4.9. Филиал ФКУ, в срок, не превышающий двух рабочих дней с даты получения решения ФНС России от ЦА ФКУ, производит корректировку Планов-графиков либо оставляет Планы-графики без изменений в соответствии с решением ФНС России.
4.10. Филиал ФКУ совместно с УФНС не позднее 15 декабря текущего года обеспечивают подписание Планов-графиков.
4.11. Филиал ФКУ, в срок, не превышающий один рабочий день с момента утверждения Планов-Графиков, направляют средствами СЭД Планы-Графики в ЦА ФКУ.
4.12. ЦА ФКУ не позднее 20 декабря текущего года направляет в ФНС России сводный План-график на предстоящий календарный год в формате MS Excel.
4.13. УФНС доводит утвержденный План-график до ИФНС в срок не позднее 20 декабря текущего года.
4.14. Контроль за исполнением Планов-графиков осуществляет ФНС России по отчетным данным, представляемым ежеквартально ЦА ФКУ.
4.15. Обязанность по хранению документов, не включенных в План-график, возлагается на соответствующие ИФНС.
4.16. В случае необходимости внесения изменений в План-график инициатор изменений (УФНС или Филиал ФКУ) направляет средствами СЭД запрос на изменение Плана-графика Координатору по взаимодействию противоположной стороны на согласование.
4.17. Координатор по взаимодействию, получивший запрос на изменение Плана-графика, в срок, не превышающий два рабочих дня с даты получения запроса, обеспечивает согласование Плана-графика либо формирует протокол разногласий, который средствами СЭД направляет Координатору по взаимодействию противоположной стороны и ЦА ФКУ.
4.18. ЦА ФКУ, получив протокол разногласий, в срок, не превышающий один рабочий день, направляет запрос для принятия решения на уровень ФНС России.
4.19. ФНС России обеспечивает рассмотрение протокола разногласий и в срок, не превышающий 5 рабочих дней с даты получения запроса от ЦА ФКУ, сообщает в УФНС, с которым имеются разногласия, и ЦА ФКУ, принятое решение письмом за подписью заместителя руководителя ФНС России, координирующего работу ЦА ФКУ.
4.20. ЦА ФКУ, в срок, не превышающий один рабочий день, доводит соответствующее решение ФНС России до Филиала ФКУ.
4.21. Филиал ФКУ, в срок, не превышающий один рабочий день с даты получения решения ФНС России от ЦА ФКУ, в соответствии с полученным решением ФНС России, осуществляет корректировку Плана-графика либо оставляет План-график без изменений.
4.22. В случае согласования изменений Плана-графика Филиал ФКУ совместно с УФНС, в срок, не превышающий 10 рабочих дней с момента получения одной из сторон запроса корректировки Плана-графика, обеспечивают подписание Планов-графиков с использованием средств СЭД.
4.23. Внесение изменений в План-график допускается не более 1 раза в месяц для каждой из Сторон. Корректировке подлежат данные Плана-графика в периоды не ранее, чем через 1 календарный месяц с даты направления запроса на внесение изменений в План-график. Предыдущие периоды Плана-графика корректировке не подлежат.
4.24. Все решения об изменении Плана-графика в течение одного рабочего дня с даты утверждения доводятся УФНС до ИФНС и Филиалом ФКУ до ЦА ФКУ.
5. Подготовка документов для передачи на централизованное хранение
Подготовка документов к передаче на централизованное хранение включает в себя сортировку, определение сроков хранения, комплектование в архивную тару и формирование сопроводительного документа.
На централизованное хранение передаются объекты хранения а) с установленным сроком хранения, б) со сроком хранения до минования надобности, но не менее трех лет после получения налоговыми органами свидетельства о смерти налогоплательщика, либо документа о признании налогоплательщика - физического лица умершим.
Документы, предназначенные к передаче на централизованное хранение, комплектуются в архивные тары. При этом в одну архивную тару размещаются документы с одним и тем же сроком хранения. Включение листов одного документа в разные архивные тары не допускается.
Архивная тара представляет собой архивную папку формата A4 толщиной 75 мм. В исключительных случаях (когда один документ невозможно разместить в архивную папку толщиной 75 мм) возможно использование папок формата А4 толщиной 100 мм, 150 мм или архивной тары (ширина 250 мм, высота 260 мм, длина 300 мм). Допускается размещение нескольких пачек документов в одну архивную папку размером 75мм.
ИФНС (Филиал ФКУ) при комплектовании архивных тар, несет ответственность:
- за правильность формирования и комплектования передаваемых объектов хранения;
- правильность оформления сопроводительной документации;
- полноту заполнения передаваемых тар (не менее 90%).
5.1. Подготовка для передачи на централизованное хранение документов и конвертов, прошедших централизованную обработку
Подготовка документов, подлежащих централизованному хранению, а также комплектация документов и конвертов в архивные тары, осуществляется УФНС/ИФНС или Филиалом ФКУ по месту хранения документов в соответствии с приказом ФНС России от 18.07.2012 N ММВ-7-1/505@.
Подготовка для передачи на централизованное хранение документов, хранившихся после централизованной обработки в УФНС/ИФНС, производится в порядке, определенном п. 5.2 настоящего Порядка.
5.2. Подготовка для передачи на централизованное хранение документов и конвертов, не прошедших централизованную обработку
Подготовка документов, не прошедших централизованную обработку, а также комплектование архивных папок документами и конвертами, осуществляется УФНС/ИФНС по месту хранения документов.
На каждую архивную папку формируется передаточная опись.
5.2.1. Формирование архивных папок документов, ранее учтенных в ПК "Архивист"
Документы, ранее учтенные в ПК "Архивист", комплектуются в архивные папки пачками документов в соответствии с Реестром пачки, сформированным в СЭОД, согласно Приложению N 4. Если в процессе хранения пачки в архиве налогового органа из нее изымались документы, перед передачей в Филиал ФКУ Реестр пачки необходимо актуализировать, распечатав уточненный. Уточнённый реестр необходимо разместить в архивной папке вместе с пачкой документов, соответствующих данному реестру.
Архивная папка маркируется сотрудником налогового органа этикеткой с двумерным штрих-кодом - уникальным номером папки, формируемой в ПК "Архивист". Этикетка с уникальным номером архивной папки должна быть наклеена в верхней части торца папки.
5.2.2. Формирование архивных папок документов, ранее не учтенных в ПК "Архивист"
Документы, ранее не учтенные в ПК "Архивист", комплектуется в архивные папки пачками документов в соответствии с Реестром пачки, сформированным в СЭОД, согласно Приложению N 4.
Пачки документов формируются из оригиналов документов, поступающих в архив налогового органа. К ним прилагается Реестр пачки. Если в процессе хранения пачки в налоговом органе из нее изымались документы, в графе "Примечание" Реестра пачки, напротив переданного документа, вручную ставится соответствующая отметка с указанием причины и даты изъятия документа из пачки.
При подготовке к передаче на архивное хранение пачек с документами, ранее не учтенными в ПК "Архивист", поле "количество документов" в Реестре пачки подлежит ручной корректировке. Реестр пачки укомплектовывается в архивную папку вместе с документами.
Архивная папка должна иметь свой номер, который формируется в разрезе ИФНС и года документа (NNNN_GGGG_nnnn, где: NNNN - код ИФНС по справочнику СОУН, GGGG - год документов, nnnn - четырехзначный сквозной порядковый номер папки в пределах года). Указанный порядковый номер прописывается в торцевой части архивной папки вместе с кодом ИФНС и годом документов.
5.2.3. Формирование передаточной описи
5.2.3.1. Документы, ранее учтенные в ПК "Архивист"
Передаточная опись формируется в ПК "Архивист" как в электронном виде, так и на бумажном носителе. Передаточная опись на бумажном носителе составляется в двух экземплярах, один экземпляр передается вместе с архивными папками в Филиал ФКУ, а второй остается в налоговом органе.
На скомплектованную архивную папку формируется передаточная опись согласно Приложению N 5, которая пересылается сотрудником ИФНС из ПК "Архивист" в ИС ЦОХД Филиала ФКУ.
Передаточная опись на бумажном носителе формируется на каждую архивную папку. На каждом экземпляре передаточной описи на бумажном носителе сотрудником налогового органа вручную проставляется срок хранения передаваемых документов. Опись подписывается ответственным сотрудником налогового органа и заверяется печатью "Для документов".
5.2.3.2. Документы, ранее не учтенные в ПК "Архивист"
На скомплектованные архивные папки с пачками документов формируется передаточная опись, согласно Приложению N 6.
Передаточная опись на архивные папки с декларациями 3-НДФЛ физических лиц формируется согласно Приложению N 7.
Передаточная опись на архивные папки направляется в Филиал ФКУ с сопроводительным письмом средствами СЭД не позднее дня передачи бумажных документов.
Передаточная опись на бумажном носителе составляется в двух экземплярах, один экземпляр передается вместе с архивными папками в Филиал ФКУ, а второй остается в налоговом органе.
В каждой передаточной описи сотрудником налогового органа вручную проставляется срок хранения передаваемых документов. Опись подписывается ответственным сотрудником налогового органа и заверяется печатью "Для документов".