3.10.46. Письменные обращения, поступившие в Приёмную, учитываются и передаются в соответствующие группы Управления для дальнейшего прохождения в установленном настоящей Инструкцией порядке.
На обращении и его копии, которая подлежит возврату заявителю, ставится штамп Приёмной (приложение 75).
3.10.47. Сведения о лицах, обратившихся в Приёмную, учитываются в АИС.
3.10.48. Работником Приёмной наводятся справки в АИС о движении в Суде заявлений, жалоб (представлений), судебных дел и других документов, а также выдаются копии решений Суда (по запросам заявителей).
3.10.49. Заявления о выдаче документов Суда или их копий непосредственно заявителю регистрируются в АИС.
3.10.50. Решения по заявлениям, жалобам, официальные письма Руководства и судей Суда, а также иные документы выдаются заявителю под расписку с указанием даты выдачи и фамилии заявителя.
Заявление о выдаче непосредственно заявителю документов Суда или их копий, а также расписка подшиваются в производство.
3.10.51. Повторная выдача копий решений Суда и официальных писем осуществляется в установленном настоящей Инструкцией порядке.
3.10.52. Ознакомление заявителя или лиц, участвующих в деле, с материалами производств осуществляется в установленном порядке с отметкой в соответствующем журнале (приложение 28).
3.11. Делопроизводство в архивном фонде Суда
3.11.1. Порядок прохождения документов и работы с ними в отделе хранения судебных документов (далее - отдел) регламентируется настоящей Инструкцией, задачами и функциями отдела и должностными регламентами его работников.
3.11.2. Для обеспечения оперативного поиска и использования информации в отделе используется АИС.
3.11.3. Приём и учёт документов, поступивших в отдел, осуществляется в автоматизированном режиме.
Сведения о поступившем документе вводятся в АИС с внесением данных в электронную карточку, при этом документу автоматически присваивается входящий номер.
На первой странице документа ставится регистрационный штамп отдела с указанием номера и даты поступления документа (приложение 67).
Кроме того, регистрация осуществляется в журнале учёта и регистрации письменных запросов, заявлений по уголовным делам о выдаче копий документов, справок о результатах рассмотрения дел, а также запросов по личному составу.
3.11.4. Переданные из подразделений Суда на проверку жалобы, заявления учитываются в соответствующих журналах.
3.11.5. Работником подразделения Суда, из которого поступил документ, заполняются в соответствующем журнале следующие графы:
- дата поступления документа;
- фамилия, имя и отчество осуждённого, лиц, участвующих в деле, третьего лица;
- дата и подпись работника отдела о возврате документа; в случае, если документ остается в отделе, ставится отметка "архив";
- дата и подпись работника подразделения Суда о получении документа из отдела.
3.11.6. Документы, рассмотрение которых относится к компетенции отдела, передаются исполнителям в соответствии с их должностными регламентами.
3.11.7. В отделе входящим и исходящим документам по судебным делам присваивается номер судебного решения.
Документам, не связанным с конкретным судебным решением, а также документам, судебные решения по которым отсутствуют в Суде, присваивается номер, состоящий из индекса отдела, дефиса, порядкового номера, косой черты, вида документа, дефиса и текущего года (например: ОХД-15/гр-14).
3.11.8. Выдача дел, нарядов и производств работникам подразделений Суда осуществляется под расписку в книге выдачи документов (приложение 23). На выданное дело, наряд и производство заводится лист-заместитель.
Ознакомление с делами, нарядами и производствами, а также подготовка и направление ответов на запросы пользователей информацией о деятельности Суда осуществляются в соответствии с Положением о порядке ознакомления пользователей информацией с информацией о деятельности Верховного Суда Российской Федерации, находящейся в архивном фонде Верховного Суда Российской Федерации*(22).
3.11.9. В отделе ведётся учёт запросов по документам Суда (РСФСР, СССР).
3.11.10. В случае передачи документов из общего отдела на исполнение исходящий номер присваивается общим отделом, в электронной картотеке которого делается отметка об отправке ответа отделом хранения.
3.11.11. Документы, подготовленные для отправки, оформляются исполнителем в установленном порядке и передаются в экспедицию Суда.
Исполненные документы на бумажных носителях подшиваются в соответствующие наряды и производства.
3.12. Порядок работы с документами ограниченного распространения (с пометкой "Для служебного пользования"). Бланки строгой отчётности
3.12.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.
К документам ограниченного распространения (с пометкой "Для служебного пользования") относятся поступившие в Суд, а также созданные в Суде документы, содержащие данную информацию (наряды и издания)*(23).
Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (далее - "Для служебного пользования"), осуществляется в аппарате Суда в порядке, установленном для несекретных документов, с учётом особенностей, изложенных в настоящем разделе.
3.12.2. На служебных документах (в случае необходимости и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения Суда или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к этим документам.
3.12.3. Регистрация входящих и исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется специально назначенными работниками общего отдела.
Эти документы учитываются отдельно от несекретных документов. При незначительном объёме таких документов разрешается вести их учёт вместе с несекретными документами. При этом к номеру документа добавляется пометка "ДСП".
3.12.4. Документы, издания и наряды с пометкой "Для служебного пользования" хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах или металлических шкафах) в служебных помещениях.
Выдача этих служебных документов, нарядов и изданий производится под расписку в журнале передачи документов и только тем исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение.
Выносить документы, издания и наряды с пометкой "Для служебного пользования" из зданий Суда запрещается.
3.12.5. Передача документов, изданий и нарядов с пометкой "Для служебного пользования" судьям и работникам аппарата Суда осуществляется под расписку на срок не более 10 дней.
3.12.6. Печатание проектов и копирование документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляются только с письменного разрешения начальника общего отдела или его заместителя. При этом черновики (файлы) и варианты этих документов уничтожаются, о чём делается отметка в учётных формах.
На оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
3.12.7. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в другие организации осуществляется через подразделения фельдъегерской службы, спецсвязи в установленном порядке или нарочным. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет список рассылки, в котором для каждого адресата проставляется номер экземпляра. Список рассылки подписывается исполнителем и утверждается руководителем подразделения, подготовившего документ.
Передача документов с пометкой "Для служебного пользования" по незащищённым каналам факсимильной и электронной связи запрещается.
3.12.8. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в наряды в соответствии со Сводной номенклатурой дел, нарядов и производств. При этом на обложке наряда, в который подшиты такие документы, делается пометка "Для служебного пользования".
3.12.9. Отбор на уничтожение документов, изданий и нарядов с пометкой "Для служебного пользования", утративших своё практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по мере необходимости в установленном порядке*(24).