С целью дальнейшего совершенствования и единства ведения учета лекарственных средств на аптечных складах (базах) системы здравоохранения утверждаю:
Согласованную с Управлением бухгалтерского учета и отчетности Министерства финансов СССР и Отделом учета и отчетности ЦСУ СССР "Инструкцию по учету товаров на аптечных складах (базах) аптечных управлений системы Министерства здравоохранения СССР".
Приказываю:
1. Министрам здравоохранения союзных и автономных республик, начальникам главных аптечных управлений минздравов союзных республик, начальникам краевых, областных, АССР, городских аптечных управлений:
1.1. Довести утвержденную настоящим приказом Инструкцию до каждого аптечного управления, склада (базы) и установить строгий контроль за выполнением изложенного в ней порядка ведения учета товаров.
1.2. Организовать изучение Инструкции работниками аптечных управлений, складов (баз).
1.3. Ввести в действие настоящую Инструкцию начиная с 1 октября 1984 г.
1.4. При проведении документальных ревизий деятельности аптечных складов (баз) строго контролировать соблюдение порядка, предусмотренного Инструкцией по учету товаров на аптечных складах (базах) аптечных управлений системы Министерства здравоохранения СССР.
1.5. Разрешается размножить приказ в необходимом количестве.
2. С введением настоящего приказа считать утратившими силу для аптечных управлений:
а) Приказ Министерства здравоохранения СССР N 1236 от 19 декабря 1978 г. "Об утверждении товарного раздела формы товарно-транспортной накладной";
б) Приказ Министерства здравоохранения СССР N 645 от 19 июня 1979 г. "Об утверждении товарного раздела формы товарно-транспортной накладной при механизированном учете" (кроме ГАПУ МЗ Латвийской ССР);
в) Приказ Министерства здравоохранения СССР N 100 от 28 января 1980 г. "Об утверждении товарного раздела формы товарно-транспортной накладной".
3. Контроль за исполнением приказа возложить на Главное аптечное управление Министерства здравоохранения СССР (т. Клюев М.А.).
| Заместитель Министра здравоохранения СССР | Н.М. Шмаков |
Инструкция по учету товаров на аптечных складах (базах) аптечных управлений системы Министерства здравоохранения СССР (утв. приказом Минздрава СССР от 20 января 1984 г. N 78)
I. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с требованиями "Основных положений по учету материалов на предприятиях и стройках" (письмо Министерства финансов СССР от 30 апреля 1974 г. N 103), "Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета производственно-хозяйственной деятельности предприятий, строек и хозяйственных организаций", утвержденной Министерством финансов СССР по согласованию с ЦСУ СССР от 30 мая 1968 г. N 130 с учетом внесенных дополнений и изменений и инструктивных указаний Министерства здравоохранения СССР.
1.2. С целью единства ведения учета товаров и обеспечения сохранности ценностей Инструкция определяет порядок ведения учета товаров и тары *(1) на складах (базах) *(2) главных аптечных управлений системы Министерства здравоохранения СССР.
1.3. На складах материальная ответственность за товары возлагается в отделах с раздельной материальной ответственностью на заведующего отделом и его заместителей; при коллективной (бригадной) материальной ответственности она возлагается на работников отдела, входящих в состав бригады и принимающих участие в приемке, хранении и отпуске товаров.
1.4. Основными задачами, возложенными на склад, являются получение, хранение и отпуск товаров аптечным, лечебно-профилактическим и другим учреждениям здравоохранения.
1.5. В целях полной сохранности товаров руководство склада обязано обеспечить:
- условия для хранения товаров на складе с предоставлением оборудованных стеллажами, полками, сейфами, шкафами, холодильными камерами помещений или специально приспособленных складских площадок (для товаров открытого хранения) по укрупненным фармако-терапевтическим группам с учетом физико-химических свойств и других особенностей товаров;
- весоизмерительными приборами, необходимым оборудованием и инвентарем, мерной тарой, а также приспособлениями и механизмами, облегчающими выполнение трудоемких работ в отделах склада;
- обособленное хранение легковоспламеняющихся и взрывоопасных товаров (в специально выделенных для этого помещениях, изолированных от других товаров и отделов склада) и товаров, принятых на ответственное хранение и забракованных при приемке;
- внедрение современных методов доставки товаров в аптечные и лечебно - профилактические учреждения (централизованный завоз, контейнерные перевозки и т.д.);
- строгое соблюдение всеми работниками склада порядка приемки, хранения, учета, отпуска и вывоза (выноса) товарных ценностей, установленного настоящей Инструкцией;
- применение единой номенклатуры кодов медицинских товаров и поставщиков, разработанной Главным аптечным управлением МЗ СССР;
- присвоение постоянного номера (кода) каждому отделу склада, который указывается во всех первичных документах, относящихся к операциям по данному месту хранения (отделу);
- применение современных методов ведения бухгалтерского учета, механизации и автоматизации работ по учету товаров;
- утверждение перечня лиц (по согласованию с главным бухгалтером), имеющих право подписи документов, разрешающих получение и отпуск, а также вывоз (вынос) товаров со склада. Отделы склада и контрольно-пропускной пункт (бюро пропусков, проходная) должны быть обеспечены образцами подписей этих лиц. Число лиц, имеющих право подписи документов на получение и отпуск ядовитых, наркотических, дефицитных лекарственных средств и спиртов, должно быть ограничено;
- своевременное доведение и организацию изучения материально ответственными лицами инструкций, положений и других нормативных актов (документов), регламентирующих операции с товарными ценностями по приемке, хранению и отпуску их;
- принятие, освобождение и перемещение материально ответственных лиц с ведома главного бухгалтера склада с обязательным проведением полной инвентаризации наличия товарно-материальных ценностей, находящихся в отделах склада, и передачей их по акту другим материально ответственным лицам, назначенным приказом по складу;
- проведение в установленные сроки инвентаризаций остатков товарно-материальных ценностей и своевременное отражение в бухгалтерском учете результатов этих инвентаризаций;
- проведение ежеквартально во всех отделах склада внезапных выборочных проверок наличия товаров по типовой форме инв.-3;
- заключение договоров о материальной ответственности (индивидуальной, коллективной, бригадной) с материально ответственными лицами в соответствии с действующими нормативными актами (документами).
1.6. На материально ответственных лиц и других работников отделов склада возлагается:
- правильное, своевременное и достоверное документальное оформление операций по движению товаров в порядке, установленном настоящей Инструкцией;
- рациональное размещение товаров по местам хранения отделов склада, а внутри их по отдельным группам, наименованиям и другим признакам, обеспечивающим свободный доступ к товарам на стеллажах, полках, поддонах, в контейнерах, шкафах, ящиках и т.д. с таким расчетом, чтобы обеспечить быструю их приемку, отпуск и проверку наличия;
- в местах выкладки каждой группы товаров прикреплять стеллажные карточки по форме N 73-АП на каждую поступившую партию медикаментов для контроля своевременности реализации препаратов по срокам годности;
- строгое соблюдение условий хранения товаров в складских помещениях (сейфах, металлических шкафах и т.д.) с учетом температурного режима, физико-химических свойств и противопожарной безопасности. При этом должна быть обеспечена техника безопасности;
- обособленное хранение легковоспламеняющихся и взрывоопасных товаров в специально выделенных для этого помещениях, изолированных от других товаров и отделов склада. При этом следует руководствоваться Инструкцией по организации хранения в аптечных учреждениях различных групп лекарственных средств и изделий медицинского назначения и Временной инструкцией о порядке хранения и обращения в аптечных учреждениях с лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения, обладающими огнеопасными и взрывоопасными свойствами, утвержденные Приказом Министерства здравоохранения СССР N 520 от 15 мая 1984 г.;
- раздельное хранение испорченных, негодных и принятых на ответственное хранение товаров.
1.7. Приемка и отпуск товаров без документального оформления категорически запрещается.
Не производится отпуск неоприходованных на склад товаров.
1.8. Ответственность за постановку и ведение учета товаров на складе возлагается на главного бухгалтера, указания и распоряжения которого в части правильного и своевременного оформления операций по движению товаров, обеспечению сохранности их и представлению в бухгалтерию первичных учетных и отчетных документов и сведений являются обязательными для всех работников склада. Главный бухгалтер организует документооборот и порядок движения учетных документов.
1.9. Учет товаров на складе ведется по учетным ценам (розничным и оптовым). В бухгалтерии учет товаров ведется в стоимостном выражении по отделам (бригадам, материально ответственным лицам), а в отделах склада - по наименованиям, номенклатурным номерам (кодам), фасовкам, дозировкам, количеству и т.д.
Учет товаров в отделах хранения склада ведется материально ответственными лицами на карточках по форме N 96-АП (при учете движения товаров вручную) по количеству.