6.2.3. После разработки Сотрудником УП проект ДИ/РИ направляется Представителю организации, назначенному ответственным за разработку от организации, для проведения редактирования [активная ссылка на п.3.1.8 данного СТО]. Редактирование должно быть проведено в течение 3 (трех) рабочих дней, не включая день поступления документов. При редактировании Представитель организации предлагает свои варианты формулировок пунктов ДИ/РИ.
6.3. Разработка ДИ/РИ Руководителем/Представителем организации.
6.3.1. При подготовке проекта ДИ/РИ Представителем/Руководителем организации, проект документа направляется на экспертизу в УП.
6.3.2. При наличии замечаний по итогам проведения экспертизы, согласно п.3.1.15 данного СТО Сотрудник УП предлагает свои варианты формулировок пунктов ДИ/РИ. При этом Представитель организации обязан внести изменения в текст документа и отправить его на повторную экспертизу в УП в течение 3(трех) рабочих дней, согласно п.3.2.5. МИ «Инструкция по оформлению и изложению должностных и рабочих инструкций».
6.3.3. При нарушении сроков внесение изменений в ДИ/РИ по результатам проведенной Сотрудником УП экспертизы, повлекшее остановку работы по заявке, Организация оплатить услугу по заявке, согласно п.5.11. данного СТО [активная ссылка на п.5.11. СТО]. При возобновлении работы, на основании новой заявки, срок проведения экспертизы переносится и устанавливается, согласно п.2.2. МИ к СТО «Управление должностными и рабочими инструкциями» [активная ссылка на соответствующий пункт МИ .
6.4. Согласование ДИ/РИ.
6.4.1. При разработке ДИ/РИ Представителем организации, Руководитель организации обязан направить должностную и/или рабочую инструкцию в УП для проведения экспертизы.
6.4.2. В согласовании ДИ/РИ участвуют в обязательном порядке:
- Контролёр УП;
- Сотрудник УП (при проведении экспертизы);
- Представитель организации;
- Руководитель структурного подразделения организации;
- Руководитель организации;
При разработке и экспертизе должностных и/или рабочих инструкций повышенного уровня сложности в согласовании ДИ/РИ может участвовать:
- сотрудник юридического управления аккредитованной консалтинговой организации, осуществляющей правовое сопровождение деятельности организации.
Список лиц, участвующих в согласовании может быть расширен по просьбе Руководителя организации и/или Контролёра УП.
6.4.3. Согласование ДИ/РИ должно осуществляться в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента направления документа на согласование Сотрудником УП. Наличие визы просрочил/подписал при нарушении сроков согласования подтверждает факт согласования документа должностным лицом и не снимает с него ответственности за достоверность и правильность информации, изложенной в документе.
6.4.4. Лица, из числа согласующих документ, должны рассмотреть его в установленный данным СТО срок (п.6.4.3 настоящего СТО). После рассмотрения ДИ/РИ согласующий должен поставить:
- визу «Подписал» - при отсутствии замечаний к содержанию документа;
- визу «Отказал» - при наличии замечаний или дополнений по проекту ДИ/РИ. При этом согласующий должен указать аргументированную причину отказа, написать соответствующий комментарий и указать предлагаемый вариант.
6.4.5. Запрещается проставление отказной визы при согласовании, без внесения комментариев с её обоснованием.
6.4.6. Сотрудник, подготовивший проект документа вносит исправления в текст документа, согласно отказным визам, в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента завершения согласования.
6.4.7. После устранения замечаний в тексте документа лицом, подготовившем проект ДИ/РИ, Сотрудник УП направляет документ на повторное согласование, согласно п.4.3. МИ «Инструкция по оформлению и изложению должностных и рабочих инструкций».
6.5. Утверждение и введение в действие ДИ/РИ.
6.5.1. Датой утверждения ДИ/РИ считается дата согласования документа Руководителем организации при наличии по результатам согласования положительных виз согласующих документ лиц.
6.5.2. Сотрудник УП после завершения цикла согласования готовит Решение [активная ссылка на размещенный на Докипедии документ «Решение о введеннии в действие СТО»] о введении ДИ/РИ в действие, и направляет Решение о введение в действие СТО ДИ/РИ и разработанную ДИ/РИ для размещения на сайте Докипедия в структурное подразделение консалтинговой организации, осуществляющее функции электронного документооборота.
6.6. Закрытие заявки осуществляется согласно п.6. МИ «Инструкция по оформлению и изложению должностных и рабочих инструкций».
6.6.1. Руководитель организации, после получения от Сотрудника УП уведомления об исполнении заявки, обязан завизировать факт её исполнения в течение 1(одного) рабочего дня.
6.7. Ознакомление с ДИ/РИ, осуществляется согласно п.7. МИ «Инструкция по оформлению и изложению должностных и рабочих инструкций».
6.7.1. Руководитель организации обязан обеспечить подписание ЭП ДИ/РИ, размещенных в электронной базе данных «Должностные инструкции», работающими сотрудниками.
6.7.2. Подписание ДИ/РИ работниками организации осуществляется ЭП, в течение 1 (одного) рабочего дня, после получения уведомления от Сотрудника УП.
6.7.3. При получении уведомления в ИС о том, что сотрудник, приступивший к работе не подписал ДИ/РИ, Руководитель организации обязан немедленно принять все меры для устранения данного упущения.
6.7.4. Руководитель организации обязан завизировать исполнение заявки на ознакомление с ДИ/РИ, в течении 1 (одного) рабочего дня с момента получении уведомления об её исполнении.
6.8. Учет и хранение ДИ/РИ.
6.8.1. Хранение ДИ/РИ осуществляется
- на сайте Докипедия,
- в электронной базе «Должностные инструкции» (с обязательным указанием ссылки на размещенный на сайте Докипедия документ).
6.8.2. В электронной базе данных должностных инструкций хранятся все действующие и отмененные ДИ/РИ для всех должностей/профессий организаций, входящих в ИС.
6.8.3. Срок хранение действующих ДИ/РИ в электронной базе «Должностные инструкции»: постоянно. Отмененных ДИ/РИ – 3 года (после замены новыми) (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения в ред. решения Рос архива от 27.10.2003) [активная ссылка на Докипедию: файл «Перечень документов].
6.8.4. Доступ к формированию базы данных ДИ/РИ имеют Сотрудники УП, Контролёр УП.
6.8.5. Доступ к чтению ДИ/РИ в электронной базе ДИ – свободный.
6.9. Внесение изменений в ДИ/РИ.
6.9.1. Внесение изменений в действующую ДИ/РИ оформляется:
- разработкой, утверждением новой инструкции и отменой ранее действовавшей, при наличии 5 и более изменений.
- разработкой Изменений к ДИ/РИ, при наличии менее 5 изменений.
При этом все действия Представителя/Руководителя организации, такие же, как в описании процессов в п.6.1.-6.11. данного СТО, согласно пп.8.1. и 8.2. МИ «Инструкция по оформлению и изложению должностных и рабочих инструкций».
6.10. Отмена ДИ/РИ, осуществляется согласно п.9. МИ «Инструкция по оформлению и изложению должностных и рабочих инструкций».
6.10.1. При необходимости отменить действие ДИ/РИ в связи с изменениями организационной структуры организаций или слияния структурных подразделений; исключения и штатного расписания должности, профессии, Представитель/Руководитель организации готовит решение, с указанием даты, с которой отменено действия ДИ/РИ, и уведомляет об этом УП.
6.11. Аудит ДИ/РИ.
6.11.1. Аудит ДИ и РИ может быть двух видов: