ДИРЕКТОРАТА
КОМИССИИ ЕВРОПЕЙСКИХ
СООБЩЕСТВ ПО
ЭНЕРГЕТИКЕ
И ТРАНСПОРТУ
господину Ф.ЛАМУРЕ
г. Брюссель
Текст письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Например: "Ваше Превосходительство", "Уважаемый Александр Григорьевич", "Ваше Величество". Обращение печатается с красной строки.
В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как "С уважением", "С глубоким уважением". В ответном письме целесообразно употребить аналогичный комплимент.
Подпись состоит из наименования должности лица, от имени которого посылается письмо, его личной подписи, инициала имени и фамилии.
При оформлении писем иным зарубежным адресатам реквизит "Адресат" включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, его должность, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута и название страны. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество его строк должно быть не более 6, а количество знаков в строке - не более 30. Если в строке более 30 знаков, то можно использовать шрифт меньшего размера. Реквизит должен быть набран компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон и т.д.), учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода, как правило), и страну назначения.
Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес, например:
American National Social Institute
15 Noth 32nd Street
NEW YORK, N.Y. 12148
USA
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес. Например:
Mr. A.Widmar, Chairman,
D.Coke and Son Ltd
LONDON SWK 48C
ENGLAND
Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес. Например:
Mr. Luis Serrano Correcher
34 Call Alcala 6a pl.
(servicio de prensa)
MADRID 28071
ESPANA
Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.
Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.
Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:
"Уважаемые господа" - к организации в целом;
"Уважаемый господин" - к мужчине;
"Уважаемая госпожа" - к женщине;
"Уважаемый господин Председатель" - к должностному лицу, фамилия которого не известна.
В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.
Смысловые части текста документа разделяются абзацами.
В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: "С уважением", "Наилучшие пожелания".
Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей.
Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма. Варианты оформления отметки о наличии приложения приводятся в пункте 2.2.20 настоящей Инструкции.
Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, инициал имени и фамилию.
Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.
Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.
2.3.5. Особенности оформления документов, передаваемых по информационным системам общего пользования
2.3.5.1. Телеграмма.
Телеграммы посылаются только по срочным вопросам и лишь в случаях, когда другим способом передать информацию нельзя.
В состав телеграммы входят следующие реквизиты:
наименование документа - телеграмма;