При необходимости ссылок на документы их следует давать в тексте письма.
Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.
При ссылке в тексте на какой-либо документ указываются его реквизиты в следующей последовательности: название вида документа, автор, дата, номер документа, заголовок, например:
"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 26 июня 1995 г. N 610 "Об утверждении Типового положения об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов..."
Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.
В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений организаций, должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям.
В текстах указывается полное название Министерства: Министерство здравоохранения Российской Федерации или сокращенное: Минздрав России.
Не допускаются произвольные сокращения "РФ" вместо слов "Российская Федерация", "МЗ" вместо слов "Министерство здравоохранения" или "Минздрав".
В тексте документа слово "министерство" (в единственном числе) пишется с прописной буквы, когда подразумевается конкретное министерство, и выражениях типа: указанное Министерство; установленный Министерству план.
Во множественном числе пишутся со строчной буквы словосочетания типа государственные комитеты, министерства; указанные министерства.
При ссылке на конкретный указ Президента Российской Федерации слово "Указ" пишется с прописной буквы, например: "В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 апреля 1998 г. N 483 "О структуре федеральных органов исполнительной власти" и далее в тексте - настоящий Указ.
Слова "коллегия", "приказ" пишутся со строчной буквы, например: "... коллегия Министерства здравоохранения Российской Федерации", "... приказ Министерства здравоохранения Российской Федерации".
В тексте необходимо правильно употреблять предлоги. Предлог "по" в значении "после чего-нибудь" употребляется с предложным падежом, а не с дательным. Например: "... по истечении срока исполнения".
Предлоги благодаря, согласно, вопреки, подобно употребляются только с предложным падежом, а не с дательным. Например: "... благодаря своевременному обеспечению", "... согласно приказу Министерства", "... вопреки указанию".
Отметку о наличии приложений к письмам следует оформлять в соответствии с п.7.10. Приложения к письмам подписываются ответственными за их подготовку должностными лицами.
Перед представлением на подпись проекта письма исполнитель обязан проверить наличие указанных приложений к письму, необходимых виз и количество экземпляров.
Проекты писем, представляемых на подпись заместителю Министра, должны иметь визы исполнителя, первого руководителя структурного подразделения, подготовившего документ, а в случае его отсутствия - заместителя руководителя, исполняющего его обязанности, руководителей заинтересованных структурных подразделений.
Проекты писем, представляемых на подпись Министру, кроме указанных виз, должны быть завизированы заместителями Министра, курирующими соответствующие направления. Проекты писем по финансовым вопросам должны иметь визу первого заместителя Министра, курирующего эти вопросы.
Письма по вопросам, вносимым на решение вышестоящих органов и затрагивающим интересы других министерств и ведомств должны быть предварительно согласованы с руководителями этих учреждений.
Отметка об исполнителе (составителе документа) помещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в соответствии с п.7.15.
В письмах, оформленных на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" и знаков препинания.
Проект письма представляется на подпись с материалами, на основании которых оно готовилось. Передача проектов писем на подпись Министру производится только через руководство Управления делами, первым заместителям Министра и заместителям Министра - через секретарей.
Письмо, подготовленное за подписью руководства Министерства и направляемое в один адрес, представляется в трех экземплярах один из которых - на бланке. После подписи и регистрации он направляется адресату, второй (со всеми визами) - остается в деле Управления делами, третий - передается исполнителю.
Если перед текстом письма указано от двух до четырех адресатов, то на подпись руководству Министерства должно представляться соответственно от четырех до шести экземпляров письма. В этом случае количество подписанных экземпляров письма должно соответствовать количеству адресатов. Если письмо должно направляться по списку рассылки (более четырех адресатов), подписывается лишь один экземпляр, который потом размножается в количестве необходимом для рассылки всем заинтересованным учреждениям (п.7.6.).
Копии документов, зарегистрированных в Управлении делами и переданные исполнителю, подшиваются в структурных подразделениях в дела в соответствии с номенклатурой дел. Управление делами справки по этим документам и визовые копии документов исполнителям не выдает.
10. Особенности оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи
10.1. Телеграммы (телетайпограммы)*(5)
Телеграммы (телетайпограммы) обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особым способом передачи текста. Они направляются в случаях крайней необходимости, когда отправление документа почтой не обеспечит своевременного решения вопроса. Отправка телеграмм осуществляется с разрешения Управления делами.
Телеграммы делятся на следующие категории: "Вне категории", "Внеочередные", "Правительственные", "Международные", "Срочные", "Обыкновенные". Отметку о категории проставляют в первой строке телеграммы.
В телеграммах, подписанных Министром, в правом верхнем углу печатается слово "Правительственная".
Категория и вид телеграммы проставляются составителем и указываются перед адресом.
При оформлении телеграмм нужно указывать подробный адрес, полностью обеспечивающий доставку телеграммы адресату. Адресная часть телеграммы во всех случаях начинается с города или другого населенного пункта, а затем указывают номер отделения связи (последние три цифры почтового индекса), краткое (или условное телеграфное) название учреждения в именительном падеже, фамилию адресата в дательном падеже, например:
Санкт-Петербург 100 Литовская 2 НИИ Онкологии
Если город не является административным центром, а районного подчинения или сельская местность, то обязательно указание области, района, например:
Абакан Красноярского Хакасской...
Пос Сокол Магаданской...
Если телеграмма отправляется разовым адресам на ней указывается подробный адрес или номер телетайпного аппарата.
Текст телеграммы печатают на одной стороне стандартного листа бумаги формата А4 прописными буквами через два машинописных интервала без абзацев и переноса слов.
Текст излагают кратко и ясно, без союзов, предлогов, если при этом не искажается смысл телеграммы. Отрицание "не" в телеграммах опускать нельзя. Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать 50 слов. Вставки в тексте делать нельзя. Знаки препинания ставятся лишь в том случае, если от них зависит смысл текста: точка - тчк, тире - тире, запятая - зпт, кавычки - квч, двоеточие - двтч, скобки - скб.
Текст ответной телеграммы следует начинать с номера и даты документа, на который дается ответ, без добавлений "На Ваше письмо", "На Ваш ...".
Текст телеграммы заканчивается точкой. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. Все цифровые данные пишутся в телеграмме словами. Сочетание цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Словами следует писать и знаки: "N" - номер или HP, "+" - плюс, "%" - процент и т.д.
Телеграмма должна быть подписана. Подпись ставится в отдельной строке через два интервала от текста. Должность подписавшего телеграмму указывается одним словом, например:
Росминздрав Стародубов
Замросминздрав Стуколова
В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.
После текста и подписи проводится черта, под которой указывается структурное подразделение, подготовившее телеграмму, фамилия и телефон исполнителя, регистрационный номер и дата телеграммы. Полное название и адрес Министерства указывается при передаче телеграммы по телеграфу.
Если один и тот же текст телеграммы направляется нескольким адресатам, то при передаче по телетайпу подписывается один экземпляр, на котором указаны адреса. При передаче телетайпограммы более, чем в четыре адреса, к телетайпограмме должен быть приложен лист рассылки, подписанный исполнителем, с указанием адресов. При передаче по телеграфу количество экземпляров должно соответствовать количеству адресатов. Подписывается только один экземпляр телеграммы, остальные - заверяются.
Подтверждением отправки телеграммы (телетайпограммы) является заверенная оператором копия отправленной телеграммы (телетайпограммы).