- Закрытие заявки (п.6.6. данного СТО).
- Ознакомление с ДИ/РИ (п.6.7. данного СТО)
- Учет и хранение ДИ/РИ (п.6.8. данного СТО).
- Изменение ДИ/РИ (п.6.9. данного СТО).
- Отмена ДИ/РИ (п.6.10. данного СТО).
- Аудит ДИ/РИ (п.6.11. данного СТО).
5.9. Разработчиком должностных и рабочих инструкций может являться:
- Сотрудником УП;
- Представитель и/или Руководитель организации.
5.10. Разработка ДИ/РИ осуществляется в том числе на основе предоставленных Представителем организации данных законодательных, нормативных, организационно-распорядительные документов организации, внутренних локально-нормативных актов организации, регламентирующих работу по данной должности, профессии, а так же фактического описания работы. При изменении Представителем/Руководителем организации входных данных, обнаружении новой информации, после направления ДИ/РИ на согласование Руководителю организации, Контролёр УП вправе увеличить трудоемкость работы по заявке по факту затраченного Сотрудником УП времени.
5.11. Представитель организации обязан своевременно и в полном объеме предоставить всю необходимую информацию в соответствии с требованиями СТО. При нарушении данного требования представителем организации, сотрудник УП вправе предъявить, а руководитель организации обязан принять, требования по оплате услуг в следующих случаях:
А) При нарушении сроков внесении изменений в ДИ/РИ по результатам экспертизы (в течение 3 (трех) рабочих дней), повлёкшей остановку работы по заявке Сотрудником УП;
Б) При возникновении внутренних организационных изменений организации, повлекших исключение данной должности из структуры штатного расписания, либо потери целесообразности в разработке ДИ/РИ, после принятия заявки в работу Сотрудником УП.
Организация обязана оплатить исполнение услуги по заявке в размере:
30% от её стоимости, если работа остановлена на этапе сбора и изучения исходных данных;
По факту затраченного времени, если остановка работы произошла на этапе разработки ДИ/РИ.
70% от её стоимости, если работа остановлена на этапе экспертизы либо согласования ДИ/РИ;
5.12. Сроки разработки и экспертизы ДИ/РИ.
Разработка и экспертиза ДИ/РИ Сотрудником УП осуществляется в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты, установленной планом работ Сотрудника УП, при условии своевременного предоставления исходных данных для разработки, экспертизы ДИ/РИ.
5.13. Датой введения в действие, как и датой отмены действия ДИ/РИ считается дата, указанная в Решении [активная ссылка на размещенный на Докипедии документ «Решение о введении в действие СТО» ] Руководителя организации о введении, об отмене действия ДИ/РИ, либо внесении изменений.
5.14. Руководитель организации обязан и несет ответственность за ознакомление всех работников организации с действующими для их должности/профессии ДИ/РИ, согласно ст.22 и ст.362 ТК РФ. При отсутствии результатов предпринятых Руководителем организации мер к подписанию сотрудниками ДИ/РИ, либо его бездействии в течение 1 месяца с момента получения уведомления, Сотрудник УП вправе проинформировать о нарушении Руководителем организации контракта и СТО «Управление должностными и рабочими инструкциями» учредителей организации.
5.15. Ознакомление сотрудников с ДИ/РИ осуществляется по отдельной заявке.
Ознакомление с ДИ/РИ, размещенные на сайте Докипедия, осуществляется сотрудниками и кандидатами самостоятельно.
Подписание ДИ/РИ с помощью ЭП в момент документирования трудовых отношений (при приеме на работу, переводе (постоянном или временном), назначении исполняющим обязанности временно отсутствующего сотрудника, в порядке совмещения должностей и т.д.) осуществляется в консалтинговой организации, оказывающей услуги по кадровому сопровождению. Сотрудник КС предоставляет техническую возможность (монитор, картридер) для подписания сотрудниками ДИ/РИ ЭП. При этом непосредственно процесс получения электронной подписи в Удостоверяющем Центре организует Работодатель (путем создания отдельной заявки).
Контроль за ознакомлением сотрудников с ДИ/РИ, и подписания ЭП работающими сотрудниками осуществляет Сотрудник УП:
- при разработке ДИ/РИ ;
- по результатам аудита ДИ/РИ;
5.16. Руководители организации обязаны проводить плановый аудит ДИ/РИ не реже 1 (одного) раза в год собственными силами организации, а также обязаны проводить аудит ДИ/РИ с привлечением УП не реже 1 (одного) раза в 2 (два) года.
5.17. Разработка и согласование ДИ/РИ осуществляется в БД «Должностные инструкции».
6. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА
6.1. Проверка и прием заявки в работу:
6.1.1. Представитель организации при возникновении потребности в разработке или экспертизе ДИ/РИ создает в ИС соответствующую заявку в Управление по персоналу на следующие возможные виды услуг:
- Разработка должностной инструкции повышенной сложности;
- Разработка должностной инструкции руководителя;
- Разработка должностной инструкции специалиста;
- Разработка рабочей инструкции;
- Экспертиза должностной, рабочей инструкции.
- Ознакомление сотрудников с должностной, рабочей инструкцией.
При заполнении заявки на разработку и экспертизу ДИ/РИ Представитель организации заполняет описание позиции к заявке на оказание услуг [активная ссылка на приложение Д МИ к данному СТО], в том числе указывая наименование должности/профессии по которой требуется разработка ДИ/РИ и вкладывает ссылки на действующую ДИ/РИ для данной должности/профессии, на СТО и другие законодательные, нормативные, организационно-распорядительные документы организации, регламентирующие работу по данной должности и профессии, а так же описание функций и задач для данной должности, структуры организации. Направляет заявку на согласование Руководителю организации.
6.1.2. Руководитель организации после получения в ИС уведомления о необходимости согласовать заявку, в течение 1(одного) рабочего дня, должен назначить Представителя организации, ответственного за взаимодействие с Сотрудником УП, и принять одно из следующих решений:
- отклонить выполнение заявки, если её выполнение нецелесообразно (с указанием причин);
- отправить на доработку автору заявки, если необходима доработка заявки автором перед её отправкой на исполнение;
- согласовать заявку;
Контролёром УП принимаются к рассмотрению заявки, имеющие статус «согласована заказчиком».
6.1.3. Контролёр УП осуществляет проверку наличия ссылок на указанные в п.6.1.1. данного СТО документы, регламентирующие деятельность сотрудника, по результатам которой назначает исполнителя, либо отправляет заявку на доработку. Представитель организации в случае получения на доработку [В ИС статус заявки «Черновик. На доработке у автора»] в течение 2 (двух) рабочих дней, не считая дня получения заявки на доработку, вносит соответствующие комментарии.
При наличии рисков, возникающих в связи с отсутствием ссылок на законодательные и нормативные документы, либо неполное предоставление информации, Руководитель/Представитель организации в течение 1 (одного) рабочего дня после получения уведомления Контролёра УП, должен остановить работу по заявке при отсутствие готовности нести указанные риски и уведомить об этом в заявке Контролёра УП. Либо при принятии на себя ответственность за возможные упущения в разработке документа Руководитель организации в тексте заявки делает отметку о согласовании продолжения работы по заявке, согласно п.2.1. МИ «Инструкция по оформлению и изложению должностных и рабочих инструкций».
6.2. Разработка/экспертиза ДИ/РИ.
6.2.1. Сотрудник УП при назначении его ответственным исполнителем включает разработку (либо экспертизу [активная ссылка на п. 3.1.15 настоящего СТО]) ДИ/РИ в свой План работ и уведомляет о запланированных сроках выполнения работ Представителя/Руководителя организации, согласно пункта 2.2.,2.3. МИ «Инструкция по оформлению и изложению должностных и рабочих инструкций».
6.2.2. Сотрудник УП осуществляет изучение предоставленных документов, определяет источники получения недостающей информации, согласно п.3.1 МИ к СТО «Управление должностными и рабочими инструкциями». В случае получения запросов от Сотрудника УП о предоставлении дополнительной информации Сотрудник организации обязан предоставить её в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента запроса.
В случае не предоставления необходимой для разработки ДИ/РИ информации Представителем организации Сотрудник УП вправе остановить работу по заявке, уведомив об этом комментарием в заявке Руководителя/Представителя организации и Контролёра УП, согласно пункта 3.1. МИ «Инструкция по оформлению и изложению должностных и рабочих инструкций».