В целях практической реализации положений подпунктов 3 и 4 пункта 2.4.1 и исполнения пункта 6.5 Плана реализации организационно-структурных преобразований и передачи функций из УФНС России по субъектам Российской Федерации и Межрегиональной инспекции ФНС России по централизованной обработке данных в ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в рамках модернизации налоговых органов в 2011-2013 годах, утвержденного приказом ФНС России от 23.12.2011 N ММВ-7-1/979@ (с учетом изменений и дополнений, утвержденных приказами ФНС России от 24.05.2012 N ММВ-7-1/352@, от 11.11.2013 N ММВ-7-1/486@), приказываю:
1. Утвердить Порядок организации централизованного хранения документов налоговой и бухгалтерской отчетности (далее - Порядок) согласно приложению к настоящему приказу.
2. Управлению информационных технологий (Т.В. Матвеева) организовать доработку и размещение в ФАП ФНС России программного обеспечения (в случае необходимости).
3. Аналитическому управлению (В.Н. Засько) обеспечить контроль за соблюдением применения положений Порядка.
4. Управлениям Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации, Межрегиональным инспекциям ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам и ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (Р.В. Филимошин) обеспечить учет, хранение и уничтожение документов налоговой и бухгалтерской отчетности в условиях централизованного хранения согласно Порядку, начиная с 01 октября 2014 года.
5. Управлению модернизации налоговых органов (И.А. Мирошникова) совместно с Аналитическим управлением (В.Н. Засько) и ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (Р.В. Филимошин), при необходимости, не позднее 28 ноября 2014 года внести изменения в Порядок с учетом результатов его апробации в рамках пилотного проекта по освоению технологии централизованного хранения налоговых документов.
6. Управлениям ФНС России по субъектам Российской Федерации довести настоящий приказ до нижестоящих налоговых органов и обеспечить его применение.
7. Признать утратившим силу приказ ФНС России от 27.02.2010 N ММ-7-6/79@.
8. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителей руководителя Федеральной налоговой службы Н.С. Завилову и А.С. Петрушина (в части вопросов информатизации).
| Руководитель Федеральной налоговой службы | М.В. Мишустин |
Порядок организации централизованного хранения документов налоговой и бухгалтерской отчетности (утв. приказом Федеральной налоговой службы от 28 июля 2014 г. N ММВ-7-1/390@)
1. Сокращения и термины
| АИС "Налог-ЦОД" | Система автоматизации технологий централизованной обработки данных |
| Архивная папка | Разновидность архивной тары, предназначенная для размещения документов/конвертов на архивное хранение и обеспечивающая фиксацию размещаемых в ней документов/конвертов почтовых отправлений (завязки, резинки и т.п.) |
| Архивная тара | Тара, предназначенная для размещения объектов хранения в архиве |
| Архивный фонд | Состав документов, подлежащих передаче в архив: - бухгалтерская и налоговая отчетность; - конверты почтовых отправлений. |
| Архивохранилище (архив) документов | Здание, помещение или другое место для хранения папок (тар), оборудованное стеллажами, с нанесенными на них регистрационными номерами |
| Владелец документа | ИФНС, передавшая на хранение документ |
| ИС ЦОХД | Типовой масштабируемый программный комплекс, обеспечивающий планирование, учет, контроль и выполнение технологических процессов центра обработки и хранения документов (ЦОХД) |
| ИФНС | Инспекция Федеральной налоговой службы по району, району в городе, городу без районного деления, инспекция Федеральной налоговой службы межрайонного уровня, инспекция Федеральной налоговой службы межрегионального (межрайонного) уровня по крупнейшим налогоплательщикам |
| НБО | Налоговые декларации (расчеты) и иные документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов и сборов, представленные налогоплательщиками на бумажном носителе в налоговые органы Российской Федерации |
| Объект хранения | Документ (конверт), пачка или дело, помещенные в архивную папку или опечатанную архивную тару нестандартных размеров, подлежащие передаче или переданные на централизованное хранение |
| Пачка | Совокупность однородных документов или конвертов почтовых отправлений, комплектуемых в составе одного сопроводительного документа и имеющих один и тот же срок хранения |
| Передаточная опись | Документ, включающий в себя перечень объектов хранения, предназначенных для передачи на централизованное хранение |
| ПК "Архивист" | Программный комплекс, предназначенный для автоматизации деятельности оперативных хранилищ (архивов) документов ИФНС |
| План-график | Документ, определяющий для ИФНС сроки (даты) передачи на централизованное хранение объектов хранения |
| ПО | Программное обеспечение для ведения архива: АИС "Налог-ЦОД" СПОНИ, ИС ЦОХД |
| Реестр пачки | Перечень документов, входящих в состав пачки документов. Реестр пачки передается в Филиал ФКУ в составе архивной тары |
| СОИФНС | Подсистема АИС "Налог-ЦОД", обеспечивающая реализацию функций взаимодействия СПОНИ и СЭОД в ИФНС |
| СПОНИ | Подсистема АИС "Налог-ЦОД", обеспечивающая реализацию функций подготовки и обмена налоговой информации в ФКУ |
| СЭД | Система электронного документооборота ФНС России |
| СЭОД | Система электронной обработки данных ИФНС |
| Уникальный номер | Уникальный набор символов, позволяющих однозначно идентифицировать объект хранения или объект учета (стеллаж, секция и архивная полка). Уникальный номер формируется в виде GUID-номера или в формате EAN13 |
| Уполномоченный сотрудник | Сотрудник УФНС/ИФНС или Филиала ФКУ (доверенное лицо), ответственный за доставку, прием-передачу документов на централизованное хранение. Доверенное лицо должно иметь оформленную доверенность |
| УФНС | Управление ФНС России по субъекту Российской Федерации |
| Филиал ФКУ | Филиал Федерального казенного учреждения "Налог-Сервис" Федеральной налоговой службы (г. Москва) в субъекте Российской Федерации |
| ФНС России | Федеральная налоговая служба |
| ЦА ФКУ | Федеральное казенное учреждение "Налог-Сервис" Федеральной налоговой службы (г. Москва) |
| Централизованная обработка | Обработка документов Филиалом ФКУ в соответствии с Регламентом ввода в автоматизированную информационную систему налоговых органов данных, представляемых налогоплательщиками (их представителями) налоговых деклараций (расчетов), иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, утвержденным Приказом ФНС России от 18.07.2012 N ММВ-7-1/505@. |
2. Общие положения
2.1. Настоящий Порядок определяет принципы и процедуры централизованного хранения документов НБО и регламент взаимодействия между УФНС, ИФНС и Филиалами ФКУ при передаче документов на централизованное хранение.
2.2. Участниками взаимодействия являются ФНС, ЦА ФКУ, Филиал ФКУ, УФНС, ИФНС.
2.3. Перечень УФНС, в отношении которых Филиал ФКУ реализует функцию централизованного хранения документов, определяется ФНС России. Филиал ФКУ может осуществлять централизованное хранение документов ИФНС и Филиалов ФКУ нескольких субъектов Российской Федерации.
2.4. Централизованному хранению подлежат следующие виды документов:
- документы НБО, прошедшие централизованную обработку в Филиале ФКУ в соответствии с Приказом ФНС России от 18.07.2012 N ММВ-7-1/505@;
- документы НБО, не прошедшие централизованную обработку в Филиале ФКУ в соответствии с Приказом ФНС России от 18.07.2012 N ММВ-7-1/505@,
в т.ч. документы НБО, ранее учтенные в ПК "Архивист",
в т.ч. документы НБО, ранее не учтенные в ПК "Архивист" (документы, хранящиеся в оперативном хранилище ИФНС и обработанные до установки ПК "Архивист");
- конверты почтовых отправлений.
2.5. Сроки хранения документов определяются Приказом ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@ "Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, её территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения" (с изменениями и дополнениями).
2.6. Срок хранения конвертов составляет 1 год с момента передачи конвертов на централизованное хранение.
2.7. Централизованному хранению не подлежат документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну.
2.8. Координацию и контроль работ, проводимых в ИФНС, за исключением ИФНС межрегионального (межрайонного) уровня по крупнейшим налогоплательщикам, осуществляет УФНС. Координацию и контроль работ, проводимых в ИФНС межрегионального (межрайонного) уровня по крупнейшим налогоплательщикам, осуществляет ФНС России. Координацию и контроль работ, проводимых в Филиалах ФКУ, осуществляет ЦА ФКУ.
2.9. Информационное взаимодействие сторон осуществляется средствами СЭД.
2.10. Транспортировка налоговых документов к месту хранения и транспортировка документов, изъятых из централизованного архива, осуществляется УФНС / ИФНС. При транспортировке УФНС / ИФНС обеспечивает сохранность документов. По согласованию стороны могут определить иной способ транспортировки, который утверждается УФНС и ЦА ФКУ.
2.11. В целях обеспечения положений настоящего Порядка используется следующее программное обеспечение:
2.11.1. в ИФНС - АИС "Налог-ЦОД" СОИФНС, ПК СЭОД, ПК "Архивист".
2.11.2. в Филиале ФКУ - АИС "Налог-ЦОД" СПОНИ, ИС ЦОХД.
Реализация технологических операций происходит в соответствии с инструкциями на рабочие места.
2.12. Настройка и администрирование аппаратных и программных средств, указанных в п.п. 2.11.1, 2.11.2 осуществляются УФНС/ИФНС и Филиалом ФКУ соответственно.
3. Подготовительные и организационные мероприятия
3.1. В УФНС, ИФНС и Филиале ФКУ назначаются два координатора по взаимодействию (основной и замещающий).
3.2. Актуальные списки координаторов по взаимодействию (Приложение N 1 к настоящему Порядку) направляются ИФНС и Филиалом ФКУ в УФНС не позднее 1 декабря текущего календарного года. УФНС направляет обобщенную информацию в ИФНС и Филиал ФКУ не позднее 5 декабря текущего календарного года.
3.3. В случае смены координаторов по взаимодействию ИФНС или Филиала ФКУ, сведения о новом координаторе должны быть направлены в адрес координатора по взаимодействию УФНС в течение 2 рабочих дней.
3.4. Координатор по взаимодействию УФНС обеспечивает актуализацию сведений о координаторах УФНС, ИФНС и Филиала ФКУ и их доведение до ИФНС и Филиала ФКУ в течение 2 рабочих дней с момента получения информации о смене координатора.
3.5. Обмен информацией, указанной в п.п. 3.2-3.4, осуществляется средствами СЭД.
4. Разработка Плана-графика передачи документов на централизованное хранение
4.1. Ежегодно, не позднее 1 ноября текущего календарного года, ИФНС направляют в УФНС сведения о планируемых объемах и сроках передачи документов на централизованное хранение на следующий календарный год в электронном виде в формате MS Excel (Приложение N 2 к настоящему Порядку).
4.2. УФНС не позднее 15 ноября текущего календарного года направляет в Филиал ФКУ, выполняющий функцию централизованного хранения документов в интересах данного УФНС, сводные данные, указанные в п. 4.1, в электронном виде в формате MS Excel (Приложение N 2 к настоящему Порядку).
4.3. На основании сведений, указанных в п. 4.2, Филиалом ФКУ разрабатывается для каждого УФНС План-график (Приложение N 3 к настоящему Порядку) на предстоящий календарный год. Если в процессе разработки Плана-графика, запрашиваемая УФНС потребность в централизованном хранении, превышает технические возможности Филиала ФКУ, объем документов, соответствующий техническим возможностям Филиала ФКУ, распределяется пропорционально между УФНС, в интересах которых осуществляется архивное хранение в данном Филиале ФКУ, если не достигнуто иное соглашение сторон. Не позднее 30 ноября текущего года Филиал ФКУ средствами СЭД в формате MS Excel направляет План-график на согласование в УФНС.
4.4. УФНС в срок, не превышающий 5 рабочих дней с даты получения Плана-графика от Филиала ФКУ, согласовывает План-график и средствами СЭД направляет согласованный План-график в формате MS Excel в Филиал ФКУ, либо направляет предложения по корректировке Плана-графика.
4.5. В случае поступления предложений по корректировке Планов-графиков от УФНС, Филиал ФКУ вносит корректировки в Планы-графики в срок, не превышающий 3 рабочих дней с даты получения предложений от УФНС, в интересах которых осуществляется централизованное хранение документов в данном Филиале ФКУ, либо формирует протоколы разногласий, которые средствами СЭД направляет в соответствующие УФНС и ЦА ФКУ.
4.6. ЦА ФКУ, получив протокол разногласий от Филиала ФКУ, в срок, не превышающий 2 рабочих дня, направляет запрос для принятия решения в ФНС России.
4.7. ФНС России обеспечивает рассмотрение протокола разногласий и в срок, не превышающий 5 рабочих дней с даты получения запроса от ЦА ФКУ, сообщает о принятом решении письмом за подписью заместителя руководителя ФНС России, координирующего работу ЦА ФКУ в УФНС, с которым имеются разногласия, и ЦА ФКУ.
4.8. ЦА ФКУ, в срок, не превышающий 1 рабочего дня, доводит соответствующее решение ФНС России до Филиала ФКУ.