Приём документов на уничтожение осуществляется два раза в неделю по вторникам и четвергам уполномоченным работником Управления материально-технического обеспечения Суда*(35).
О сдаче и приеме документов уполномоченные работники подразделения и Управления материально-технического обеспечения Суда проставляют подписи в Акте.
При этом уполномоченному работнику Управления материально-технического обеспечения Суда предоставляется право информировать руководителей соответствующих подразделений Суда о несоблюдении их подчиненными требований п. 4.8.8 настоящей Инструкции и необходимости устранения выявленных недостатков.
4.8.11. Уничтожение документов осуществляется в специально оборудованном для этих целей помещении в 3-дневный срок после получения путём механической переработки либо сожжения.
Место уничтожения документов, его оборудование, в том числе необходимыми средствами для уничтожения, определяются руководителем Управления материально-технического обеспечения Суда.
Об уничтожении документов уполномоченный работник Управления материально-технического обеспечения Суда сообщает в соответствующее подразделение и проставляет личную подпись в Акте.
Акты подшиваются в соответствующий наряд подразделения, а копии актов - в наряд Управления материально-технического обеспечения Суда.
4.9. Особенности приёма, учёта, хранения и отправки вещественных доказательств
4.9.1. Приём вещественных доказательств, поступивших в Суд с судебными делами, передача их в секретариаты судебных составов судебных коллегий (далее - секретариаты) для учета и прохождения в установленном порядке осуществляется экспедицией только в упакованном и опечатанном виде с описью содержимого на упаковке и указанием номера дела, к которому они приобщены.
При приёме предметов, истребованных Судом, их наличие может сверяться по сопроводительному письму.
4.9.2. В случае нарушения упаковки или отсутствия печатей уполномоченный работник экспедиции вскрывает упаковку и сверяет наличие содержимого в ней с описью на упаковке или с приложением в сопроводительном письме.
При отсутствии расхождений вещественные доказательства упаковываются и опечатываются печатью Суда.
О вскрытии упаковки и (или) выявленных нарушениях составляется акт (приложение 46), который вместе с поступившим делом и вещественными доказательствами передаётся по предназначению в соответствующие секретариаты для принятия решения, а второй экземпляр остаётся на хранении в экспедиции.
4.9.3. В секретариатах информация о поступлении вещественных доказательств вносится в электронную регистрационную карточку на судебное дело и в журнал учёта вещественных доказательств (приложение 29).
4.9.4. Вещественные доказательства хранятся*(36) в секретариатах в запирающихся и опечатываемых шкафах.
За сохранность вещественных доказательств, находящихся в секретариатах судебных составов, несет ответственность уполномоченный работник секретариата.
4.9.5. Передача вещественных доказательств судье и возвращение на хранение в секретариат отмечаются в электронной регистрационной карточке на судебное дело и в соответствующем журнале (приложение 29).
4.9.6. Вскрытие упаковки с вещественными доказательствами осуществляется по указанию судьи. Уполномоченный работник секретариата вскрывает упаковку с вещественными доказательствами, сверяет наличие содержимого с описью на ней или с приложением в сопроводительном письме и учитывает вещественные доказательства в журнале (приложение 29).
При наличии расхождений содержимого упаковки с описью на ней или с приложением в сопроводительном письме составляется акт (приложение 46), подлинник которого подшивается в дело, а копия приобщается к производству.
После вскрытия вещественные доказательства вновь упаковываются и опечатываются печатью Суда.
4.9.7. Распоряжение вещественными доказательствами осуществляется после вступления в законную силу решения Суда, вынесенного по первой инстанции, о чём делается отметка в журнале (приложение 29) со ссылкой на соответствующий документ (акт об уничтожении вещественных доказательств, квитанцию органа, принимающего предметы, подлежащие реализации, и т.д.).
Если предметы, являющиеся вещественными доказательствами, подлежат по решению Суда возврату владельцам, эти предметы выдаются им под расписку, которая подшивается в дело.
Вещественные доказательства, которые по решению Суда остаются при деле, хранятся в установленном порядке в течение всего срока хранения судебного дела в отделе хранения судебных документов Суда.
4.9.8. После рассмотрения судебных дел в апелляционном, кассационном или надзорном порядке дела с вещественными доказательствами передаются для отправки в экспедицию в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
4.9.9. Доставка судебных дел с вещественными доказательствами в виде предметов негабаритных размеров осуществляется фельдъегерской (специальной) связью. Для подготовки таких дел к отправке они передаются в Первый отдел под расписку на копии сопроводительного письма и в журнале учёта вещественных доказательств (приложение 29).
Обеспечение специальными упаковочными мешками для вложения и отправки вещественных доказательств фельдъегерской (специальной) связью осуществляется Управлением материально-технического обеспечения Суда по заявкам заведующих секретариатами (приложение 63).
5. Техническое обеспечение работы с документами
5.1. Порядок автоматизированной подготовки документов
5.1.1. Автоматизированная подготовка документов осуществляется в бюро автоматизированной подготовки документов (далее - автоматизированное бюро), а также непосредственно в подразделениях Суда в соответствии с правилами оформления документов.
5.1.2. Передаваемые в автоматизированное бюро рукописные документы должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа. Сокращения слов расшифровываются, за исключением общепринятых.
Работниками автоматизированного бюро печатание документов под диктовку не осуществляется.
5.1.3. Изготовление документов производится в порядке очерёдности поступления.
Документы с отметкой "Срочно" изготавливаются вне очереди. Отметка "Срочно" проставляется в верхней правой части первого листа, визируется с указанием должности лица, сделавшего отметку, и временем сдачи в автоматизированное бюро.
5.1.4. Рукописные документы принимаются автоматизированным бюро и выдаются в распечатанном виде под расписку в журнале учёта документов, подготовленных в бюро автоматизированной подготовки документов (приложение 30).
В верхнем левом углу первой страницы сдаваемой в автоматизированное бюро рукописи исполнителем (работником подразделения Суда) указываются:
- количество экземпляров;
- фамилия и номер служебного телефона исполнителя;
- дата передачи документа в автоматизированное бюро.
5.1.5. Изготовленные документы вместе с рукописями возвращаются исполнителю, а испорченные экземпляры распечатанного документа уничтожаются.
5.2. Порядок проведения копировальных и множительных работ
5.2.1. Тиражирование и ксерокопирование документов в Суде осуществляются в копировально-множительном бюро Управления документооборота и делопроизводства (далее - бюро).
Тиражирование документов объёмом до пяти страниц формата А4 и в количестве до 5 экземпляров осуществляется, как правило, в подразделениях Суда.
Порядок использования копировальной техники, установленной в подразделениях Суда, определяется руководителями подразделений Суда.
Для изготовления тиражей документов большего объёма или в большем количестве экземпляров оформляется заявка установленной формы (приложение 64).
5.2.2. Документы, передаваемые в бюро для тиражирования (ксерокопирования), должны быть предварительно разброшюрованы.
Тиражирование (ксерокопирование) документов осуществляется в порядке их поступления. Документы изготавливаются, как правило, в течение двух дней.
Срочное ксерокопирование выполняется вне очереди.
5.2.3. Изготовленные ксерокопии документов вместе с подлинниками выдаются заказчику под расписку в заявке. Заявки хранятся в бюро в течение года.
5.2.4. Ответственность за использование копировально-множительной техники, установленной в бюро, сохранность документов и учёт выполняемых работ несут его работники.