4.4.9. Описи подразделений Суда служат основой для составления годовых разделов сводных описей документов Суда постоянного хранения, а также годовых разделов сводных описей документов временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, подготовка которых возлагается на отдел хранения.
4.5. Передача дел, нарядов и производств в отдел хранения
4.5.1. Формируемые в результате деятельности Суда документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от техники и способа фиксирования информации в них подлежат передаче на постоянное хранение.
Отдел хранения осуществляет временное хранение (в течение 15 лет) архивных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения до передачи их на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.
4.5.2. Подготовленные и оформленные дела, наряды и производства передаются подразделениями Суда в отдел хранения по истечении трёх лет после завершения их в делопроизводстве по описям в двух экземплярах.
Наряды и производства временного (свыше 10 лет) хранения передаются в отдел хранения в те же сроки, что и дела, наряды и производства постоянного хранения, по описям, составленным отдельно от дел, нарядов и производств постоянного хранения.
Наряды и производства временного (до 10 лет включительно) хранения или до минования надобности не подлежат передаче в отдел хранения.
Дела, наряды и производства передаются в отдел хранения по описям (приложение 57).
4.5.3. При передаче дела, наряда и производства в отдел хранения начальником отдела хранения или его заместителем в присутствии работника подразделения Суда производится проверка правильности их формирования и оформления.
Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел, нарядов и производств работники подразделений Суда, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны устранить.
В конце каждого экземпляра описи проставляются: количество (цифрами и прописью) фактически принятых дел, нарядов, производств, дата приёма и передачи, подписи работников отдела хранения и подразделения Суда.
Дела, наряды и производства постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения принимаются в отдел хранения с полистным просмотром, в остальных случаях проверяется соответствие количества передаваемых дел (личных), нарядов и производств описям.
4.5.4. Выявленные работниками отдела хранения недостатки в формировании и оформлении дел, нарядов, производств, предусмотренные данной Инструкцией, устраняются работниками подразделений Суда.
4.6. Временное хранение дел, нарядов и производств
4.6.1. С момента заведения и до передачи в отдел хранения дела, наряды и производства хранятся в подразделениях Суда по месту их формирования.
Руководители подразделений Суда и работники, ответственные за ведение делопроизводства, несут ответственность за сохранность документов дел, нарядов и производств.
4.6.2. Дела, наряды и производства должны находиться в служебных помещениях и располагаться в вертикальном положении корешками наружу в запирающихся шкафах или на стеллажах в специально отведённых для этой цели помещениях, в которых обеспечивается их полная сохранность, в том числе от воздействия пыли и солнечного света. На корешках обложек дел, нарядов и производств указываются индексы по Сводной номенклатуре.
Для обеспечения поиска документов они размещаются в соответствии со Сводной номенклатурой.
Выписка из Сводной номенклатуры помещается на внутренней стороне шкафа.
4.6.3. Подготовленные и оформленные в установленном порядке дела, наряды и производства постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения по истечении трёх лет после завершения их в делопроизводстве подразделений Суда передаются в отдел хранения.
4.6.4. Изъятие документов из дел, нарядов и производств постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководства Суда с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах изъятия подлинника.
4.7. Экспертиза ценности документов
4.7.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
4.7.2. Экспертиза ценности документов в Суде проводится:
- в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, нарядов и производств, в процессе их формирования и при подготовке к передаче в отдел хранения;
- в отделе хранения - в процессе подготовки дел, нарядов и производств на постоянное хранение.
4.7.3. Экспертиза ценности документов, находящихся на хранении в подразделениях Суда, осуществляется ежегодно в этих подразделениях работником, ответственным за ведение делопроизводства, под контролем непосредственного руководителя.
4.7.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:
- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в отдел хранения и Государственный архив Российской Федерации;
- отбор документов временного (до 10 лет включительно) хранения, сроки хранения которых не истекли;
- выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, срок хранения которых истёк.
4.7.5. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов архивного фонда Суда создаётся постоянно действующая Экспертная комиссия Суда (далее - ЭК Суда). Она назначается приказом Председателя Суда или его первого заместителя из числа компетентных лиц Суда.
Функции и права ЭК Суда, организация её деятельности определяются соответствующим положением, утверждённым приказом по Суду.
4.8. Порядок уничтожения документов
4.8.1. Порядок определяет уничтожение документов, не подлежащих дальнейшему хранению в секретариатах судебных составов и подразделениях Суда.
Отбор и подготовка документов на уничтожение
4.8.2. Уничтожению подлежат находящиеся на хранении в подразделениях Суда документы с истекшими сроками хранения (до 5 лет) и с пометкой "До минования надобности" по Сводной номенклатуре.
Не подлежащие регистрации документы (черновики, проекты документов, рабочие материалы и иные документы), утратившие практическое значение, могут уничтожаться в установленном настоящей Инструкцией порядке.
4.8.3. Документы архивного фонда Суда уничтожаются после рассмотрения их постоянно действующей ЭК Суда в установленном соответствующей Инструкцией*(31) порядке.
4.8.4. Испорченные бланки исполнительных листов уничтожаются в соответствии с настоящей Инструкцией в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 31 июля 2008 г. N 579.
4.8.5. Отбор и подготовка находящихся в подразделениях Суда документов на уничтожение осуществляются работником соответствующего подразделения, ответственным за ведение делопроизводства (далее - уполномоченный работник подразделения)*(32), под контролем непосредственного руководителя*(33).
4.8.6. По результатам отбора составляется Акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению, который утверждается руководителем подразделения Суда (приложение 55).
В актах на уничтожение документов не должно быть никаких исправлений.
4.8.7. В случае изъятия из производств (нарядов), подлежащих уничтожению, отдельных документов, необходимых для работы и дальнейшего хранения, на них составляется перечень, в котором указывается, какие документы и из каких производств (нарядов) изъяты, учётные или регистрационные номера, наименования документов, номера листов, а также в какие производства (наряды) подшиты изъятые документы (приложение 56).
Перечень подписывается уполномоченным работником подразделения Суда и прилагается к Акту.
4.8.8. После утверждения Акта указанные в нем документы, а также документы, не подлежащие регистрации, складываются в упаковочные мешки. При этом из документов изымаются все металлические предметы (скрепки, скобы и т.п.)*(34). После заполнения упаковочные мешки завязываются бечёвкой или скотчем (клейкой лентой).
До передачи на уничтожение упаковочные мешки с документами должны размещаться отдельно от других документов в специально отведённом для этой цели месте (помещении).
4.8.9. Обеспечение подразделений упаковочными мешками, клейкой лентой, тележками для перевозки документов осуществляется Управлением материально-технического обеспечения Суда по заявкам руководителей подразделений.
Передача и прием документов на уничтожение, уничтожение документов
4.8.10. Передача документов на уничтожение (погрузка и вывоз) осуществляется уполномоченным работником подразделения Суда.