4.2.3. При формировании дел, нарядов и производств необходимо соблюдать следующие основные правила:
- группировать документы постоянного и временного хранения необходимо в отдельные дела, наряды и производства;
- включать в дело, наряд и производство по одному экземпляру каждого документа;
- группировать в дело, наряд и производство документы одного календарного года; исключение составляют переходящие наряды, судебные и личные дела;
- в дело, наряд и производство не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дублетные экземпляры, черновики;
- дело, наряд и производство должны содержать не более 250 листов и иметь толщину не более 4 см (при большем количестве листов дело, наряд и производство разделяются на тома, а единый индекс и заголовок дела, наряда, производства проставляются на каждом томе с добавлением: "том 1", "том 2").
4.2.4. Документы внутри дела, наряда и производства располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности, по территориальному признаку, в алфавитном порядке или их сочетании.
4.2.5. Организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения) с относящимися к ним приложениями группируются в наряды по видам и в хронологическом порядке.
Положения (порядки, инструкции), утверждённые организационно-распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по общим вопросам деятельности Суда группируются отдельно от приказов по личному составу. При больших объёмах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности Суда (приём на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группируются в отдельные наряды.
Документы в личных делах*(30) располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определённому вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в наряд текущего года с указанием индекса наряда предыдущего года.
4.2.6. Контроль за правильностью формирования дел, нарядов и производств в подразделениях Суда осуществляют руководители подразделений Суда. Формирование дел, нарядов и производств осуществляется при методическом руководстве Управления документооборота и делопроизводства.
4.3. Оформление дел, нарядов и производств
4.3.1. Оформление дел, нарядов и производств (подготовка их к хранению) осуществляется работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства, под контролем руководителей этих подразделений и при методической помощи Управления документооборота и делопроизводства.
4.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел, нарядов и производств.
Полному оформлению подлежат дела, наряды и производства постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.
Полное оформление дела, наряда и производства предусматривает:
- оформление реквизитов обложки по установленной форме (приложения 58, 59, 60, 61, 62);
- подшивку или переплёт (брошюровку);
- нумерацию листов;
- составление листа-заверителя (заверительной надписи) (далее - лист заверитель) (приложение 51);
- составление внутренней описи документов (приложение 54);
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки.
Частичному оформлению подлежат наряды и производства временного (до 10 лет включительно) хранения, при этом систематизация документов не проводится, листы не нумеруются, лист-заверитель не составляется.
4.3.3. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу подшиваются в твердую обложку в три - четыре прокола прочными нитками или переплетаются с учётом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При этом тексты всех документов, виз и резолюций на них должны располагаться на расстоянии 2 см от линии подшивки, а листы - не выступать за края обложки. Если текст расположен близко к краю листа, то к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую подшивается документ.
При подготовке дел, нарядов и производств к подшивке (переплёту) металлические скрепления (скобы, скрепки) из документов удаляются.
4.3.4. При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в личное дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из личных дел и на них составляется отдельная опись.
4.3.5. В конце каждого дела, наряда и производства подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела, наряда и производства (для учёта особо ценных документов) - бланки внутренней описи документов дел, нарядов и производств.
4.3.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включённых в дело, наряд и производство, все листы документов (в том числе листы с резолюцией Руководства Суда, имеющие историческую, научную или практическую ценность), кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.
Листы дел, нарядов и производств, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, наряде, производстве, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист.
Подшитые в дело, наряд и производство конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело, наряд и производство документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле, наряде и производстве.
4.3.7. После завершения нумерации листов для их учёта и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель (приложение 51).
Лист-заверитель составляется на отдельном листе (бланке), в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.
В листах-заверителях указываются особенности нумерации документов: наличие литерных и пропущенных номеров, номера листов с наклеенными документами, номера крупноформатных документов, номера вшитых в наряд конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
Лист-заверитель подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела, наряда и производства (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела, наряда и производства.
4.3.8. Для учёта документов в делах, нарядах и производствах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись установленной формы.
Листы внутренней описи нумеруются римскими цифрами и подшиваются перед первым листом дела, наряда, производства. Если наряд подшит или переплетён без бланка внутренней описи, то бланк приклеивается к внутренней стороне обложки.
В итоговой записи внутренней описи цифрами и прописью указывается количество документов в деле, наряде, производстве и количество листов описи.
Внутренняя опись подписывается её составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Изменения состава документов дел, нарядов, производств (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела, наряда и производства.
4.3.9. Обложка дел, нарядов, производств постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме.
Надписи на обложке дел, нарядов и производств следует выполнять чернилами разборчиво, без сокращений.
Заголовки дел, нарядов и производств должны соответствовать заголовкам, указанным в Сводной номенклатуре.
На обложке дела, наряда, производства указываются: