3.17. Порядок работы с судебными делами, процессуальными и другими служебными документами
3.17.1. Работники Суда несут ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации.
3.17.2. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни неисполненные документы, а также судебные дела, находящиеся у судей, консультантов и других работников аппарата Суда, по указанию председателя судебного состава, руководителя подразделения Суда передаются другому лицу с обязательной отметкой в лицевых счетах и электронных карточках АИС.
3.17.3. Судебные дела, производства, служебные документы в нерабочее время хранятся в сейфах, железных шкафах, закрытых стеллажах и других определённых для этой цели хранилищах. При выходе работников Суда из кабинетов в рабочее время двери помещений должны быть закрыты на замок. Двери помещений секретариатов судебных составов, подразделений Суда, в которых хранятся судебные дела и другие служебные документы в открытом виде (на стеллажах), в нерабочее время закрываются и опечатываются.
Об утрате судебных дел, производств и документов немедленно сообщается председателю судебного состава, руководителю подразделения Суда и в Управление документооборота и делопроизводства с последующим докладом Руководству Суда.
3.17.4. Выдача производств работникам Суда осуществляется под расписку в книге выдачи документов (приложение 23).
4. Формирование, оформление дел, нарядов и производств. Хранение документов
4.1. Составление Сводной номенклатуры дел, нарядов и производств
4.1.1. Сводная номенклатура дел, нарядов и производств Суда (далее - Сводная номенклатура) - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, нарядов и производств, книг и журналов регистрации (учёта) документов, картотек, заводимых в подразделениях Суда (далее - дела, наряды и производства), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение 53).
4.1.2. Сводная номенклатура предназначена для организации учёта документов в делопроизводстве Суда, группировки исполненных документов в дела, наряды и производства, их систематизации, индексации и определения сроков хранения.
Сводная номенклатура является основой для составления описей дел, нарядов и производств постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также учёта дел, нарядов и производств временного (до 10 лет включительно) хранения.
4.1.3. При составлении Сводной номенклатуры необходимо руководствоваться Положением об аппарате Суда, положениями о подразделениях Суда, штатным расписанием, перечнем документов Суда с указанием сроков их хранения в Суде, а также сводными номенклатурами за предшествующие годы.
4.1.4. Сводная номенклатура состоит из разделов, наименованиями которых являются наименования подразделений Суда, расположенные в ней в соответствии со структурой Суда в установленном порядке.
Раздел Сводной номенклатуры подразделения Суда составляется работником подразделения Суда, ответственным за ведение делопроизводства. После согласования с отделом хранения этот раздел подписывается руководителем подразделения Суда и представляется в общий отдел для формирования и подготовки Сводной номенклатуры к утверждению.
Не реже одного раза в пять лет, если не было изменений в структуре Суда, Сводная номенклатура согласовывается отделом хранения с Государственным архивом Российской Федерации.
4.1.5. В Сводную номенклатуру включаются заголовки (наименования) дел, нарядов и производств, книг и журналов регистрации (учёта) документов, картотек, которые заводятся в подразделениях Суда на всех документируемых участках работы подразделений Суда.
В Сводную номенклатуру не включаются периодические издания.
4.1.6. Сводная номенклатура в конце каждого года уточняется на основании предложений подразделений Суда, подписывается начальником Управления документооборота и делопроизводства, утверждается первым заместителем Председателя Суда и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Утверждённый экземпляр Сводной номенклатуры является документом постоянного хранения и включается в раздел общего отдела.
Для использования в служебной деятельности изготавливается необходимое количество копий Сводной номенклатуры.
После утверждения Сводной номенклатуры подразделения Суда получают выписки из неё для использования в работе.
4.1.7. Графы Сводной номенклатуры заполняются следующим образом.
В графе 1 Сводной номенклатуры указываются индексы каждого дела, наряда и производства, включённого в Сводную номенклатуру.
Индекс дела, наряда и производства состоит из буквенного обозначения подразделения Суда и порядкового номера заголовка дела, наряда и производства в соответствующем разделе Сводной номенклатуры, которые разделяются чертой.
Например: "ВС-01", где "ВС" - обозначение общего отдела, "01" - порядковый номер заголовка наряда в разделе Сводной номенклатуры.
В графу 2 Сводной номенклатуры включаются заголовки дел, нарядов, производств (томов).
Порядок расположения заголовков дел, нарядов, производств внутри разделов и подразделов Сводной номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, наряды и производства, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, нарядов, производств с организационно-распорядительными документами (приказы, распоряжения по Суду). При этом заголовки дел, нарядов, производств, содержащих акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, располагаются перед заголовками дел, нарядов, производств с приказами и распоряжениями по Суду. Затем располагаются заголовки дел, нарядов, производств, содержащих плановые и отчётные документы.
Заголовок дела, наряда, производства должен чётко отражать основное содержание и состав документов.
Не допускается употребление в заголовках дел, нарядов, производств неконкретных формулировок (например, "разные материалы", "общая переписка"), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
В заголовках нарядов, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела, наряда, производства употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются наименования основных видов документов, сгруппированных в дела, наряды, производства (планы, доклады, справки, заявления, отчёты и т.д.).
Например: "Документы (планы, справки, обзоры) по обобщению судебной практики в связи с изменениями, внесёнными в ст. 105 Уголовного кодекса Российской Федерации".
Заголовки нарядов по вопросам, не разрешённым в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в Сводную номенклатуру следующего года с тем же индексом.
В заголовках нарядов, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведётся. Если переписка ведётся с однородными корреспондентами, последние не указываются в заголовке, а даётся их общее видовое наименование, разнородные корреспонденты также не перечисляются.
Например:
- переписка с Конституционным Судом Российской Федерации по правовым вопросам;
- переписка с органами государственной власти по правовым вопросам.
Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел, нарядов и производств.
В графе 3 Сводной номенклатуры по окончании календарного года указывается количество дел, нарядов и производств (томов).
В графе 4 Сводной номенклатуры указываются срок хранения дел, нарядов, производств и номера статей по Сводной номенклатуре.
В графе 5 Сводной номенклатуры "Примечание" проставляются отметки о переходящих делах, нарядах и производствах, об уничтожении и др.
4.1.8. Во вновь созданном подразделении Суда в месячный срок составляется раздел Сводной номенклатуры подразделения Суда, который после согласования в отделе хранения подписывается руководителем подразделения Суда и представляется в общий отдел для включения его в Сводную номенклатуру.
4.1.9. В случае упразднения (реорганизации) подразделения Суда в месячный срок в общий отдел представляется выписка из Сводной номенклатуры (соответствующий раздел) за подписью руководителя подразделения Суда о его закрытии (с указанием количества нарядов, производств, книг и журналов, заведённых в подразделении Суда) или предложения по внесению изменений.
Все изменения, вносимые в Сводную номенклатуру по предложениям подразделений Суда, согласовываются с общим отделом и отделом хранения.
4.1.10. По окончании календарного года (до 20 января следующего года) подразделениями Суда в общий отдел представляются сведения о категориях и количестве заведённых в текущем году дел, нарядов и производств*(29) за подписью руководителей подразделений Суда для внесения их в Сводную номенклатуру.
На основе этих данных общий отдел делает итоговую запись в Сводную номенклатуру о количестве заведённых дел, нарядов и производств, отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи Сводной номенклатуры, передаются в отдел хранения.
4.2. Формирование дел, нарядов и производств
4.2.1. Формирование дел, нарядов и производств - систематизация, группировка и подшивка исполненных документов в дела, наряды и производства в соответствии со Сводной номенклатурой.
Формирование дел, нарядов и производств осуществляется в подразделениях Суда работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства, по мере поступления исполненных документов. Не допускается накапливание и хранение неподшитых документов.
4.2.2. Индекс дела, наряда и производства, в который необходимо подшивать документ, определяется руководителем подразделения Суда или исполнителем в соответствии со Сводной номенклатурой.