- полное наименование Суда;
- полное наименование подразделения Суда;
- индекс дела, наряда, производства по Сводной номенклатуре;
- номер тома;
- заголовок;
- дата начала и окончания;
- количество листов;
- срок хранения;
- архивный шифр для документов постоянного хранения.
При оформлении обложки наименования Суда и подразделения Суда указываются в именительном падеже в соответствии с их названиями в период, отражаемый документами.
При изменении наименования подразделения Суда указывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки.
Если наряд, производство содержат копии документов, то в конце заголовка ставится точка и делается отметка "Копии". Подлинность документа в заголовке не оговаривается.
Даты на обложке дела, наряда и производства должны отражать число, месяц и год регистрации самого раннего и самого позднего документов, включённых в дело, наряд и производство. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов.
При указании даты сначала пишется число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, год - полностью, наименование месяца - словом.
На обложках дел, нарядов и производств, состоящих из нескольких томов, даты проставляются на каждом томе.
Если в дело, наряд и производство включены документы, даты которых не совпадают с указанными на обложке, то под датой окончания с новой строки делается запись "В деле, наряде и производстве имеются документы за _______ год (годы)".
На обложке наряда, содержащего годовые планы и отчёты, дата может не указываться, так как их даты отражаются в заголовках.
На обложках производств с копиями судебных решений Суда указываются даты их вынесения.
На обложках нарядов, содержащих приказы, распоряжения, акты, доклады и стенограммы, проставляются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включённых в наряд.
На обложках нарядов с протоколами заседаний Президиума Суда, Пленума Суда и документами к ним указываются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих наряд.
Реквизит "срок хранения" на обложках должен соответствовать указанному в Сводной номенклатуре.
Архивный шифр (номер фонда, описи, дела) на обложках дела, наряда и производства постоянного хранения проставляется в отделе хранения после включения этих документов в годовые разделы сводных описей, утверждённых или согласованных Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации.
Обложки нарядов, содержащих документы на стандартных бланках, должны иметь размеры 229х324 мм.
Обложки других документов могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
4.4. Составление описей дел, нарядов и производств
4.4.1. На все завершённые в делопроизводстве Суда дела, наряды и производства постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, составляются описи дел, нарядов и производств.
На наряды временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются. Учёт их ведётся по Сводной номенклатуре.
4.4.2. Описи дел, нарядов, производств составляются отдельно: на дела, наряды и производства постоянного хранения; наряды, производства временного (свыше 10 лет) хранения и наряды по личному составу.
4.4.3. Описи дел, нарядов и производств составляются ежегодно работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства, при методическом руководстве отдела хранения по установленной форме (приложение 57) и представляются в отдел хранения через год после завершения нарядов в делопроизводстве подразделений Суда.
4.4.4. Описи дел, нарядов и производств составляются в двух экземплярах, один из которых передаётся вместе с делом, нарядом и производством в отдел хранения, а второй остаётся в качестве контрольного экземпляра в подразделении Суда.
4.4.5. При составлении описи дел, нарядов и производств необходимо соблюдать следующие требования:
- заголовки дел, нарядов и производств вносятся в опись в соответствии со Сводной номенклатурой;
- каждое дело, наряд и производство вносится в опись под отдельным порядковым номером; если дело, наряд и производство состоит из нескольких томов, то в опись вносится каждый том под отдельным номером;
- систематизация документов в описи и порядок присвоения номера описи устанавливаются отделом хранения;
- графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями на обложке;
- графа описи "Примечание" используется для отметок о приёме дел, нарядов и производств, особенностях их физического состояния, о наличии копий и т.д.
При заполнении в описи графы "Индекс дела, наряда и производства (тома, части)" указываются регистрационные номера, которые соответствуют индексам в Сводной номенклатуре.
Графа "Заголовок дела, наряда и производства (тома, части)" заполняется на основании записи, сделанной на обложке, без сокращений.
4.4.6. Если в опись включается дело, наряд и производство, состоящее из нескольких томов, то пишется общий заголовок и записываются номера томов; после каждого номера тома излагается его содержание, например:
Уголовное дело по обвинению Черенкова В.И. и Макарова Н.И. в хищении предметов, имеющих особую ценность, - ст. 164 УК РФ.
Том 1. Обвинительное заключение.
Том 2. Протокол судебного заседания.
Том 3. Речи государственного обвинителя и защиты.
Том 4. Материалы, приобщённые к делу в ходе судебного следствия, и приговор.
Переписка с Генеральной прокуратурой, Министерством внутренних дел и Министерством юстиции Российской Федерации по правовым, организационным и другим вопросам.
Том 1. Материалы по координации действий Верховного Суда, Генеральной прокуратуры, Министерства внутренних дел и Министерства юстиции Российской Федерации по борьбе с преступлениями и иными правонарушениями.
Том 2. Материалы по разработке единой системы учёта и отчётности о преступности.
4.4.7. Заголовки дополнительно обнаруженных дел, нарядов и производств (в количестве не более пяти), подлежащие внесению в опись, но по каким-либо причинам не внесённые в неё, могут быть внесены в опись под литерными номерами или в конец годового раздела. Аналогичные изменения вносятся в годовые разделы сводной описи нарядов постоянного хранения.
В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью (в круглых скобках) количество документов, числящихся по описи, а также оговариваются особенности их нумерации в описи (литерные и пропущенные номера).
4.4.8. Опись подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Управления документооборота и делопроизводства и утверждается руководителем подразделения Суда.