По каналам факсимильной связи передаются документы, требующие срочной передачи информации. К передаче принимаются подлинники и заверенные копии документов.
Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа-подлинника (письмо, договор, протокол и т.д.). Если документ послан на согласование, то на первом листе документа указывается "проект".
Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой черными или темно-синими чернилами.
В том случае, когда документ направляется в сторонние организации, на документе указывается номер факса (с кодом страны, города) получателя.
Регистрация факсограмм, предназначенных для отправки или поступивших в Министерство, осуществляется в журналах установленной формы.
Факсограммы, адресованные заместителям Министра, регистрируют и контролируют секретари по личному указанию заместителей Министра.
После передачи информации документы возвращаются исполнителю с отметкой о дате и времени отправки. Далее документ отправляется почтой.
Доставка факсограмм в структурные подразделения обеспечивается сотрудниками, ответственными за делопроизводство этих подразделений.
Подтверждением отправки факса является сообщение факсимильного аппарата об успешной его доставке.
10.3. Телефонограммы
Для оперативного решения вопросов с организациями, расположенными в пределах Москвы, рекомендуется использовать телефонограммы.
Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи.
Текст принятой телефонограммы перепечатывается получателем и передается на рассмотрение адресату.
Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
Текст телефонограммы должен быть простым, не превышающим 30 слов. В тексте не должно быть труднопроизносимых слов и сложных речевых оборотов.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и после передачи подшивается в соответствующее дело.
Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги и содержат следующие реквизиты: название документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, время приема-передачи телефонограммы, должность и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее передают, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.
Телефонограмма регистрируется лицом, принявшим ее, в специальном журнале с отметкой о передаче.
10.4. Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП)
Одним из средств передачи срочных сообщений является электронная почта.
Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).
Для передачи сообщения исполнитель представляет в Управление делами установленным образом оформленный документ и указывает в каком виде документ должен быть отправлен: в виде изображения документа или его текста (к документу объемом более одной страницы должна прилагаться дискета с текстом документа). В случаях, когда документ направляется в сторонние организации, должен быть указан электронный адрес получателя.
11. Порядок оформления материалов на заседания коллегии
11.1. Формирование плана заседаний коллегии
Коллегия Министерства работает в соответствии с утвержденным Регламентом работы.
Коллегия проводит свою работу согласно планам, составляемым ежеквартально. Ее заседания проводятся, как правило, 2 раза в месяц.
В случае необходимости могут проводиться внеочередные заседания коллегии.
Заседания коллегии протоколируются.
Ответственность за организацию работы коллегии возлагается на Управление делами.
План работы коллегии формируется по предложениям заместителей Министра, членов коллегии, руководителей структурных подразделений Министерства. Предложения к плану работы коллегии на следующий квартал передаются секретарю коллегии к 5 числу последнего месяца текущего квартала.
Проект плана работы коллегии на предстоящий квартал представляется на рассмотрение и утверждение до 20 числа последнего месяца квартала.
План работы коллегии рассматривается на заседании коллегии и утверждается Министром. Перед рассмотрением плана работы коллегии на следующий квартал рассматриваются итоги выполнения плана работы коллегии текущего квартала.
План работы коллегии может быть дополнен или изменен в процессе его выполнения по представленной на имя председателя коллегии докладной записке.
11.2. Порядок внесения документов для рассмотрения на заседании коллегии
Руководители структурных подразделений, отвечающие за подготовку материалов на заседание коллегии, представляют в Управление делами справку, проект решения коллегии или приказа и список приглашенных для рассмотрения данного вопроса (как работников центрального аппарата Министерства, так и Представителей организаций, учреждений, предприятий и заинтересованных ведомств) на бумажном и электронном (Word) носителях за 2 недели до заседания коллегии.
Список приглашенных готовится ответственным исполнителем, согласовывается с секретарем коллегии и утверждается председателем коллегии - Министром. Список приглашенных на заседание коллегии по каждому вопросу должен быть утвержден председателем коллегии за три дня до заседания.
Объем справки не должен превышать 5-7 страниц машинописного текста, напечатанного через 2 интервала (без таблиц и графиков).
Справка должна освещать следующие стороны рассматриваемого вопроса:
- обоснование постановки вопроса на коллегию;
- содержание и анализ рассматриваемого вопроса;
- обоснование проекта решения вопроса.
При обосновании постановки вопроса на коллегию, кроме краткого изложения причин вынесения данного вопроса на заседание коллегии, отмечается, обсуждался ли этот вопрос ранее и какие документы были приняты по результатам обсуждения.
Содержание и анализ рассматриваемого вопроса должны освещаться приведением необходимых данных, характеризующих общее состояние проблемы или направления деятельности за рассматриваемый отрезок времени. Эти данные должны отражать только те стороны, которые требуют улучшения, изменения, корректировки или принятия нового решения и являются предметом рассмотрения на заседании коллегии.
Цифровые материалы, показывающие динамику развития рассматриваемого вопроса по нескольким показателям, целесообразно представлять в виде таблиц и графиков. Количество оценочных показателей должно быть ограничено.
При обосновании проекта решения вопроса приводятся доводы о необходимости осуществления мер для улучшения состояния обсуждаемого вопроса (направления деятельности), вносятся предложения о поощрении, а также, в случае необходимости, о наказании лиц, виновных в неудовлетворительном состоянии или невыполнении ранее принятых решений.
Справка должна быть завизирована заместителем Министра и подписана руководителем структурного подразделения Министерства.
11.3. Порядок подготовки решений коллегии
Решение коллегии - это, в первую очередь, управленческое действие, принимаемое простым большинством голосов на заседании коллегии. Решение коллегии, как документ, является неотъемлемой частью протокола заседания коллегии, который, зачастую, в связи с его особой значимостью, оформляется в виде самостоятельного документа. Между тем, реализация решения коллегии (как управленческого действия) осуществляется только посредством издания распорядительного документа (приказа, указания, инструкции).
Проект распорядительного документа может выноситься на обсуждение членов коллегии. В этом случае проект решения коллегии носит обобщенный (стратегический) характер: одобрить представленный проект приказа переработать или доработать представленный проект приказа, согласовать отдельные пункты приказа и т.п.