Если в течение года в структурном подразделении возникают новые документированные участки работы и непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
Для определения сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем документов со сроками хранения Минздрава СССР (М, 1974) и Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений (М., 1989). При отсутствии в перечнях документов, образующихся в деятельности структурного подразделения, срок их хранения определяется руководителями подразделений совместно со специалистами общего отдела (архива) Управления делами Министерства.
По окончании календарного года лицом, ответственным за ведение делопроизводства каждого структурного подразделения, составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) отдельно постоянного и временного хранения. Эти сведения в обязательном порядке сообщаются в общий отдел (архив) Управления делами.
Номенклатура дел структурного подразделения печатается в двух экземплярах. Первый экземпляр сдается в общий отдел (архив) Управления делами Министерства, второй остается в подразделении.
Сводная номенклатура дел Министерства составляется Управлением делами на основе номенклатур дел структурных подразделений, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) Министерства, с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается руководством Министерства.
14.2. Требования к составлению заголовков дел
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. При составлении заголовков используются формулировки статей ведомственного и типового перечней документов со сроками хранения. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: "разные материалы", "общая переписка", словосочетаний: "и т.д.", "и др.", "и пр.", а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела должен начинаться с указания вида документа (приказы, протоколы, планы, отчеты, переписка и т.д.).
Если дело состоит из документов нескольких видов по одному вопросу, то при составлении заголовка употребляется термин "документы", а в скобках указываются 3-4 вида документов, которые вошли в дело.
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру следующего года с тем же индексом.
В номенклатуре дел должно быть предусмотрено дело для документов для служебного пользования, которое называется "Документы ДСП".
В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается периодичность (месяц, квартал, год) и характер этой документации.
Если в дело подшиваются систематические отчеты по определенным формам, то в заголовке указывают название формы, ее номер или условное обозначение. Номер формы указывается в скобках, как дополнение к заголовку.
В заголовках дел, содержащих приказы, планы, отчеты, обязательно указывается дата: приказы ... за 1996 год.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
Заголовки дел в номенклатуре располагаются по степени важности документов. В начале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию (приказы, указания, решения, инструкции).
Далее следуют заголовки, содержащие плановые и отчетные документы, затем - переписка и предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам компетенции данного структурного подразделения.
14.3. Формирование дел
Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Формирование дел осуществляется в структурных подразделениях. Ответственность за формирование дел возлагается на специалистов структурных подразделений, ответственных за делопроизводство. Указания архива о необходимости переформирования дел являются обязательными для исполнения сотрудниками структурных подразделений.
Документы постоянного и временного сроков хранения следует группировать в отдельные дела (подлинники отделять от копий, годовые планы и отчеты от квартальных и месячных; утвержденные штатные расписания - от их проектов и переписки по утверждению штатов и т.д.).
В дело нужно включать по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело не относящихся к нему документов, а также черновиков, вариантов, размноженных копий документов.
В дела формируются документы одного делопроизводственного года. Исключение составляют переходящие и личные дела. Личные дела формируются в течение работы данного лица в учреждении.
Каждое дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
Распорядительные документы формируются по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. В делах постоянного хранения наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов.
Приказы группируются в дела в соответствии с их видами и установленными сроками хранения:
- приказы по основной деятельности Министерства;
- приказы по личному составу сотрудников центрального аппарата;
- приказы по личному составу руководящих работников учреждений и организаций, непосредственно подчиненных Минздраву, и других работников системы здравоохранения;
- приказы о предоставлении отпусков сотрудникам центрального аппарата Министерства;
- приказы о командировках по Российской Федерации сотрудников центрального аппарата Министерства.
Материалы коллегии группируются в четыре дела:
- квартальные планы работы коллегии;
- протоколы и решения коллегии;
- документы к заседаниям коллегии;
- перечень вопросов, рассмотренных на заседаниях коллегии.
Протоколы располагаются в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируются по номерам протоколов, заседаний. Стенограммы заседаний группируются в отдельные дела, в порядке записей выступлений.
Поручения вышестоящих органов располагают в деле по хронологии в порядке номеров поручений. К каждому поручению прикладываются материалы по исполнению поручений.
Планы, отчеты, сметы группируются в дела отдельно от проектов этих документов и должны храниться в делах того года, на который они составлены. Перспективные планы формируются в деле первого года их действия. Отчеты о выполнении перспективных планов - в деле последнего года.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в алфавитом порядке по фамилиям.
Предложения, заявления и жалобы граждан по личным вопросам и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по вопросам работы учреждения. В делах эти документы располагают в алфавитном порядке.
Переписка группируется за период календарного года в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Дела, содержащие переписку с подведомственными и сторонними учреждениями, организациями и предприятиями, формируются, в основном, в структурных подразделениях. При регистрации исходящих писем в общем отделе Управления делами остается лишь копия письма, а все остальные документы возвращаются в подразделение-исполнитель.
15. Порядок подготовки и передачи дел на хранение в архив и на уничтожение
15.1. Проведение экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков храпения.
Экспертиза ценности документов в Министерстве проводится:
- при составлении номенклатур дел;
- при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;