силу и содержащая сообщение (подтверждение) об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов.
Архивные справки выдаются на основании запросов организаций по вопросам, соответствующим профилю их деятельности, и граждан - на основании их заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.
Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве Министерства и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий документов оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия").
При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана на основании имеющихся в архиве печатных материалов, если в них содержатся необходимые сведения.
Архивная справка составляется на общем бланке Министерства с обозначением названия документа "Архивная справка".
В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения имеющиеся в этих документах. При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещены.
После текста справки помещают архивные шифры документов, послуживших основанием для составления архивной справки (номера фондов, описей дел и листов дел).
Архивная справка подписывается Управляющим делами или его заместителем и сотрудником общего отдела Управления делами - заведующим архивом. Архивная справка заверяется гербовой печатью Министерства. Заверенная исполнителем копия справки остается в деле.
К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной справке.
При отсутствии на архивном хранении документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется письмо на бланке с указанием причин отсутствия документов и рекомендациями, куда следует обратиться за справкой. При необходимости письмо, содержащее сведения об отсутствии документов в архиве вследствие их гибели или утраты, может быть заверено гербовой печатью.
16.2. Выдача и оформление архивных копий и выписок из документов
На основании хранящихся документов архив Министерства выдает организациям архивные копии и выписки из документов. Гражданам выдаются архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения социально-правового характера, необходимые для обеспечения их прав и законных интересов.
Архивная копия - что дословное воспроизведение машинописным или другим способом всего текста документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом.
Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.