Сокращения слов при печатании документов должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации. В текстах используются только общепринятые сокращения. Сокращения не допускаются в заголовках и реквизитах, исполненных по типу заголовков: адресат, наименование должности в реквизите "подпись" и др.
12.2. Размножение документов
Размножению на множительных аппаратах всех типов подлежат служебные документы несекретных изданий.
Запрещается снятие и выдача копий с документов вышестоящих органов, имеющих гриф "Снятие копий запрещено".
Размножение служебных документов на множительных аппаратах тиражом до 100 экз. осуществляется согласно утвержденному лимиту для каждого структурного подразделения Министерства на основании карты-заявки, подписанной руководителем подразделения или его заместителем.
На размножение документов на ротапринте тиражом свыше 100 экз. оформляется заказ-наряд, подписанный руководителем структурного подразделения или его заместителем, начальником финансово-хозяйственного отдела Управления делами, Управляющим делами или его заместителем.
Документы тиражом свыше 1000 экз. печатаются с разрешения заместителя Министра.
Бланки структурных подразделений, бланки-формы статистической отчетности, карточки учета и другие бланочные работы выполняются с разрешения руководителей структурных подразделений и руководства Управления делами.
Размножение документов с грифом "Для служебного пользования" производится с разрешения Специального отдела.
13. Особенности работы с письмами граждан
Организация и обеспечение централизованного учета и своевременного рассмотрения писем граждан осуществляется организационным отделом Управления делами.
Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан, поступивших на исполнение в подразделения, осуществляют руководители этих подразделений.
Все письма граждан, поступающие в центральный аппарат Министерства здравоохранения Российской Федерации, подлежат обязательной регистрации в организационном отделе Управления делами, независимо от того, поступили они от заявителей по почте, на приеме или через организации. Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных жалоб, заявлений, предложений граждан не допускается. Письменные обращения граждан, не требующие специального решения, рассматриваются в организационном отделе Управления делами.
Письма, содержащие вопросы, решение которых входит в компетенцию руководителей Минздрава России и его структурных подразделений, направляются организационным отделом Управления делами на рассмотрение соответствующим должностным лицам. При регистрации на эти письма заводится регистрационно-контрольная карточка (РКК).
Письма граждан, рассмотренные Министром, первыми заместителями Министра и заместителями Министра, передаются исполнителям через организационный отдел Управления делами вместе с регистрационно-контрольными карточками. Повторная регистрация писем граждан в подразделениях не допускается.
Повторными считаются письма, поступившие от одного или различных лиц, по одному вопросу, а также жалобы на несвоевременное рассмотрение писем.
На каждое повторное письмо заполняется новая регистрационная карточка.
В структурных подразделениях Министерства фиксируется ход исполнения писем. Их передача из одного подразделения в другое производится через организационный отдел Управления делами.
Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства сообщают в организационный отдел Управления делами номер, дату исполнения жалоб, заявлений граждан.
Делопроизводство в структурных подразделениях по письмам граждан ведется отдельно от служебных документов.
Ответам на письма граждан присваивается номер, состоящий из индекса управления-исполнителя и номера регистрационно-контрольной карточки (через косую черту).
Письма граждан исполняются в следующие сроки:
- письма, направляемые для окончательного разрешения в другие органы, учреждения, предприятия, организации - 5 рабочих дней;
- письма, которые можно разрешить непосредственно в аппарате Минздрава России, направив разъяснения, отказав или удовлетворив просьбу заявителя - до 15 дней;
- письма, требующие для их разрешения комиссионной проверки с выездом на место, запроса документов, сведений, консультации специалистов или других дополнительных действий - до 30 дней. В особо сложных случаях, с разрешения курирующего заместителя Министра срок разрешения таких писем может быть продлен еще на 30 дней (в общей сложности не более 60 календарных дней).
Сроки рассмотрения писем исчисляются со дня регистрации в Управлении делами.
Еженедельно в структурные подразделения направляются сводки по контрольным письмам граждан, не исполненным в установленный срок.
Организационный отдел Управления делами анализирует поступившие в Минздрав России обращения граждан и ежеквартально представляет руководству Министерства сведения о поступлении и рассмотрении писем граждан.
Письма граждан считаются исполненными лишь после ответа заявителю о принятом решении по существу обращения.
Документы, связанные с рассмотрением письменных обращений граждан, формируются в дела в подразделениях в соответствии с номенклатурой дел.
Информационно-справочную работу по поступившим обращениям граждан ведет организационный отдел Управления делами.
13.1. Особенности рассмотрения и оформления писем граждан, взятых на контроль Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации, Федеральным Собранием Российской Федерации, депутатами
Все письма граждан, поступившие из вышестоящих органов, первично рассматриваются в организационном отделе Управления делами.
Письма, по которым необходимо информировать вышестоящие органы, Государственную Думу, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, направляются на рассмотрение руководству Министерства и контролируются организационным отделом Управления делами.
Сроки рассмотрения таких писем устанавливаются на общих основаниях, если иного срока не указано в сопроводительном письме вышестоящего органа, депутата, резолюции Министра или заместителей Министра, рассмотревших письмо.
В особо сложных случаях срок рассмотрения письма при истечении тридцатидневного срока продлевается Министром или его заместителями, о чем сообщается в вышестоящий орган письменно или испрашивается разрешение по телефону, о чем делается соответствующая запись в деле по переписке (фамилия, имя, отчество, телефон должностного лица, с которым согласован вопрос о продлении срока).
Ответы в вышестоящие органы, депутатам должны быть подписаны Министром, в его отсутствие - первым заместителем Министра.
В исключительных случаях, когда письма из вышестоящих органов, от депутатов адресованы лично заместителям Министра или руководителям структурных подразделений Министерства, ответ подписывается этими лицами.
Письма снимаются с контроля Управлением делами по указанию Министра или заместителей Министра после подписания окончательного ответа в вышестоящий орган, депутату.
Все ответы на контрольные письма направляются через организационный отдел Управления делами, где им присваивается исходящий номер.
Подлинники контрольных писем, копии сопроводительных документов и ответов в вышестоящие органы формируются в дела в управлении-исполнителе.
14. Составление номенклатур и формирование дел
14.1. Составление номенклатур дел
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на использованные документы и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в архиве Министерства используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел составляется в последнем квартале предшествующего года по установленной форме (приложение 14), согласовывается с общим отделом (архивом) Управления делами и вводится в действие с 1 января следующего года.
Номенклатуры дел разрабатываются руководителями структурных подразделений и лицами, ответственными за делопроизводство, с привлечением специалистов подразделений. Ответственность за разработку номенклатуры дел структурного подразделения несет его руководитель.
Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности структурного подразделения.
В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурного подразделения, кроме печатных изданий. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.
Номенклатура дел составляется в соответствии с утвержденной структурой. Разделами номенклатуры являются наименования отделов, секторов. Каждый раздел номенклатуры начинается с первого номера заводимого дела.
Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел состоят из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.