Передаточная опись на бумажном носителе может формироваться как на одну архивную папку, так и на несколько.
6. Прием-передача документов на централизованное хранение
Документы доставляются на централизованное хранение в соответствии с Планом-графиком, в сопровождении уполномоченных лиц налогового органа или Филиала ФКУ. Передача архивных тар производится по передаточной описи или Акту приема-передачи документов (Приложение N 8).
Документы не подлежат приему на централизованное хранение и возвращаются в налоговый орган (или Филиал ФКУ), представивший документы, в случаях если:
- архивная папка укомплектована не в полном объеме (менее 90%);
- в архивной папке присутствуют документы, не указанные в передаточной описи или в Акте приема-передачи документов указано неверное количество архивных папок (документов);
- архивные папки укомплектованы документами с различными сроками хранения;
- архивная папка находится в ветхом состоянии, не позволяющем обеспечивать сохранность размещенных в ней документов в течение всего срока хранения.
6.1.Прием-передача на централизованное хранение документов, прошедших централизованную обработку и передаваемых Филиалом ФКУ
После централизованной обработки отделение Филиала ФКУ или Филиал ФКУ другого региона передают документы, укомплектованные в архивные папки, на централизованное хранение по Акту приема-передачи документов. При приеме документов на централизованное хранение сотрудник Филиала ФКУ сверяет общее количество архивных папок по Акту приема-передачи документов. По результатам проверки Акты приема-передачи документов подписываются уполномоченными сотрудниками и заверяются печатью "Для документов".
Акты приема-передачи документов подшиваются в дело и подлежат хранению в течение срока хранения передаваемых по ним объектов хранения.
Архивные папки, на которые сформированы акты приема-передачи документов, размещаются на централизованное хранение с использованием АИС "Налог-ЦОД" СПОНИ.
6.2. Прием-передача на централизованное хранение документов, хранившихся в оперативных хранилищах ИФНС/УФНС
Филиал ФКУ, выполняющий функцию централизованного хранения документов, осуществляет прием архивных папок, сверяя общее количество с количеством, указанным в передаточной описи.
Филиал ФКУ в течение 3 рабочих дней со дня поступления архивных папок с документами, осуществляет:
- проверку исполнения налоговыми органами требований по формированию архивных папок с документами;
- прием передаточной описи в электронном виде;
- формирование акта приема-передачи (возврата) документов согласно Приложению N 9 (N 10) по результатам проверки архивных папок. При обнаружении нарушений требований к формированию архивных папок Филиал ФКУ обязан отказать в приеме архивных папок с документами и сформировать акт возврата документов. Архивная папка вместе с актом возврата документов возвращается при последующей передаче документов в ИФНС для дальнейшего исправления выявленных при приеме ошибок. Акты приема-передачи (возврата) документов подписываются сотрудником Филиала ФКУ и заверяются печатью "Для документов";
- прием, маркировку и размещение архивных папок с документами, на которые сформированы акты приема-передачи, на централизованное хранение.
7. Централизованное хранение документов
7.1. Функции Филиала ФКУ при централизованном хранении документов
Филиал ФКУ:
7.1.1. Осуществляет приём на централизованное хранение объектов хранения.
7.1.2. Обеспечивает учет и сохранность переданных на централизованное хранение объектов хранения в течение сроков их хранения, установленных приказами и распоряжениями ФНС России и нормативными правовыми актами Российской Федерации.
7.1.3. Осуществляет топографирование архива (Приложение N 18), упорядоченное размещение документов и формирование топографических указателей на места хранения документов.
7.1.4. Осуществляет выдачу объектов хранения во временное или безвозвратное пользование по запросам Владельца документов.
7.1.5. Принимает и размещает в архив ранее выданные объекты хранения.
7.1.6. Осуществляет проверку наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение.
7.1.7. Организует уничтожение документов и технологических данных с истекшими сроками хранения по Акту о выделении документов на уничтожение, утвержденному руководителем Владельца документов.
7.2. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение
Основной задачей проверки наличия и состояния объектов хранения является установление фактического наличия объектов хранения, размещенных на централизованное хранение.
7.2.1. Проверка наличия и состояния объектов хранения проводится в следующих случаях:
- после перемещения объектов хранения в другое помещение. Проверяется наличие и состояние перемещенных объектов хранения;
- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) объектов хранения или доступ в помещение с документами, размещенными на централизованное хранение, посторонних лиц. Проверяется наличие и состояние всех объектов хранения;
- для документов, прошедших централизованную обработку, - после завершения отчетных периодов. Проверяется наличие и состояние объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, по результатам этих периодов.
7.2.2. Учет проведения проверки наличия и состояния объектов хранения ведется с использованием ПО, при наличии реализации.
Для проведения проверки наличия и состояния объектов хранения ответственный сотрудник Филиала ФКУ, с использованием ПО, готовит списки объектов хранения, подлежащих проверке наличия и состояния объектов хранения.
7.2.3. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения все объекты хранения имеются в наличии, то они считаются прошедшими проверку, в ПО проставляется соответствующая отметка с указанием даты проведения проверки, фамилии и инициалов сотрудника Филиала ФКУ.
7.2.4. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения в архивной папке выявлены объекты хранения, не числящиеся в ней, то сотрудник Филиала ФКУ средствами ПО определяет номер архивной папки, в которой они зарегистрированы, и размещает их в соответствии с местом хранения.
7.2.5. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения выявлено отсутствие объекта хранения по невыясненной причине, начальник структурного подразделения Филиала ФКУ, ответственный за централизованное хранение, готовит докладную записку на имя директора Филиала ФКУ с указанием регистрационного номера отсутствующего объекта хранения. Для установления причин отсутствия объекта хранения и виновных лиц проводится служебная проверка.
7.2.6. Филиал ФКУ в случаях выявления объектов хранения, не имеющих определенного срока хранения, формирует запросы в налоговые органы с целью их установления.
8. Выдача объектов хранения, переданных на централизованное хранение, по запросу Владельца документов
Филиал ФКУ по запросам налоговых органов осуществляет:
- временную выдачу, с целью уточнения сведений в документе при некорректном электронном образе, а также для проведения экспертизы подлинности подписи налогоплательщика/доверенного лица;
- выдачу в безвозвратное пользование с целью проведения выемки документа по решению суда или постановлению контролирующего или правоохранительного органа;
- выдачу электронного образа документа.
Выдача документов, находящихся на централизованном хранении, по запросу Владельца документа осуществляется в электронном виде, в том числе и для передачи в другой регион, за исключением случаев, когда документ запрашивается на основании:
- решения суда (ст. 183 УПК РФ, ст. 15 Федерального закона от 12.08.1995 N 144-ФЗ);
- постановления руководителя территориально контролирующего или правоохранительного органа, сотрудники которого проводят проверку или следственные действия (ст. 27.1, 27.10 КоАП РФ, п.3 ст. 31 НК РФ);
- экспертизы почерка.