Постановления оформляются на специальных бланках, подписываются первым заместителем Министра - Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации или по его поручению заместителем Главного государственного санитарного врача Российской Федерации.
9.8. Инструкции
Инструкция - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Инструкция должна иметь заголовок, четко очерчивающий круг вопросов объектов и лиц, на которые распространяются ее требования.
Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты.
Начинается инструкция, как правило, с раздела "Общие положения", в котором указываются цели и причины ее издания, область распространения, основания для разработки, порядок пользования и другие сведения общего характера.
Текст инструкции должен быть типовым, если в инструкции изложены правила для групп однородных учреждений в определенной сфере деятельности.
В тексте инструкции рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами типа: "должен", "следует", "не допускается", "запрещается" и т.п. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.
Инструкция должна быть подписана руководителем структурного подразделения, разработавшим ее.
Утверждение инструкции производится двумя способами: изданием приказа или проставлением грифа утверждения. (п.7.7.).
Приказ издается в том случае, если нужно специально оговорить срок введения инструкции, перечислить необходимые организационные мероприятия, указать ответственных исполнителей.
9.9. Протоколы
Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Протоколы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.
Текст протоколов состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть строится по схеме:
Председатель - инициалы и фамилия;
Секретарь - инициалы и фамилия;
Присутствовали - инициалы и фамилии присутствующих лиц в алфавитном порядке. Если присутствующих на заседании более 10 человек, то указывается их общее количество, а список присутствующих оформляется как самостоятельный документ.
В протоколах совещаний у Министра и заместителей Министра председательствующий не указывается.
Повестка дня оформляется в составе протокола или отдельным документом. Каждый пункт повестки дня нумеруется и отвечает на вопрос "О чем?".
Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела включает три смысловые части: (слушали, выступили, постановили (решили). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола*(3); постановление (решение) печатается полностью. Текст постановления строится по образцу текста приказа (п.9.4.2.).
В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
Разделы нумеруются арабскими цифрами и печатаются от нулевого положения табулятора.
При оформлении протоколов в краткой форме после цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня (порядковый номер раздела протокола), печатается пункт повестки дня. Последняя строка пункта повестки дня подчеркивается и под чертой в именительном падеже указываются фамилии выступающих в порядке их выступлений.
После этого записывается решение по рассмотренному вопросу. Протоколы совещаний у руководства Министерства подписываются Министром, первыми заместителями Министра или заместителями Министра, а совещаний у руководства структурного подразделения - начальником или его заместителем.
Протоколы советов, активов, и конференций подписываются председателем и секретарем.
Сроки исполнения принимаемых решений определяются со дня проведения совещания.
9.10. Письма
Письмо составляется и случае, если не существует других способов разрешения вопросов, кроме письменного.
Письма, как правило, печатаются на бланках формата А4 и А5 в зависимости от объема текста.
На бланках формата А5 оформляются письма, текст которых не превышает 15 машинописных строк (через 1 межстрочный интервал).
Письмо оформляется на бланке Министра в том случае, если оно является ответом на обращение непосредственно к Министру руководителей федеральных органов государственной власти, руководителей органов государственной власти субъектов Российской Федерации, членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Российской Федерации.
Для писем, подготовленных за подписью Министра, первых заместителей Министра, заместителей Министра и руководителей структурных подразделений применяются бланки Министерства или бланки, в которых указано наименование структурного подразделения.
Служебные письма, подлежащие подписанию руководителями двух и более учреждений, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 с указанием соответствующих реквизитов в установленном месте; подписываются с указанием полного наименования должностей подписывающих; подпись каждого ставится под наименованием должности в одну строку с фамилией. Подписи располагаются на одном уровне.
Адресование писем оформляется согласно п.7.6.*(4)
Служебные письма подписываются:
направляемые в адрес Президента Российской Федерации, Федерального Собрания, Правительства Российской Федерации - только Министром, а в отсутствие Министра - первым заместителем Министра, исполняющим обязанности Министра;
направляемые в высшие органы власти России, высшие органы власти государств-участников СНГ, руководителям субъектов Российской Федерации, а также в адрес других министерств и ведомств - только Министром или заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.
Запрещается направление ответов в высшие органы власти, руководству министерств и ведомств, на письма, адресованные руководству Минздрава России, за подписью руководителей структурных подразделений.
Подпись в служебных письмах оформляется в соответствии с п.7.11.
Если письмо является ответным, то ниже даты и индекса (исходящего номера) обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ, например: на N 25/31 от 05.02.98 (точка после даты не ставится).
Письма, подготовленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок к тексту согласно п.7.9.
Письма рекомендуется составлять по одному вопросу. Текст должен состоять из двух логически взаимосвязанных частей. В первой приводятся причины, послужившие основанием к подготовке письма. Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.
Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Служебные письма, направляемые в Правительство Российской Федерации должны быть краткими, не превышать двух страниц, а в случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц.
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение") и от третьего лица единственного числа ("Министерство не возражает"), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени Министерства.
Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить") возможна в двух случаях: если письмо оформляется на должностном бланке (Министра, Главного государственного санитарного врача), либо письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:
ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием для письма;
констатацию факта, события, сложившейся ситуации.