Машинописные архивные копии (выписки) оформляют на общих бланках Министерства с обозначением названия: "Архивная копия".
Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Содержание архивной копии (выписки) должно отвечать вопросу заявления. После текста архивной копии (выписки) указывается архивный шифр документа.
Архивные копии и выписки заверяются подписью заведующего архивом и гербовой печатью Министерства.
На архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим способом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа заверяемого документа.
Подготовленные архивные копии и выписки направляются с сопроводительным письмом, подписанным Управляющим делами или его заместителем, заинтересованной организации или лицу с указанием, что они не могут быть размножены без разрешения Министерства.
16.3. Выдача документов во временное пользование
Архивные документы выдаются во временное пользование структурным подразделениям Министерства, организациям системы здравоохранения и сторонним организациям.
Дела из архива выдаются во временное пользование на срок, не превышающий:
- 10 дней - для работников структурных подразделений Министерства;
- 3 месяца - для сотрудников других организаций.
По истечении установленного срока при необходимости производится переоформление документов на выданные дела после ознакомления с их сохранностью.
Выдача дел из архива регистрируется в журналах учета выдачи дел.
Выдача дел в другие организации производится только на основании письменного запроса с разрешения Управляющего делами или его заместителя и оформляется актами о выдаче дел во временное пользование. Акт составляется в двух экземплярах на общем бланке Министерства: один остается в архиве, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации-получателя и руководством Министерства. Подписи скрепляются гербовыми печатями. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в архиве Министерства.
Перед выдачей дел из архива во временное пользование проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи. Перед выдачей и при возвращении дел в архив проверяются также нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела. Состояние возвращаемых дел проверяется в присутствии лица, сдающего эти документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется руководителю организации-пользователя для привлечения виновных к ответственности или в соответствующие органы для привлечения организации к ответственности, другой - остается в архиве.
| Управляющий делами | С.В. Белых |
_____________________________
*(1) Карточки на документы, переданные на рассмотрение руководству структурного подразделения, хранятся отдельно и их расстановка по разделам картотеки производится после того, как документы возвращены и в карточки перенесены резолюции.
*(2) Составлены в соответствии с "Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009).
Разъяснения о применении "Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" дает Министерство юстиции Российской Федерации.
*(3) Краткая форма протокола применяется в том случае, когда к протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений.
*(4) Написание наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, учреждений и организаций, должностных лиц указано в приложении 13.
*(5) Далее по тексту читать телеграммы.
Приложение 1
к п.2.3.
к п.2.3.
Перечень документов, не подлежащих регистрации
1. Письма, присланные в копии для сведения.
2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
3. Сводки, информации, прейскуранты, присланные для сведения.
4. Учебные планы, программы. Копии.
5. Рекламные извещения, плакаты.
6. Программы совещаний, конференций и т.п.
7. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты.
8. Бухгалтерские документы.
9. Документы материального учета.
10. Печатные издания (газеты, журналы, книги).
11. Информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, телефонные справочники, проспекты изданий, авторефераты и др.).
12. Научные отчеты по темам.
13. Формы статистической отчетности.
14. Месячные, квартальные, годовые отчеты.
15. Ответы на запросы Министерства
Примечания:
1. Документы, перечисленные в п.п.2, 4, 8, 9, 12, 13, 14, 15, подлежат специальному учету в пределах структурных подразделений или у исполнителей.
2. Письма на имя Министра и его заместителей, поступившие из представительств и посольств иностранных государств, а также представительств иностранных фирм и от иностранных граждан, регистрируются в Управлении международного сотрудничества.
3. Структурные подразделения по согласованию с Управлением делами могут расширить перечень документов, не подлежащих регистрации.
Приложение 2
к п.2.7.
к п.2.7.
Сводка учета объема документооборота
┌─────────────┬───────────────────────┬─────────────────────┬───────────┐
│Структурные │ Входящие │ Исходящие │ Внутренние│
│подразделения├───────────┬───────────┼──────────┬──────────┼───────────┤
│ │ по группам│по коррес- │по группам│по адреса-│ по группам│
│ │ документов│пондентам │документов│там │ документов│
├─────────────┼───────────┼───────────┼──────────┼──────────┼───────────┤
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
└─────────────┴───────────┴───────────┴──────────┴──────────┴───────────┘
┌─────────────┬───────────────────────┬─────────────────────┬───────────┐
Приложение 3
к п.3.1.
к п.3.1.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31