Карточки выдаются заведующему отделом хранения склада под расписку с регистрацией в книге выдачи карточек складского учета товаров по форме N 80-АП.
3.1.2. На основании оформленных в установленном порядке первичных бухгалтерских документов материально ответственное лицо отдела хранения склада обязано сделать запись по приходу и расходу товаров в карточках складского учета, указав в них порядковые (с начала последней инвентаризации) номера записей, и ежедневно выводить на карточках остатки товаров.
Записи движения товаров производятся в карточке с одновременным копированием на журнал учета движения медтоваров по отделу хранения.
Для журнала используются бланки по форме N 81-АП.
Журналы за каждый отчетный период прилагаются к товарному отчету отдела склада для проверки бухгалтерией полноты записей в карточках складского учета.
В случае расхождений бухгалтер должен проверить правильность произведенных отделом склада записей позиций по приходу и расходу товара в карточках складского учета, выявить и устранить причины расхождений.
3.1.3. Отпуск товаров из отдела хранения склада производится на основании требований аптечных, лечебно - профилактических учреждений и других покупателей, а также по разнарядкам отдела снабжения склада или аптечного управления, межрайконторы.
3.1.4. Склад отпускает лекарственные средства аптекам, лечебно - профилактическим учреждениям и другим организациям, прикрепленным к нему на снабжение вышестоящей организацией, только для медицинского применения и в сроки с 1 по 27 число каждого месяца.
3.1.5. Основанием для отпуска лекарственных средств со склада являются требования (накладные), заказы - требования, поступающие от потребителей, при ручной обработке учета движения товаров на складе по форме N 16-АП или N 434-мех., при механизированной обработке - по форме N 434-мех. для лечебно - профилактических учреждений, для аптек - по плановому заказу или заказу - требованию по форме N 82-АП.
3.1.6. Требования (накладные) форма N 16-АП выписываются в 4 экземплярах, а на ядовитые и наркотические лекарственные средства, а также этиловый спирт - на один экземпляр больше. Требования должны быть подписаны заведующим аптекой, распорядителями кредитов лечебно - профилактического учреждения (требования организаций, территориально - отдаленных от централизованных бухгалтерий, подписываются только ее руководителем) или других организаций.
В требованиях (накладных) обязательно указывается на латинском языке наименование ядовитых и наркотических лекарственных средств и этилового спирта и на русском - полные наименования медикаментов, перевязочных средств и других товаров, их размеры, фасовка, лекарственная форма, дозировка, упаковка и количество.
3.1.7. Заказы - требования выписываются аптекой в 1 - 2 экземплярах, один из которых может оставаться в аптеке для повседневного контроля за поступлением товаров со склада.
Заказ направляется на склад заблаговременно до начала квартала, месяца. При необходимости корректировки количеств на второй или третий месяц, заявленных на квартал, аптека может потребовать со склада вернуть заказ при поставке последней партии товара, откорректировать его и передать на склад.
3.1.8. Сроки сдачи требований (накладных), заказов - требований аптеками, лечебно - профилактическими и другими учреждениями, прикрепленными на снабжение к складу, и отпуск товаров со склада устанавливаются руководством склада по графикам, согласованным с руководством вышестоящей организации (аптечным управлением, межрайонной конторой).
3.1.9. Требования (накладные), заказы - требования выписываются с учетом размещения товаров в отделах хранения склада, т.е. отдельно по каждому отделу.
Все поступающие требования (накладные), заказы - требования регистрируются в отделе снабжения склада раздельно: плановые и разовые. Отделом снабжения проводится проверка шифров грузополучателей и плательщиков.
3.1.10. Порядок корректировки требований, а также отпуск дефицитных медикаментов устанавливается аптечным управлением, межрайонной конторой.
При корректировке заказа - требования учитываются разнарядки вышестоящих организаций.
3.1.11. В тех случаях, когда в требовании (накладной), заказе - требовании не указаны полные данные по выписанным лекарственным средствам, работник отдела снабжения может дописать во всех экземплярах необходимые реквизиты, внести соответствующие исправления. Исправления должны быть оговорены и подписаны лицами, производившими корректировку.
В требовании (накладной), заказе - требовании запрещается исправление количества товара в сторону увеличения, а также дописывание других наименований медицинских товаров. При изменении фасовки или дозировки общее количество отпущенного препарата не должно превышать выписанного количества.
3.1.12. После корректировки требований отделом снабжения присваивается заказу - требованию единый номер накладной на отпуск товара, в котором дробью указывается номер (код) отдела хранения склада.
Одновременно с присвоением заказу - требованию номера накладной указывается срок изготовления заказа получателя.
Ежедневно работником отдела снабжения, ответственным за отпуск (отгрузку) товаров, выдается каждому отделу копия графика использования заказа по форме N 83-АП. По первому экземпляру графика отдел снабжения контролирует передачу товаров в отдел экспедиции по книге контроля за исполнением (изготовлением) заказов (плановых, разовых) по форме N 84-АП.
На отпуск товаров сторонним организациям и за пределы области (республики) требования утверждаются заведующим (заместителем) склада по согласованию с главным бухгалтером склада и вышестоящей организацией.
3.1.13. Поступившие в отделы хранения склада требования, заказы уточняются и, в случае отсутствия в отделе необходимого для отпуска количества товара, возвращаются в отдел снабжения для корректировки. После чего отделом выписываются накладные по формам N 16-АП или N 85-АП (в тех случаях, когда оформляется отпуск по заказу или по требованию, представленному по форме N 434-мех.).
При механизированной обработке учета движения товаров на складе заказы - требования передаются на опорный пункт машиносчетной станции или машиносчетную станцию, вычислительный центр для выписки накладных в 3 экземплярах по соответствующим отделам склада, которые затем поступают в отделы хранения склада для комплектации заказа.
Накладные на ядовитые и наркотические лекарственные средства и спирт выписываются на один экземпляр больше.
3.1.14. В отделах хранения склада отбираются перечисленные в накладной товары и делаются соответствующие отметки по уточнению отдельных данных на отпускаемые товары.
После отбора товаров работником отдела накладные передаются заведующему отделом хранения склада или его заместителю для передачи товара в отдел экспедиции.
Передача товаров из отдела хранения в отдел экспедиции производится по накладной материально ответственными лицами с распиской на третьем экземпляре накладной материально ответственных лиц отдела экспедиции.
Два экземпляра накладной передаются в отдел экспедиции, третий - остается в отделе.
Передача товара из отдела хранения склада в экспедицию производится в натуре по фактическому наличию в соответствии с количеством, указанным в накладной.
Материально ответственные лица отдела экспедиции несут полную материальную ответственность за принятые в экспедицию товары.
3.1.15. Для контроля за движением документов и товаров в отделах хранения склада ведутся раздельно две книги регистрации: приемных актов и накладных на отпуск товара из отдела по форме N 86-АП.
3.1.16. На переданные в экспедицию товары ежедневно составляется реестр расходных документов в трех экземплярах по форме N 88-АП. Второй экземпляр реестра вместе с накладными передается в отдел экспедиции склада, первый - в бухгалтерию с 3 экземпляром накладной, третий - остается в отделе.
3.1.17. На все товары, поступающие в отделы, ежедневно отделами хранения составляются в двух экземплярах реестры приходных документов по форме N 87-АП.
Реестры нумеруются порядковым номером после инвентаризации и регистрируются в книге, имеющей следующую форму: дата, номер реестра, сумма по розничным и оптовым ценам, сумма стоимости тары.
При механизированной обработке в отдел склада поступают два экземпляра реестров приходных и расходных документов, где указаны дата документа, код поставщика - покупателя, сумма в розничных и оптовых ценах с итогами по отделу.
При использовании средств малой механизации учета движения товара реестры могут составляться раздельно на товар, тару с обязательным составлением сводного реестра.
Реестры приходных и расходных документов материально ответственные лица отделов сверяют с записями приемных актов и накладных. В случаях расхождений материально ответственные лица, ответственные за учет в отделе, устанавливают причину и исправляют ошибки путем выписки соответствующих документов на разницу с указанием причин по каждому отдельному случаю. Движение этих документов происходит так же, как и основных.
На выявленные расхождения составляется реестр расхождений по форме реестров приходных и расходных документов (приемных актов, накладных), который подписывается материально ответственными лицами и бухгалтером.
3.1.18. На основании приходных и расходных реестров с приложенными к ним документами (приемными актами, накладными), за подписями материально ответственных лиц отделов, ежедекадно отделами хранения склада составляется товарный отчет по форме N 89-АП итогами каждого дня по реестрам.
В товарный отчет включаются акты по переоценке товаров, составляемые по форме N 21-АП, акты по порче товарно-материальных ценностей - по форме N 20-АП, а также внутренние переброски, сдача товаров на анализ (по отдельному реестру), результаты инвентаризации.
В товарном отчете показывается остаток товаров и тары на начало отчетного периода, сумма прихода, сумма расхода и остаток товаров и тары на конец отчетного периода.
Товарный отчет составляется отделом склада в двух экземплярах, один из которых вместе по всем приходным и расходным документам передается в бухгалтерию склада под расписку на втором экземпляре отчета, а второй экземпляр отчета остается в отделе у материально ответственных лиц.
3.1.19. Приемка товарного отчета производится бухгалтером склада, на которого возложен контроль за учетом товаров в данном отделе.
При этом по книгам регистрации документов на поступившие и отпущенные из отдела товары проверяется все ли зарегистрированные в них документы включены в товарный отчет отдела.
При приемке товарного отчета бухгалтер обязан произвести проверку правильности записей в карточках складского учета отдела склада для чего в карточках, по которым были проведены за отчетную декаду записи по приходу и расходу, подсчитываются итоги количества оприходованных и списанных в расход единиц товара.
При этом одновременно проверяется правильность показанного в карточке складского учета остатка товара на конец отчетной декады.
Сумма товарного отчета по приходу и расходу должна равняться соответственно сумме реестров по приходу и расходу с учетом реестров расхождений.