Приказ Федеральной налоговой службы от 28 июля 2014 г. N ММВ-7-1/390@ "Об утверждении Порядка организации централизованного хранения документов налоговой и бухгалтерской отчетности" стр. 10

Документы в количестве										дел
		(цифрами и прописью)
Весом			кг.	сданы в
					(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от								N
Наименование должностиработника, сдавшего документы
			Подпись					Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должностиработника архива, внесшегоизменения в учетные документы
			Подпись					Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 18 Топографирование архивохранилища

Приложение N 18 к Порядку организации централизованного хранения документов налоговой и бухгалтерской отчетности, утвержденному приказом Федеральной налоговой службы от 28 июля 2014 г. N ММВ-7-1/390@

Топографирование - ряд операций, направленных на описание архивохранилища, а также подготовку топографических этикеток для маркировки объектов учета. Объектами учета при топографировании являются стеллажи, секции и архивные полки.

Правила расстановки стеллажей регламентированы п. 2.11.3 приказа Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 N 19.

Архивохранилище может оборудоваться передвижными стеллажами с электрическим приводом, передвижными стеллажами с ручным приводом (односторонние/двусторонние), стационарными стеллажами (односторонние/двусторонние).

1. Топографирование в АИС "Налог-ЦОД" СПОНИ

1.1. Перед размещением документов/конвертов на централизованное хранение проводится индексация мест хранения. На архивные стеллажи наносятся этикетки с ясно читаемыми номерами с учетом следующего:

- на каждом стеллаже проставляется номер архивохранилища и номер самого стеллажа;

- двусторонний стеллаж имеет два номера, например: левая сторона номер 01, правая сторона 02;

- каждый стеллаж состоит из секций и полок.

1.2. На каждую полку архивного стеллажа наносится номер, который формируется из номера архивохранилища, номера стеллажа, номера секции, номера полки.

2. Т опографирование в ИС ЦОХД

Топографирование состоит из следующих этапов:

2.1. Определение количества архивохранилищ, заполнение формуляра по каждому архивохранилищу с указанием адреса расположения, контактной информации и размера помещения;

2.2. Графическое моделирование архивохранилищ и стеллажей с учетом заданных размеров, расстановка стеллажей.

В рамках графического моделирования стеллажей задается тип стеллажа (односторонний/двусторонний), количество секций, количество полок, ширина и высота стеллажа, длина полки, наличие на одном и том же стеллаже полок разной длины.

2.3. Печать этикеток, маркировка стеллажей, секций и архивных полок

Маркировочная этикетка стеллажа должна содержать адрес его размещения, состоящий из номера архивного помещения, номера стеллажа, а также штрих-код с уникальным номером стеллажа. Этикетка печатается на листе размером 210*297 мм (формат А4), размещается на торцевой стороне стеллажа.

Маркировочная этикетка на секцию должна содержать адрес ее размещения, включающий в себя номер архивного помещения, номер стеллажа и номер секции, а также штрих-коды всех полок секции. Этикетка печатается на листе размером 210*148 мм (формат А5) с последующим размещением и закреплением на каждой секции.

Маркировочная этикетка полки должна содержать адрес ее размещения, включающий в себя номер архивного помещения, номер стеллажа, номер секции, номер полки, направление нумерации полки, а также штрих-код с уникальным номером полки. Этикетка полки печатается на клеящейся этикетке размером 100*19 мм, наклеивается на лицевом торце полки в удобном для считывания месте.

2.4. Разделение зоны хранения на фонды

Фонд - группа стеллажей, секций или полок, выделенных для хранения определенной группы документов (архивного фонда).

Документы (объекты хранения) должны храниться в разрезе сроков уничтожения. В случае наличия неиспользуемых стеллажей, полок или секций, сотрудник Филиала ФКУ, ответственный за топографирование, должен присвоить им соответствующий признак.

Все операции по топографированию выполняются сотрудником Филиала ФКУ с использованием ИС ЦОХД согласно инструкции на рабочее место.