3.2.14. На небольших аптечных складах можно сочетать в одном документе реестр расходных документов отдела хранения с отчетом отдела экспедиции по форме N 88-АП.
При этом условии наиболее удобно, чтобы экспедиция отчитывалась после фактического отпуска товаров по всем накладным, перечисленным в реестре.
Если по каким-либо причинам не удается в установленные сроки выдать по реестру все товары, необходимо на оставшиеся в экспедиции накладные (на день сдачи отчета) сделать выписку из реестра, в которой указываются номера реестров, их дата и накладные, по которым товары не отпущены. В верхней части реестра пишется "выписка".
IV. Оформление вывоза (выноса) товаров с территории склада
4.1. Вывоз (вынос) товаров с территории склада допускается только при наличии пропуска.
Приказом по складу устанавливается перечень должностных лиц, которым предоставлено право подписывать пропуск на вывоз (вынос) со склада товарно-материальных ценностей. Работникам охраны на контрольно-пропускных пунктах передаются образцы подписей лиц, имеющих право подписи.
4.2. Пропуска на вывоз (вынос) товаров со склада являются бланками строгой отчетности и в бухгалтерии ведется их учет в порядке, предусмотренном для учета бланков строгой отчетности в журнале по форме N 40-АП. Пропуска выдаются бухгалтерией заведующему экспедицией под расписку.
4.3. Пропуск выписывается в экспедиции склада после погрузки товаров и оформления документов по форме N 93-АП под копирку в двух экземплярах, из которых второй экземпляр остается в отделе экспедиции с распиской получателя. Пропуск действителен только в день его выдачи. Никакие подчистки, поправки, помарки и исправления в пропусках не допускаются.
4.4. При вывозе (выносе) товаров с территории склада работник охраны отбирает пропуск, проверяет количество и качество товарно-материальных ценностей в натуре в соответствии с данными, указанными в пропуске. В случае расхождения, если в натуре оказалось большее или меньшее количество упаковок или несоответствие упаковок показанным в пропуске, работник охраны должен приостановить вывоз (вынос) товаров и немедленно вызвать заведующего или его заместителя и главного бухгалтера склада для выяснения причин расхождений.
Работник охраны на отобранных пропусках расписывается в строке "Проверил" и регистрирует их в книге по форме N 94-АП.
На пропуске работник охраны проставляет порядковый номер по книге регистрации.
По окончании рабочего дня пропуска подбираются в хронологическом порядке (по номерам) и сдаются ежедневно под расписку в бухгалтерию склада. Во время приемки бухгалтерия по книге регистрации накладных по форме N 90-АП проверяет соответствие количеств мест, указанных в пропуске и товарном документе. В бухгалтерии пропуска подшиваются за каждый месяц в отдельную папку и хранятся наравне с бухгалтерскими документами.
V. Учет товаров в бухгалтерии склада
5.1. Бухгалтерский синтетический учет товаров, расчетов с поставщиками и покупателями осуществляется в стоимостном выражении на соответствующих балансовых счетах.
В разрезе отделов склада (по материально ответственным лицам) учет движения товаров осуществляется по розничным и оптовым ценам.
Журналы - ордера открывают по каждому отделу склада (материально ответственному лицу, бригаде). Запись в журнал - ордер и дебетовую ведомость производится на основании товарных отчетов отделов хранения склада, итогами за день по реестрам и другим документам по приходу и расходу товаров.
Учет товаров осуществляется на счете N 41-1 "Товары на базах и складах", разница между розничными и оптовыми ценами отражается на регулирующем счете N 42 "Торговая наценка и налог с оборота". Товары, принятые на ответственное хранение, учитываются на забалансовом счете N 004 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение" в ценах, указанных в приемном акте.
5.2. При поступлении от отделов склада товарных отчетов с приложенными к ним документами бухгалтерия (работник, ведущий учет отдела хранения) проверяет количество поступивших документов, правильность их оформления и сверяет сумму остатков товаров в стоимости по отчету с ведомостью остатков товаров на каждое первое число декады, месяца. Если имеются расхождения, сверяются итоги реестров приходных и расходных документов и товарных отчетов с суммой по журналу, который ведут материально ответственные лица отделов хранения, - при ручном ведении количественного учета товаров и оборотной ведомостью - при механизированной обработке.
Если выявляются расхождения, то работник, ведущий в бухгалтерии учет товаров отдела хранения, должен сверить все документы с журналом, оборотной ведомостью и проверить накладные по таксировке и подсчету.
После проверки товарного отчета данные расхода записываются в журнал - ордер по кредиту балансового счета N 41-1, а по приходу в ведомость по дебету счета N 41-1 по каждому отделу и по каждой декаде, месяцу.
5.3. Счета предъявляются к оплате предварительно или после отгрузки товаров, путем выставления платежных требований в Госбанк на инкассо (в течение трех дней с правом кредитования).
Выписка счетов по форме N 91-АП производится с использованием машин на МСС, ВЦ или вручную. Счета выписываются в 4 экземплярах по накладным отделов с указанием стоимости товаров по рознице и опту, с подведением итогов по счету в целом.
Если на складе при отпуске товаров применяются скидки, то есть на разницу между розничными и оптовыми ценами установлен постоянный процент скидки, то после подсчета итога по графе "Сумма розничная" в счете указывается процент и сумма скидки, после чего счет оформляется окончательно.
Счет подписывается руководителем склада и главным бухгалтером.
На медикаменты, содержащие ядовитые и наркотические средства, выписываются отдельные счета.
Два экземпляра счета (первый и третий) вручаются получателю для оплаты (авансовыми платежами или предварительно). При предъявлении к оплате счета за отпущенный (отгруженный) товар по инкассо через Госбанк или централизованным порядком первый экземпляр счета вместе с платежным требованием передается в Госбанк или вышестоящую организацию получателя (аптек), третий - пересылается по почте непосредственно получателю.
Второй экземпляр счета вместе с прилагаемыми к нему накладными остается в бухгалтерии для учета товаров и расчетов с покупателем, четвертый - остается у работника, ответственного за выписку счетов, для контроля и различных справок по счетам. Выписанные счета регистрируются в книге регистрации счетов, в которой указывается дата счета, номер, наименование (код) получателя и сумма счета.
5.4. Если отпуск товара со склада производится с применением скидок, то на конец каждого квартала производится подсчет стоимости остатков товаров по оптовым ценам.
При незначительных отклонениях между суммой ранее представленных скидок и суммой, полученной в результате таксировки остатков товаров по оптовым ценам, результаты отражаются на складе по счету "Реализации".
В аптечных учреждениях, получавших товары от склада по розничным ценам со скидками, во время плановых инвентаризаций регулируются суммы остатков товарных скидок (наложений) с изменением результатов реализации.
Если отклонения окажутся на складе значительными и регулирование по счету "Реализации" приведет к искажению результатов реализации, регулирование отклонений следует произвести за счет аптечных учреждений, получавших товары.
5.5. Полная инвентаризация наличия товаров на складах производится по розничным и оптовым ценам в порядке, по формам и в сроки, установленные Основными положениями по инвентаризации и распоряжению вышестоящих организаций.
В целях осуществления систематического контроля за сохранностью товаров ежеквартально во всех отделах склада должны проводиться выборочные (внезапные) проверки остатков товаров в натуре с охватом не менее 10 наименований в каждом отделе. Эти проверки остатков товаров производятся комиссией, назначенной заведующим складом или вышестоящей организацией, с составлением инвентаризационной описи по форме инв.-3.
На выявленные расхождения по отделам хранения склада составляется дополнительный товарный отчет, в котором отражаются по приходу и расходу все отклонения, выявленные при инвентаризации.
К товарному отчету должны быть приложены объяснения материально ответственных лиц и решения, принятые инвентаризационной комиссией.
Порядок регулирования выявленных инвентаризациями разниц определен Приказом Министерства здравоохранения СССР N 605 от 24 июня 1975 г. и Положением о бухгалтерских отчетах и балансах.
5.6. Отпуск ядовитых, наркотических лекарственных средств и спирта осуществляется в соответствии с установленными правилами.
5.7. Бой, брак, порча товаров при перевозке (предельные нормы потерь), но не выше установленных соответствующими нормативными документами, списываются за счет склада на издержки обращения, а сверх установленных норм - за счет поставщиков, транспортных организаций и виновных лиц.
5.8. Аптечный склад по отношению к аптекам, лечебно - профилактическим учреждениям и прочим организациям является поставщиком, а организации, получающие товар со склада, - потребителями (покупателями).
5.9. Все лечебно-профилактические учреждения в соответствии с приказом Министерства здравоохранения СССР N 411 от 23 апреля 1976 г. расчеты со складами, аптеками осуществляют на основании плановых платежей (авансов) с заключением договора (соглашения) на год.
Ежемесячно производится уточнение расчетов покупателями с поставщиком (складом). Не реже одного раза в квартал составляется акт выверки взаимных расчетов. Недополученную сумму учреждение должно перечислить на счет склада или на расчетный счет вышестоящей организации до наступления очередного месяца, квартала, но не позднее чем за два дня до окончания месяца (квартала). В этот же срок излишне уплаченные суммы должны быть возвращены складом по требованию учреждения на его текущий счет или засчитаны в счет дальнейшего отпуска товаров.
5.10. Отпуск товаров прочим покупателям со склада должен производиться только после оплаты счета, выписанного складом, с разрешения главного бухгалтера.
Допускается отгрузка (отпуск) товаров потребителям при условии, если данным организациям может выставляться платежное требование в Госбанк на инкассо для оплаты в установленные для этого сроки.
5.11. Дебиторская и кредиторская задолженность на начало следующего месяца в целом по складу не должна превышать суммы однодневной реализации.
В тех случаях, если кредиторская задолженность превышает установленный размер, сумма задолженности должна быть возвращена в течение трех дней. При наличии просроченной кредиторской задолженности Госбанком взыскивается штраф.
5.12. Порядок расчетов с организациями, учреждениями и предприятиями регламентируется Основными положениями о расчетах в народном хозяйстве СССР, утвержденными Приказом Минздрава СССР N 1176 от 10 октября 1983 г.
5.13. Порядок, сроки и качество представляемых первичных учетных документов определен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Министерством финансов СССР 29 июня 1983 г. N 105.
VI. Транзитные операции
6.1. Отпуск товаров транзитом, минуя отделы хранения, производится складом по накладным, выписываемым работником приемного отдела, по формам N 16-АП или N 85-АП в трех экземплярах (первый и второй экземпляры передаются экспедитору, сопровождающему товар, третий - остается в приемном отделе).
Экспедитор сдает товар получателю, который ставит штамп приемки по форме N 1-АП с распиской в получении товаров на двух экземплярах накладной за фактически принятое количество товара. Второй экземпляр накладной остается у получателя, первый - возвращается экспедитором в приемный отдел.