Все исправления должны вноситься в течение декады, месяца до составления или получения ведомостей об остатках товаров.
3.1.20. При ручной обработке учета движения товаров на складе осуществляется оперативно-сальдовым методом учета, которым предусматривается составление ведомости учета остатков товаров на складе по типовой междуведомственной форме М-20 по окончании декады, месяца.
Ведомость остатков товаров производится бухгалтерией на год по каждому отделу хранения по материально ответственным лицам. Все страницы ведомости нумеруются. На последней странице ведомости делается запись о количестве страниц, которая скрепляется подписью главного бухгалтера и печатью склада.
По окончании каждой декады (месяца) не позднее чем в 3-дневный срок материально ответственные лица отделов хранения переносят количественные остатки из карточек складского учета в ведомость остатков материалов (товаров) по форме М-20.
Бухгалтерия проверяет правильность внесения в ведомость остатков товаров из карточек складского учета.
Бухгалтер по каждому номенклатурному номеру (коду) товара производит определение остатков товара в стоимостном выражении путем умножения количества на учетную (розничную) цену.
Итоговая сумма стоимости товаров по отделу (материально ответственным лицам) сверяется бухгалтером с данными остатков товарного отчета отдела.
При механизированном учете движения товара ежедекадно, ежемесячно или по запросу материально ответственных лиц отделов хранения с машиносчетных станций, вычислительных центров поступают оборотные сальдовые ведомости, в которые включаются количественные и стоимостные показатели по каждому наименованию (номенклатурному номеру, коду) товара.
Так как два - три последних дня месяца склад не производит отпуск товаров, есть возможность сверить фактические остатки товаров в отделе с данными учета. Если итоговые данные ведомости совпадают с данными товарных отчетов материально ответственных лиц отделов, на оборотной стороне ведомости пишется "с остатками согласен" и подтверждается подписью материально ответственных лиц.
В случае расхождений по отдельным наименованиям (кодам) товара по запросам материально ответственных лиц из ВЦ или МСС выдается оборотная ведомость движения медикаментов.
Вместе с бухгалтером материально ответственные лица производят проверку движения данного товара, сличая с первичными документами, выявляют ошибки и производят исправления уже следующим месяцем. К оборотной ведомости прилагается объяснительная записка по всем ошибкам, подписанная материально ответственными лицами и бухгалтером отдела, заверенная главным бухгалтером склада.
3.1.21. Возврат товаров аптеками, лечебно - профилактическими и другими учреждениями на склад производится в каждом отдельном случае по письменному распоряжению вышестоящей организации и приходуется приемным отделом склада в общеустановленном порядке как и при поступлении товаров от поставщиков.
3.1.22. Передача товаров внутри склада из одного отдела в другой производится в каждом отдельном случае по письменному распоряжению, подписанному заведующим и главным бухгалтером склада, и оформляется накладной по форме N 16-АП или N 85-АП в двух экземплярах.
2. В отделе экспедиции
3.2.1. Упаковка медицинских товаров в экспедиции производится с соблюдением установленных правил Министерства здравоохранения СССР.
В зависимости от местных условий упаковка товаров может производиться в отделах склада в ящики, мешки, контейнеры и т.д. В этом случае экспедиция принимает товар по количеству мест, которое указывается в накладной.
3.2.2. При упаковке товаров в экспедиции упаковщик заполняет и подписывает два экземпляра ящичного вкладыша по форме N 98-АП. Один экземпляр вкладыша кладется в ящик, а второй - прилагается к накладной, которая остается в экспедиции.
3.2.3. Все накладные, по которым товар передан на отпуск (отгрузку), отделом экспедиции регистрируются в книге регистрации накладных по отпуску (отгрузке) товаров в отделе экспедиции по форме N 90-АП, в которую записывается по графе 1 дата поступления товара в экспедицию, по графе 2 - единый номер заказа (накладной), а по графе 3 - общая сумма заказа (накладных), которая должна равняться итогу всех сумм накладных в разрезе отделов по розничной стоимости.
В книге регистрации накладных по форме N 90-АП записываются одной строкой по единому номеру в разрезе отделов все накладные по сумме и количеству мест (если упаковка товаров производится в отделах хранения склада), включая документы по реестру расхождений.
Исключение составляют акты на переоценку и списание, внутренние переброски и сдача лекарственных средств на анализ, результаты инвентаризации, которые включаются в товарные отчеты отделов.
При передаче товара из отдела в экспедицию материально ответственные лица отдела экспедиции расписываются в накладной на получение товара и в реестре на получение расходных документов.
3.2.4. При упаковке товаров в тару отдела экспедиции материально ответственные лица отдела выписывают каждому получателю отдельную накладную, которая нумеруется единым номером заказа через дробь кодом отдела экспедиции и записывается в книгу формы N 90-АП по отделу экспедиции только по сумме.
Ткань, вату, железо, использованные на обивку тары, и другие вспомогательные материалы в отделе экспедиции списывают с разрешения руководства склада с товара по накладным по формам N 16-АП или 85-АП, со вспомогательных материалов - по накладной на внутреннее перемещение материалов по типовой междуведомственной форме М-13.
3.2.5. Бухгалтерией или машиносчетной станцией, вычислительным центром на основании переданных в отдел экспедиции накладных выписывается счет покупателям по форме N 91-АП.
3.2.6. Экспедиция передает товары по количеству мест экспедитору для отправки получателям с расписки его в книге регистрации отдела экспедиции по форме N 90-АП.
Экспедитор, сопровождающий груз под расписку в двух экземплярах накладных, сдает его получателю, на которого имеется постоянная или разовая доверенность. На штампе приемки по форме N 1-АП, который получатель ставит на накладных, указываются количество принятых мест, сумма товара по накладным и дата приемки.
3.2.7. При обнаружении недостачи, порчи, боя, образовавшихся в пути при доставке груза, сопровождающий совместно с получателем и обязательным присутствием представителя (материально ответственного лица) экспедиции или отдела (если упаковка товара производилась в отделе хранения), вне места нахождения склада - представителя местных Советов народных депутатов, составляет акт в 3 экземплярах по форме N 2-АП, из которых второй экземпляр остается у получателя, третий - сдается в экспедицию склада и первый - направляется в вышестоящую организацию.
Вопрос об отнесении и возмещении суммы ущерба, порядка изъятия боя и брака решается руководством склада.
3.2.8. При отправке товаров почтой, а также железнодорожным, автомобильным, водным, воздушным транспортом или другими средствами транспортных организаций отделом экспедиции выдается экспедитору сопроводительный (упаковочный) лист по форме N 95-АП, который составляется в двух экземплярах, один из которых (первый экземпляр) передается транспортной организации, а второй экземпляр возвращается в отдел экспедиции вместе с квитанцией по отправке груза.
3.2.9. Аптечное управление, межрайонная контора ежегодно выдают всем заведующим (если они не материально ответственные лица - заместителям заведующих, руководителям бригад) аптеками, магазинами по подчиненности доверенности по форме М-2 на получение товарно-материальных ценностей со склада. Доверенности эти хранятся на складе. В случае увольнения лица, которому выдана доверенность, организация, выдавшая доверенность, направляет на склад копию приказа об увольнении для изъятия доверенности, а вновь назначенному лицу выдается новая доверенность.
Лечебно - профилактическим учреждениям, прикрепленным на снабжение к складу, товары отпускаются материально ответственными лицами по постоянным или разовым доверенностям по формам М-2, М-2а. Постоянная доверенность на получение ценностей может выдаваться лечебно - профилактическим учреждениям на определенный срок, но не более как на текущий квартал.
На получение аптеками и лечебно-профилактическими учреждениями медикаментов, содержащих ядовитые и наркотические средства, выписывается отдельная доверенность сроком до одного месяца, которая остается в отделе хранения склада.
Отпуск товаров сторонним организациям производится только по разовой доверенности.
Поступающие доверенности сотрудники отдела снабжения проверяют на достоверность, сличая реквизиты доверенности с удостоверением личности при выдаче заказа (накладной) и с данными заказа (требования).
В книге регистрации требований (разовых) в отдельной графе проставляется номер доверенности, а на доверенности указывается номер требования (заказа) по книге регистрации. Если доверенность постоянная, то в примечании требования (заказа) это фиксируется. По постоянной доверенности имеет право получать товар только лицо, на которое выдана постоянная доверенность.
Все доверенности, кроме постоянных (хранящиеся в отделе снабжения до конца срока действия) и на получение ядовитых и наркотических лекарственных средств (остающиеся в отделе хранения), находятся в отделе снабжения до конца месяца, а затем передаются в бухгалтерию, где подшиваются к расходным документам.
После проверки требования (заказа) сотрудник отдела снабжения на требовании проставляет номер доверенности, дату выдачи, наименование организации, выдавшей доверенность, фамилию, инициалы и должность лица, получающего товар.
Лечебно-профилактическим учреждениям и прочим организациям товар отпускается только после визы главного бухгалтера (в его отсутствие - заместителем).
3.2.10. Материально ответственные лица отдела экспедиции, получив документы об отпуске (отгрузке) товаров, делают отметки в книге регистрации накладных отдела экспедиции по форме N 90-АП о дате отпуска (отгрузки), номере транспортного документа, а также отметки о накладных, по которым товар отпущен (отгружен) и по которым товар не отпущен (не отгружен).
При передаче накладных в бухгалтерию в книге по форме N 90-АП работник бухгалтерской службы расписывается в соответствующей графе с указанием суммы принятых накладных на отпущенные (отгруженные) товары.
Если упаковка товаров производится только в отделе экспедиции склада, графа "Количество мест" по отделам хранения в книге по форме N 90-АП не выделяется (не заполняется).
3.2.11. По окончании месяца материально ответственные лица отдела экспедиции в книге по форме N 90-АП подводят итог по графам: общая сумма заказа (накладных), суммы по накладным в разрезе отделов хранения и сумма накладных, по которым товар не отпущен (не отгружен). Итоговые суммы всех накладных по складу и в разрезе отделов хранения должны равняться соответственно сумме реестров расходных документов, в целом по складу и по каждому отделу хранения.
На основании этих данных по окончании месяца отдел экспедиции составляет товарный отчет по форме N 89-АП по каждому отделу хранения. В товарном отчете отдела экспедиции в приходной части показываются только те накладные, по которым товар в отчетном месяце не отпущен (не отгружен), в расходный - товар, отпущенный (отгруженный) в отчетном месяце, числившийся на остатках отдела экспедиции на начало отчетного месяца.
Товарный отчет отделом экспедиции составляется в двух экземплярах: первый экземпляр вместе с реестрами расходных документов передается в бухгалтерию, второй - остается в отделе.
3.2.12. При приемке товарных отчетов от отдела экспедиции бухгалтерия сверяет общую сумму накладных по форме N 90-АП с суммой всех полученных реестров расходных документов в целом по складу и по каждому отделу хранения, а также остаток товаров, числящихся за отделом экспедиции в стоимостном выражении. При этом составляется акт проверки неотпущенных (неотправленных) товаров в разрезе каждого отдела по форме N 92-АП в двух экземплярах: первый экземпляр остается в бухгалтерии, второй - в отделе экспедиции.
3.2.13. Отмеченные в акте по форме N 92-АП накладные, по которым товары не отпущены (не отгружены), в книгу регистрации накладных по отделу экспедиции по форме N 90-АП в следующий месяц не переносятся.
Контроль за их движением осуществляется материально ответственными лицами отдела экспедиции по товарному отчету с отметкой в книге регистрации накладных по форме N 90-АП.
При составлении очередного товарного отчета в него переносится остаток товаров в экспедиции (расшифровывается по каждой накладной в отдельности).
При составлении товарного отчета обязательно производится отметка об отправке товаров получателям в реестрах отделов, находящихся в экспедиции.
Полученные от отделов склада реестры хранятся в отдельных скоросшивателях по каждому отделу склада.