При механизации (автоматизации) учета движения товаров по требованию материально ответственных лиц отделов хранения склада карточки по форме N 96-АП выдаются машиносчетными станциями, вычислительными центрами.
1.10. Бухгалтерский учет на складе ведется по журнально-ордерной форме счетоводства.
1.11. При комплексной механизации учета движения товаров первичные документы должны отвечать требованиям, предъявляемым к учетным регистрам в условиях механизированной и автоматизированной обработки. При этом необходимо использовать Методические указания по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники, разработанные и утвержденные Министерством финансов СССР и ЦСУ СССР 20 февраля 1981 г. N 35/34-Р/426.
1.12. Работники бухгалтерии склада должны осуществлять предварительный и текущий контроль:
- за правильным и своевременным оформлением документов по движению товаров (приемка и отпуск), полнотой их оприходования в количественном и стоимостном выражении по материально ответственным лицам;
- за правильным и своевременным ведением материально ответственными лицами учета движения товаров в карточках складского учета;
- за соответствием остатков товаров в натуре данным текущего учета;
- за проведением мероприятий, направленных на предупреждение недостач, хищений, порчи ценностей, злоупотреблений и других нарушений;
- за своевременным проведением инвентаризаций ценностей у материально ответственных лиц и отражением их результатов в бухгалтерском учете.
1.13. Работники склада в своей деятельности руководствуются действующими нормативными актами (документами) вышестоящих органов, регламентирующих финансово - хозяйственную деятельность и ведение учета движения товаров на складах.
II. Приемка товаров
1. Оформление операций по поступлению
2.1.1. Приемка товаров должна производиться в строгом соответствии с ГОСТами, техническими условиями, инструкциями о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству и качеству, утвержденными Постановлениями Государственного арбитража при Совете Министров СССР 1965 г. и 1966 г. (П-6, П-7), Особыми условиями поставки медицинской продукции, утвержденными Постановлениями Государственного арбитража при Совете Министров СССР, Положением о поставках продукции производственно - технического назначения и Положением о поставках товаров народного потребления, а также изменениями и дополнениями к ним.
2.1.2. Все счета (платежные требования) *(3) поставщиков на поступающие товары направляются в бухгалтерию склада, где они вместе со счетами, оплаченными платежными поручениями, регистрируются в ведомости регистрации счетов поставщиков по форме N 74-АП в разрезе расчетных, текущих и спецссудных счетов.
При регистрации каждому счету, а также приложенной к нему квитанции, товарно-транспортной накладной присваивается единый порядковый регистрационный номер, который проставляется на всех приложенных к счету документах. При наличии на складе нескольких приемных отделов за каждым из них закрепляются определенные серии номеров. Например, приемный отдел N 1 - с N 1 по N 5000, приемный отдел N 2 - с 5001 по 10 000.
Ведомость регистрации счетов поставщиков открывается ежемесячно и служит одновременно ведомостью к журналу - ордеру по разработке счетов Госбанка (текущим, расчетным, спецссудным).
Бухгалтерия на зарегистрированных счетах ставит штамп проверки счетов по форме N 97-АП. После чего документы бухгалтерией немедленно передаются в отдел снабжения, сбыта, торговый отдел *(4).
2.1.3. Работники отдела снабжения должны проверить соответствие счета договору поставки или разнарядке вышестоящей организации в отношении ассортимента товаров, их количества, комплектности, сроков отгрузки, тары, тарифов на доставку.
В свободной графе счета работником отдела снабжения указываются номера приемных актов, если товар получен.
В отделе снабжения на карточках или в книгах оперативного учета делаются соответствующие записи о реализации фондов и выполнении договоров поставки (наименование товара, его номенклатурный номер (код), единица измерения, оптовая и розничная цены, заявка на отчетный период, выделенное количество товара, дата и номер заключенного договора с поставщиком, состояние отгрузки, номер счета, дата отгрузки, количество отгруженного товара).
При нарушении поставщиком сроков поставки товаров с отгрузкой по окончании квартала отдел снабжения может отказаться от оплаты счета. Если товары, поступившие по истечении обусловленного договором срока, уже не нужны, отдел снабжения может засчитать поставку в счет очередного квартала, о чем следует сообщить поставщику.
Отделом снабжения передается распоряжение экспедитору на получение товара и его доставку на склад.
Перечень лиц, уполномоченных на получение и доставку груза, устанавливается приказом по складу по согласованию с начальником отдела снабжения и главным бухгалтером склада.
При проверке в счетах работником, ответственным за цены, проставляются код (номенклатурный номер) товара, номера прейскурантов цен и порядковые номера (позиции) по прейскуранту, а в случае отсутствия последнего - номер страницы прейскуранта.
При проверке цен проверяется: соответствие оптовых и розничных цен в счете, правильность применения скидок на товары, цен на тару, включена ли поставщиком в счет стоимость тары, которая должна входить в прейскурантную цену товара, и отдельной оплате не подлежит.
Проверенный счет скрепляется подписями проверяющих на штампе проверки счета и вместе с составленным расчетом, обосновывающим сумму отказа, передается в бухгалтерию. Бухгалтерия проверяет правильность арифметических подсчетов (таксировки и суммы счета). Затем документы передаются заведующему склада или его заместителю для подтверждения согласия на оплату (акцепта) или отказа от оплаты.
Приказом заведующего склада определяется перечень должностных лиц, которым доверяется решать вопрос об оплате счета (ими могут быть только распорядители кредитов склада).
Бухгалтерия обязана контролировать сроки оплаты счетов и представления в Госбанк заявлений об отказе от акцепта в соответствии с Инструкцией Госбанка N 2.
Отказ от оплаты счета может быть полным или частичным в течение 3 дней (при предварительном отказе - до даты оплаты, указанной на счете Госбанком, и при последующем отказе - после этой даты). Мотивы отказа изложены в "Инструкции о безналичных расчетах и кредитовании по операциям, связанным с расчетами N 2", утвержденной Госбанком СССР 31 мая 1979 года.
2.1.4. В бухгалтерии оплаченный счет (при ручной обработке) записывается в журнал - ордер по расчетам с поставщиками.
При механизированной обработке расчетов с поставщиками и учете движения товаров с помощью вычислительной техники со счета, предъявленного Госбанком, выписывается приемным отделом копия счета по форме N 75-АП, которая шифруется по специальному реестру и передается на машиносчетную станцию или вычислительный центр, где данные счета по разработанной программе проверяются на соответствие договору поставки или разнарядке вышестоящей организации. В случаях расхождения получают их распечатку, которая вместе с копиями счетов на следующий день поступает на склад для анализа.
В тех случаях, когда на складе имеется своя машиносчетная станция, вычислительный центр или опорный пункт вычислительного центра, информация о поставках может вводиться с оплаченного счета поставщика с использованием перфокарт, перфолент, магнитных лент и других носителей информации. Из введенных счетов накапливается информация по поставщикам по дебету журнала - ордера балансового счета N 60 "Расчеты с поставщиками".
2.1.5. Копии счетов, поступившие от поставщиков или с машиносчетных станций, вычислительного центра с приложенными к ним документами, передаются в приемный отдел для контроля за поступлением товаров, своевременным и правильным их оприходованием.
Счет с пометкой банка об оплате остается в бухгалтерии при выписке Госбанка.
2. Оформление движения в приемочном отделе склада
2.2.1. Оперативный контроль за поступлением и приемкой грузов осуществляется приемным отделом склада.
Приемка товаров непосредственно другими отделами склада, минуя приемный отдел, категорически запрещается.
2.2.2. Приемный отдел склада проводит свою работу в строгом соответствии с Положением о приемной комиссии аптечного склада системы аптекоуправления, утвержденным Главным аптечным управлением Министерства здравоохранения СССР.
2.2.3. На основании квитанций, накладных, извещений о прибытии грузов, получаемых от транспортных организаций, приемный отдел ведет журнал регистрации поступающих грузов по форме N 76-АП, который до выдачи его материально ответственным лицам должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен сургучной печатью, подписан заведующим и главным бухгалтером склада с указанием количества листов.
Нумерация поступающих партий груза (графа 1) ведется в нарастающем порядке с начала года.
Записи в журнал производятся после доставки груза в приемный отдел и получения транспортных документов (железнодорожной накладной, почтовой квитанции и т.д.). В графы 2, 5 - 12 переносятся соответствующие данные транспортного документа.
Номер и дата счета (по графам 3 и 4) записываются со счета, передаваемого в приемный отдел отделом снабжения.
Графы 17 - 19 заполняются после приемки товаров по количеству и качеству и передачи их в соответствующие отделы. Эта передача должна производиться, как правило, в день оприходования. В случае расхождения в графе 17 указываются обе даты (оприходования и передачи) дробью.
Заполнение графы 19 "Номер приемного акта (накладной)" является подтверждением факта оприходования товара. По товарам, которые по каким-либо причинам к концу месяца окажутся неоприходованными, по состоянию на 1 число составляется акт проверки неоприходованных товаров по форме N 77-АП.
Графы 20 - 22 заполняются при передаче приходных документов в бухгалтерию. Номера реестров по приходу указываются нарастающими номерами с начала года. Поэтому журнал регистрации поступающих грузов является одновременно журналом регистрации реестров по приходу товаров.
Работник бухгалтерии при получении приходных документов проверяет наличие приемных актов, включенных в реестр, соответствие номеров приемных актов и реестров и расписывается в получении документов, проставляет в графе 20 дату приема документов. В графе 23 "Примечание" указываются сведения о наличии недостач, расхождений в оценке качества или иных особенностей поступивших партий товаров.
2.2.4. Перевозка и получение грузов от органов транспорта регулируется уставами железных дорог СССР, автомобильного и внутреннего водного транспорта СССР, органами связи и соответствующими правилами.
2.2.5. Для получения товаров на станции железной дороги, пристани, в аэропорту, на складе поставщика бухгалтерия выдает работнику (экспедитору) склада доверенность по форме М-2 или М-2а, которая регистрируется в журнале учета выданных доверенностей по типовой форме М-2б. Выдача доверенностей должна производиться в порядке, установленном инструкцией Министерства финансов СССР.
Вместо оформления разовых доверенностей органам транспорта может представляться один раз в квартал или в год список лиц, которым доверяется получать товары с образцами их подписей. При увольнении экспедиторов склада доверенность аннулируется.
2.2.6. При приемке грузов от транспортной организации экспедитор должен, в частности, проверить соответствие количества фактически полученных мест и маркировки количеству грузовых мест и маркировке, указанным в транспортных документах; наличие на транспортных средствах (вагоне, контейнере, цистерне, автофургоне и т.п.) пломб отправителя, исправность и наличие оттиска на них, состояние вагона, контейнера или иных транспортных средств, наличие защитной маркировки груза, а также исправность тары и упаковки.