- при подготовке дел к последующему хранению.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), а в структурных подразделениях - экспертные комиссии.
Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях Министерства с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК.
Функции и права Центральной экспертной комиссии Министерства, а также организация ее работы определяются положением.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Министерства в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются только отметки в номенклатуре дел "До минования надобности" и т.п.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временно (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
15.2. Оформление дел
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче в архив Министерства, подлежат оформлению и описанию в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления.
Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в ведении которых находились заведение и формирование дел при методической помощи архива Министерства.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются упрощенно. Такие дела оставляются в скоросшивателях, листы в них не нумеруются.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат полному оформлению.
Полное оформление включает в себя подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела, внесение уточнений в заголовок дела, в даты дела и т.д. При необходимости составляется внутренняя опись документов дела.
Документы должны быть переплетены или подшиты на 4 прокола в твердую обложку суровыми нитками или шнурками. Металлические скрепки, булавки должны быть удалены из дела.
В начале каждого дела подшивается чистый лист.
Все листы дела, кроме чистых, а также листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются простым графитным карандашом, в правом верхнем углу листа арабскими цифрами, не задевая текста документов. Нумеровать листы чернилами и цветными карандашами запрещается.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных номеров листов.
В конце дела на специальном листе-заверителе составляется заверительная надпись для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации (приложение 15).
Запрещается вносить заверительную надпись на чистый оборот листа последнего документа или внутреннюю сторону обложки дела. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, то он наклеивается на внутренней стороне обложки дела.
Количество пронумерованных листов дела в заверительной надписи указывается цифрами и прописью.
На обложке дел (приложение 16) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указывается:
- наименование Министерства;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела;
- заголовок дела;
- крайние даты;
- количество листов в деле;
- срок хранения дела;
- номер фонда, описи, дела.
При оформлении обложки дел наименование Министерства указывается полностью в именительном падеже.
Заголовки дел переносятся на обложку из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.д.).
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов в заголовке не оговаривается.
На обложке дела обязательно указывается дата дела. При оформлении даты дела проставляются крайние даты, т.е. даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего заседания.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме-увольнении сотрудника, на которого оно заведено.
При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
На обложке дела обязательно указывается количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срок хранения дела, который переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного срока хранения пишется "Хранить постоянно".
15.3. Составление и оформление описей дел
На дела, передаваемые в архив, после их оформления составляется опись. Опись дел - это систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий состав и содержание дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел в архиве.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу (приказы по личному составу, лицевые счета, личные дела).
Описи дел составляются сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, под методическим руководством сотрудников архива. Ответственность за своевременное и качественное составление описей несут руководители структурных подразделений.
По этим описям документы сдаются в архив Министерства. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи Министерства, которую готовит архив. По сводной описи дела передаются на государственное хранение.
Описи дел составляются по установленным формам для дел постоянного хранения (приложение 17) и временного хранения (приложение 18). Опись дел по личному составу оформляется так же, как для дел постоянного хранения.
Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел подразделения. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел в архив.
При составлении описи дел необходимо иметь в виду следующее:
- дела в описи располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
- если дело состоит из нескольких томов, то каждый том дела вносится в опись под самостоятельным номером;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;