Филиал ФКУ не создает бумажные копии документов.
8.1. Документы, прошедшие централизованную обработку
Выдача бумажных оригиналов документов осуществляется на основании официального письма Владельца документа в соответствии с приказом ФНС России от 18.07.2012 N ММВ-7-1/505@.
Выдача электронных образов документов из АИС "Налог-ЦОД" СПОНИ осуществляется в соответствии с приказом ФНС России от 18.07.2012 N ММВ-7-1/505@.
8.2. Документы, не прошедшие централизованную обработку
Выдача объектов хранения, переданных на централизованное хранение, осуществляется на основании официального письма и электронного запроса (дата формирования письма по СЭД и электронного запроса не должны отличаться более чем на 2 рабочих дня). Выдача документов, укомплектованных в дела, осуществляется только на основании официального письма.
Форма письма:
- на временную выдачу - Приложение N 11;
- на выдачу в безвозвратное пользование - Приложение N 12. К письму для выемки налоговый орган прикладывает электронную копию постановления о разрешении производства выемки.
Электронный запрос, формируемый в ПК "Архивист", должен содержать уникальный номер запрашиваемого объекта хранения.
Для получения документов (объектов хранения) налоговый орган по новому месту учета налогоплательщика формирует официальный запрос в адрес налогового органа по старому месту учета (Владельца документов). Последний на основании официального письма формирует средствами ПК "Архивист" электронный запрос на безвозвратную выдачу объектов хранения в Филиал ФКУ, обеспечивающий их централизованное хранение. После получения оригиналов документов ИФНС пересылает их по принадлежности.
Филиал ФКУ, получив электронный запрос в ИС ЦОХД, подготавливает объекты хранения и формирует акт выдачи объектов хранения (документов, дел), согласно Приложению N 13. Срок подготовки объектов хранения к выдаче не должен превышать 5 рабочих дней, со дня получения запроса.
Подготовленные по запросу объекты хранения должны быть переданы уполномоченному сотруднику ИФНС не позднее 10 рабочих дней после подачи запроса по месту нахождения Филиала ФКУ, обеспечивающего централизованное хранение.
Выдача электронных образов документов осуществляется на основании электронного запроса на предоставление образа, формируемого средствами ПК "Архивист" и автоматизировано переданного в ИС ЦОХД. Филиал ФКУ на основании поступившего запроса осуществляет сканирование документа. Полученный образ передается из ИС ЦОХД в ПК "Архивист". При поступлении повторного запроса ранее подготовленный образ передается из ИС ЦОХД в ПК "Архивист" без участия оператора.
9. Возврат на централизованное хранение ранее выданных объектов хранения
9.1. Документы, прошедшие централизованную обработку
Возврат бумажных оригиналов документов осуществляется в соответствии с Приказом ФНС России от 18.07.2012 N ММВ-7-1/505@.
9.2. Документы, не прошедшие централизованную обработку
Для возврата объектов хранения на централизованное хранение налоговый орган направляет в Филиал ФКУ официальное письмо согласно Приложению N 14, и электронный запрос, сформированный (даты формирования письма, направленного по СЭД и электронного запроса не должны отличаться более чем на 2 рабочих дня) средствами ПК "Архивист". Запрос должен содержать уникальный номер возвращаемого объекта хранения. Для возврата документов, укомплектованных в дела, в Филиал ФКУ направляется только официальное письмо.
В течение 5 рабочих дней с момента направления электронного запроса налоговый орган доставляет ранее выданные объекты хранения на централизованное хранение.
Возврат ранее выданных объектов хранения осуществляется по Акту приема-передачи объектов хранения, формируемому Филиалом ФКУ в 2 экземплярах, согласно Приложению N 15. Один экземпляр Акта остается в Филиале ФКУ, второй - передается уполномоченному сотруднику налогового органа.
Акты приема-передачи объектов хранения, возвращаемых в архив Филиала ФКУ, подшиваются в дело и подлежат хранению в течение срока хранения, передаваемых по ним объектов хранения.
При необходимости продления срока налоговый орган направляет в Филиал ФКУ соответствующий электронный запрос, сформированный средствами ПО, указанного в п. 2.11 настоящего Порядка. Продление срока нахождения выданных объектов хранения в ИФНС допустимо не более двух раз. Временное нахождение объекта хранения в ИФНС не должно превышать 90 дней.
В случае невозможности возврата объектов хранения по истечению 90 дней, сотрудник налогового органа направляет в Филиал ФКУ официальное письмо, согласно Приложению N 16, для изменения временной выдачи на выдачу безвозвратную.
10. Перечень документов, подлежащих сканированию
10.1. Документы, не прошедшие централизованную обработку
Сканируются документы, размещенные на централизованное хранение, на основании бумажного/электронного запроса ИФНС:
- на предоставление электронного образа документа;
- на предоставление документов во временное пользование по форме согласно Приложению N 11, исключением являются документы, укомплектованные в дела, которые выдаются без процедуры сканирования;
- на предоставление документов в ИФНС в случае проведения выемки/перерегистрации документов по форме согласно Приложению N 12.
10.2. Документы, поступающие на централизованное хранение после централизованной обработки, сканируются в ходе централизованной обработки.
11. Уничтожение документов и технологических данных с истекшим сроком хранения
11.1. Уничтожение документов (объектов хранения), находящихся на централизованном хранении, проводится не реже одного раза в год. При этом к уничтожению отбираются только документы с истекшими сроками хранения.
11.2. Процесс уничтожения инициируется Филиалом ФКУ средствами ПО и включает в себя уничтожение документов на бумажных носителях и технологических данных (электронных образов документов, xml-файлов, содержащих введенные данные документов, сведения о документах и конвертах, содержащиеся в ПО).
11.3. Основанием для уничтожения объектов хранения является положительное решение экспертной комиссии Владельца документов, утвержденное соответствующим Актом о выделении к уничтожению документов (Приложение N 17), предоставленным в Филиал ФКУ.
11.4. Налоговые органы ежегодно, до 5 декабря, предоставляют средствами СЭД в Филиал ФКУ запросы на продление централизованного хранения объектов хранения сроком на 1 год:
- документов по налогоплательщикам, находящимся в процедуре, применяемой в деле о несостоятельности (банкротстве) (ФЗ от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" ст. 27), и прекративших свою деятельность по решению учредителей либо прекративших свою деятельность по решению суда (НК РФ ст. 61);
- документов, связанных с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями;
- документов, продление хранения которых связано с иными причинами.
11.5. Филиал ФКУ ежегодно до 15 февраля осуществляет продление срока централизованного хранения объектов хранения на основании запросов, поступивших от налоговых органов.
11.6. Филиал ФКУ производит отбор документов (объектов хранения) с истекшим сроком хранения на 1 января текущего года.
11.7. Филиал ФКУ составляет Акты о выделении к уничтожению документов и направляет в налоговые органы на утверждение.
Акты о выделении к уничтожению документов рассматриваются и согласовываются экспертной комиссией Владельца документов и утверждаются руководителем Владельца документов в течение 10 рабочих дней. Филиал ФКУ обеспечивает доступ членам экспертной комиссии Владельца документов к уничтожаемым объектам хранения.
11.8. После получения от налоговых органов c сопроводительным письмом утвержденных Актов о выделении к уничтожению документов Филиал ФКУ:
- при необходимости продлевает срок нахождения на хранении отдельных документов;
- организует уничтожение остальных документов;
- удаляет файлы электронных образов документов после полного завершения уничтожения бумажных документов;
- передает электронные копии Акта об уничтожении документов в налоговые органы по принадлежности, в срок не позднее 10 рабочих дней со дня его получения от организации, осуществляющей уничтожение.
Выделение документов к уничтожению, формирование Акта о выделении к уничтожению документов, удаление файлов электронных образов документов и иных технологических данных производится в ПО ИС ЦОХД.
Способ уничтожения документов выбирается Филиалом ФКУ самостоятельно, при условии, что его использование будет исключать возможность восстановления уничтоженных документов и обеспечивать фракцию измельчения не ниже 3 уровня секретности. Использованный метод уничтожения отражается в Акте об уничтожении документов.