Решение коллегии Министерства оформляется на специальном бланке.
Решение начинается словом решила, напечатанным без разрядки отдельной строкой от нулевого положения табулятора (от границы левого поля) прописными буквами.
Поручения должны формулироваться так, чтобы не нарушать принципа структурной подчиненности. Вначале указываются заместители Министра, затем структурные подразделения Министерства.
Поручения должны формулироваться четко и конкретно: "Подготовить приказ ...", "Разработать рекомендации ..." и т.п. В поручении должен быть заложен механизм контроля его исполнения и обозначен конкретный управленческий выход. Это должен быть, как правило, документ, имеющий конкретное название. Например: "Департаменту научно-исследовательских и образовательных медицинских учреждений подготовить проект приказа о создании Комитета по биомедицинской этике Минздрава России". Срок исполнения указывается конкретной датой, состоящей из числа, месяца и года. Дата записывается тремя парами арабских цифр, разделенных точками: 13.11.97.
Обращение к центрам госсанэпиднадзора должно формулироваться так: "Департаменту государственного санитарно-эпидемиологического надзора дать указание главным врачам центров государственного санитарно-эпидемиологического надзора в субъектах Российской Федерации (собрать информацию и т.п.)...".
Обращения к руководителям органов управления здравоохранением субъектов Российской Федерации должны формулироваться в следующей форме: "Департаменту организации медицинской помощи населению рекомендовать руководителям органов управления здравоохранением субъектов Российской Федерации (собрать информацию и т.п.)...".
Все вопросы и предложения, содержащиеся в представленном проекте решения, должны быть проработаны и завизированы руководителями структурных подразделений Министерства, в адрес которых записаны порученческие пункты, Юридическим отделом, а также курирующим заместителем Министра, который несет ответственность за сроки и качество представляемых материалов. В случае разногласий должно быть представлено мотивированное обоснование, прилагаемое к проекту решения.
При необходимости материал может быть предварительно рассмотрен Министром.
Председатель коллегии может поручить ответственным за подготовку вопроса доработать проект решения с учетом высказанных на заседании предложений и замечаний. Срок доработки материалов не должен превышать 10 календарных дней.
Документы, принятые коллегией с изменениями, повторно визируются только заместителями Министра и руководителями структурных подразделений, в компетенцию которых входят внесенные изменения.
11.4. Порядок принятия решений коллегии и их подписания
Решение коллегии принимают простым открытым голосованием.
При разногласиях между Министром и членами коллегии, возникших в процессе обсуждения вопроса, окончательное решение принимает председатель коллегии (Министр), докладывая Правительству Российской Федерации о возникших разногласиях.
Решение коллегии подписывает председатель коллегии и секретарь. В состав подписи входит указание должности председателя, например:
Председатель коллегии,
Министр личная подпись В.И.Стародубов
При проведении заседания коллегии заместителем Министра подпись оформляется:
Председательствующий на
коллегии,
первый заместитель Министра личная подпись Г.Г.Онищенко
При подготовке проекта совместного решения коллегии в подписи указывают:
Председатель коллегии, Исполнительный директор
Министр здравоохранения Федерального фонда
Российской Федерации обязательного медицинского
страхования
В.И.Стародубов А.М.Таранов
Проекты решений коллегии, подготавливаемые за подписями руководителей нескольких ведомств, оформляются на стандартных листах бумаги.
Датой решения является дата его принятия на заседании коллегии, а не дата его подписания.
Контроль за исполнением решений коллегии по существу поставленных вопросов осуществляет лицо, на которое возложена ответственность. Контроль за ходом и сроками исполнения решений коллегии осуществляет Управление делами.
11.5. Порядок подготовки заседаний коллегии
Проект повестки заседания коллегии готовит секретарь коллегии и докладывает председателю коллегии вместе с материалами. Окончательный вариант повестки утверждается на самом заседании коллегии.
Материалы к заседанию коллегии в полном комплекте рассылаются членам коллегии и в организации по списку не позднее, чем за 5 дней до заседания коллегии. Приглашенным на заседание коллегии рассылается только повестка дня и материалы по тому вопросу, в обсуждении которого они будут принимать участие.
Ответственность за тиражирование и рассылку материалов к заседанию коллегии возлагается на секретаря коллегии.
В повестку заседания коллегии включается не более двух крупных вопросов, по которым имеются качественно подготовленные материалы.
В случае непредставления материалов к заседанию коллегии в срок или при некачественно подготовленном материале вопрос может быть снят с обсуждения с соответствующей резолюцией председателя коллегии.
В случае невозможности по каким-либо причинам представить материал к заседанию коллегии в установленный срок или если необходимость в обсуждении вопроса на заседании коллегии отпала, лицо, ответственное за подготовку материала, обязано не позднее чем за 10 дней до заседания коллегии, доложить об этом председателю коллегии.
Доклад (отчет) по обсуждаемому вопросу должен содержать наиболее важные положения, меры по наиболее эффективному разрешению поставленной проблемы, не повторяя данных, изложенных в справке.
Время доклада (отчета) устанавливается членами коллегии открытым голосованием.
Желающие выступить по обсуждаемому вопросу из числа приглашенных на заседание должны до заседания записаться на выступление у секретаря коллегии или направить письменный запрос на выступление председателю коллегии. Повторение уже высказанных положений выступающими не допускается. Основным содержанием выступления (5-7 мин.) должны быть четко сформулированные изменения или дополнения к предложенному проекту документа.
11.6. Порядок оформления протоколов заседаний коллегии
Заседания коллегии оформляются протоколами. Протокол заседания коллегии - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указывается председательствующий - Министр, а в его отсутствие - первый заместитель Министра, проводивший данное заседание.
В протоколе обязательно должен указываться состав присутствующих: пофамильно перечисляются члены коллегии, ответственные лица из других министерств и ведомств Российской Федерации и другие присутствующие лица с указанием структурного подразделения Министерства или организации, которую они представляют. К протоколам больших заседаний может прилагаться список присутствующих.
Вопросы, обсуждаемые на заседании коллегии, включаются в повестку заседания и формулируются отглагольным существительным в предложном падеже. Например: "О подготовке...".
Повестка заседания коллегии с внесенными в нее изменениями утверждается Министром и прилагается к протоколу.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. В них записываются рассмотренные вопросы с указанием фамилий докладчиков, содокладчиков и лиц, принявших участие в обсуждении каждого вопроса. Ход обсуждения вопросов протоколируется и по каждому вопросу записывается результат его обсуждения.
Разделы нумеруются арабскими цифрами и печатаются от нулевого положения табулятора.
Протоколы оформляются на основании стенограмм или магнитофонных записей хода заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется, содержание выступлений в протокол не включается. Оформленная соответствующим образом стенограмма прилагается к протоколу. При записи хода заседания на магнитной пленке тексты выступлений перепечатываются и включаются в протокол.
Постановляющая часть текста протокола печатается с новой строки после пяти печатных знаков.
Текст постановляющей части протокола должен быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования, и оформляться как распорядительные документы (приказы, указания).