В тех случаях, когда при приемке грузов будут обнаружены повреждения вагонов (контейнеров), отсутствие на них пломб, повреждение тары, а также другие признаки, вызывающие сомнения в сохранности груза, экспедитор обязан потребовать проверку целостности груза в соответствии с документами, то есть произвести внутритарную приемку груза.
В случае несоответствия между наименованием, массой или количеством мест груза в натуре данным, указанным в сопроводительном документе, а также при повреждении или порче груза, обнаружении груза без документов и т.д. экспедитор (материально ответственное лицо) обязан потребовать составления железной дорогой или другой транспортной организацией коммерческого акта (типовой акт о несохранной перевозке) и получить экземпляр этого акта. Без составления коммерческого акта принимать груз с нарушенной упаковкой, неисправностью пломб и наличием других признаков повреждения категорически запрещается.
Если груз на станцию назначения не прибыл к установленному сроку, экспедитор (материально ответственное лицо) предъявляет транспортной организации копию транспортной накладной для подтверждения факта неприбытия груза. После чего копия транспортной накладной возвращается в отдел снабжения для розыска груза.
2.2.7. Розыск груза и предъявление претензий к предприятиям и организациям производится отделом снабжения и юристом в установленном законом порядке.
2.2.8. Доставленные поставщиком, транспортной организацией на склад грузы принимаются материально ответственными лицами приемного отдела под расписку с указанием полученного количества мест и номера приемного акта на копии счета, транспортном документе, квитанции и других документах, которые подкладываются к приемному акту.
В тех случаях, если копии почтовых счетов поступили в приемный отдел после передачи приемных актов в бухгалтерию, то на них проставляются номера приемных актов, по которым оприходован товар, и вместе с приложенными к ним документами передаются в бухгалтерию, где они сверяются с данными приемного акта и подкладываются к нему.
Экспедитор отчитывается перед бухгалтерией за полученную доверенность сдачей счетов, отгрузочных и других документов с распиской материально ответственных лиц о принятии груза по количеству мест с указанием номера приемного акта.
2.2.9. Распаковка и приемка товаров на складе производится приемной комиссией в приемном отделе.
2.2.10. Приемная комиссия создается приказом заведующего складом. В состав приемной комиссии входят: председатель - заведующий приемным отделом или его заместитель и члены комиссии - материально ответственные лица отделов хранения, представители от общественности склада, незаинтересованной организации, бюро товарных экспертиз, представителей горторготдела и др.
Приемная комиссия должна состоять не менее чем из трех человек.
Представитель от общественности склада утверждается местным комитетом сроком не более чем на один месяц и включается в состав комиссии при отсутствии представителей других организаций.
2.2.11. Приемная комиссия при приемке товаров должна строго руководствоваться основными условиями поставки, дополнениями и изменениями к ним, а также другими руководящими указаниями, упомянутыми в п. 2.1.1, и распоряжениями вышестоящих организаций.
Импортный товар по количеству принимается с участием эксперта бюро товарных экспертиз Всесоюзной торгово-промышленной палаты СССР. Приемка импортных товаров осуществляется в соответствии с "Инструкцией о сроках и порядке составления рекламационных актов на импортные товары и направления всех актов внешнеторговым объединениям", утвержденной Министерством внешней торговли СССР 26 июня 1972 года по согласованию с Государственным арбитражем СССР и Госснабом СССР.
Порядок проверки качества импортных лекарственных средств осуществляется в соответствии с "Инструкцией о порядке проверки качества лекарственных средств, закупаемых по импорту", утвержденной Министерством здравоохранения СССР 7 августа 1975 года.
Порядок проверки качества лекарственных средств, поступивших на склады аптечных управлений от промышленных предприятий, определен Приказом Министерства здравоохранения СССР от 16 апреля 1974 г. N 340.
2.2.12. Приемка и оприходование товаров, поступивших на склад, оформляется путем составления приемного акта: при ручной обработке - по форме N 78-АП и при механизированной - по форме N 78-АП (мех.). Когда фактическое наличие и качество товаров полностью соответствуют сопроводительным документам поставщика при ручной обработке движения товаров, может составляться приемный акт по форме N 78-АП (мех.).
Приемные акты составляются в 4 экземплярах. При ручной обработке учета движения товаров первый и второй экземпляры акта остаются в приемном отделе, третий - передается в отдел хранения склада (одновременно с передачей товара), четвертый - в отдел снабжения для контроля за поступлением товаров. При механизированном учете движения товаров первый экземпляр приемного акта остается в приемном отделе, второй - передается на машиносчетную станцию или вычислительный центр, третий - в отдел хранения склада (одновременно с передачей товара), четвертый - в отдел снабжения (для контроля за поступлением товаров (грузов).
Ядовитые и наркотические лекарственные средства и спирты передаются сразу в отделы хранения до приемки товара приемной комиссией под расписку материально ответственных лиц отделов хранения. По ним составляются отдельные приемные акты.
В приемном отделе из товаров, подлежащих лабораторному анализу, приемная комиссия отбирает пробы, передает их на проверку в лабораторию, учреждения экспертизы и следит за получением заключений.
Сдача товара приемной комиссией производится после получения лабораторных анализов и заключения экспертизы.
В приемном акте по форме N 78-АП в графе "Количество поступившее" показывается количество фактического товара, которое принято материально ответственными лицами отдела хранения склада, за минусом недостач, боя, брака и товара, сданного на анализ по акту отбора проб. При механизации учета движения товаров сданные медикаменты на анализ при поступлении включаются в графу "Количество поступившее" и списываются по отделу хранения склада по накладной по форме N 85-АП, а на недостачи, порчу, бой поступивших товаров составляется акт на списание медтоваров при поступлении по форме N 79-АП (мех.).
При предъявлении претензии поставщику (экспедитору) как по отечественным, так и по импортным поставкам составляется дополнительно акт по форме N 2-АП, который совместно с претензионным письмом направляется грузоотправителю (поставщику) или предъявляется экспедитору.
При наличии недостач, боя поступивших товаров сверх установленных норм, а также их порчи на сумму не более 3 рублей (по отечественным поставкам) и не более 10 рублей (по импортным поставкам или вине железной дороги *(4) такие расходы списываются на издержки обращения как недостачи товарно-материальных ценностей сверх норм убыли и потери от порчи товаров, принятые за счет склада.
До передачи в бухгалтерию акты на поступившие товары по формам N 78-АП, 78-АП (мех.), 79-АП (мех.) и 2-АП совместно с претензионным письмом грузоотправителю (поставщику) передаются руководству склада для их утверждения и принятия решения не позднее чем на следующий день после составления акта.
По отечественным товарам в упаковке поставщика претензионное письмо и акт по форме N 2-АП составляются и направляются в течение 3 дней со дня поступления товара, а по импортным товарам за упаковкой инофирмы - в течение 7 дней.
Оформление претензий и контроль за их движением на складе возлагается на юридическую службу (юриста).
Приемный отдел обязан обеспечить сохранность товаров и обособленное хранение товаров, по которым предъявляются претензии поставщикам.
2.2.13. Приемные акты на оприходование товаров должны, как правило, составляться в день поступления товаров, но не позднее следующего дня за поступлением.
Все реквизиты приемного акта должны быть заполнены четко и разборчиво. В тех случаях, когда поступивший товар по одному счету должны принять материально ответственные лица разных отделов хранения, приемные акты выписываются по каждому отделу.
2.2.14. На основании экземпляров приемных актов, оставшихся в приемном отделе, ежедневно составляются реестры приходных документов по каждому отделу хранения, которые являются одновременно и отчетом приемного отдела по поступлению товаров. В графе реестра "Регистрационный номер" указывают номер, под которым данная партия товаров зарегистрирована в журнале регистрации поступающих грузов.
Реестр составляется в 3 экземплярах, из которых первый экземпляр передается в бухгалтерию вместе с приложенными к нему приемными актами, счетами поставщиков и другими документами, относящимися к данной партии товаров, принятых за отчетный день, с распиской материально ответственных лиц отделов хранения. Второй экземпляр реестра с распиской бухгалтера о приеме реестра и принятии документов передается в отдел хранения товара, третий - остается в приемном отделе.
2.2.15. В конце каждого месяца по журналу регистрации поступающих грузов производится проверка оприходования поступивших грузов, товаров.
Если окажется, что имеются неоприходованные по уважительным причинам грузы, то комиссия с участием бухгалтера склада должна произвести проверку соответствия фактического наличия в натуре неоприходованных грузов в приемном отделе склада с данными журнала регистрации поступающих грузов и оформить эту проверку актом по форме N 77-АП.
В разделе "А" акта записываются грузы, на оплату которых поступили счета поставщиков. Здесь по каждой партии товаров в отдельности указываются регистрационные номера по журналу регистрации поступающих грузов и по ведомости регистрации счетов поставщиков. Сумма проставляется по оптовым ценам с добавлением стоимости тары, а также транспортных расходов и расценок, включенных в счет поставщика.
В разделе "Б" акта показываются неоприходованные грузы, по которым счета от поставщиков не поступили.
Проверке подлежат все партии товаров, по которым по графе 13 журнала регистрации поступающих грузов указана дата, относящаяся к отчетному месяцу, а в графах 17 и 19 нет отметки об оприходовании.
Акт составляется в двух экземплярах: первый передается в бухгалтерию, а второй остается в приемном отделе. В бухгалтерии акты хранятся в отдельной папке как инвентаризационные документы. Эти акты периодически, не реже одного раза в месяц, должны проверяться. По соответствующим строкам в графе "Примечание" следует делать отметку об оприходовании товаров со ссылкой на номер и дату приемного акта.
2.2.16. Заведующий приемным отделом (председатель приемной комиссии), его заместители или бригада несут материальную ответственность за сохранность полученных товарно-материальных ценностей до передачи их в отделы склада.
Товары, находящиеся в процессе технического осмотра или лабораторной проверки, хранятся в приемном отделе обособленно и до выяснения результатов приемки не могут расходоваться.
2.2.17. В приемном отделе склада документы должны храниться в следующем порядке:
папка 1 - счета поставщиков вместе с их копиями на товары, которые находятся в пути;
папка 2 - счета вместе с их копиями, приемными актами к ним, актами на списание от поставщиков, от которых товар поступил частично;
папка 3 - счета вместе с их копиями, приемными актами и актами на списание к ним по поставщикам, от которых товар в этом месяце поступил полностью;
папка 4 - приемные акты и акты на списание по поставщикам, от которых товар поступил, а счета не поступили. Приемные акты и акты на списание ожидают поступления счетов;
папка 5 - приемные акты и акты на списание по поставщикам, от которых товар поступил, а счет не поступит. Таким поставщикам деньги за поступивший товар перечисляются платежными поручениями.
III. Учет товаров и контроль за их движением в отделе склада
1. В отделах хранения товаров
3.1.1. Текущий аналитический учет осуществляется на карточках складского учета товаров по форме N 96-АП.
На каждую номенклатурно-учетную позицию товара должна открываться отдельная карточка количественного учета.
Карточки складского учета выдаются бухгалтерией материально ответственному лицу в строгом соответствии с количеством номенклатурно-учетных позиций товара и указанием на карточке порядкового номера регистрации.