Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Образец оформления положения приведен в Приложении N 13 к настоящей Инструкции.
2.3.3. Протокол
2.3.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов, представленных к обсуждению.
2.3.3.2. Проведение записи во время совещания (заседания), сбор материалов и подготовка текста протокола возлагается на работников структурных подразделений, готовивших вопросы к обсуждению.
Проведение записи во время оперативных совещаний, заседаний Совета Федерального агентства железнодорожного транспорта (далее - Совет Агентства), а также сбор материалов и подготовка текста протокола возлагается на секретариат Совета Агентства.
Проведение записи во время заседаний Экспертно-консультационного совета Федерального агентства железнодорожного транспорта (далее - Экспертно-консультационный совет), а также подготовка текста протокола возлагается на секретариат Экспертно-консультационного совета.
Протокол совещания (заседания) должен быть составлен, как правило, в течение суток со времени проведения совещания (заседания).
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
2.3.3.3. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке Росжелдора формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" - печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом Times New Roman размером N 17 и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1 интервал, выравнивается по центру и отделяется от текста протокола сплошной чертой.
Место проведения заседания, совещания указывается при необходимости, выравнивается по центру и пишется между реквизитами "дата" и "номер".
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
2.3.3.4. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются:
Председатель или Председательствующий - И.О. Фамилия;
Секретарь - И.О. Фамилия;
Присутствовали: (печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие) - список присутствовавших с указанием должностей, инициалов и фамилий или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Заместитель Министра транспорта Российской Федерации;
заместители руководителя Федерального агентства железнодорожного транспорта.
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Вводная часть заканчивается повесткой дня: перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
2.3.3.5. Текст краткого протокола также состоит из двух частей.
Порядок оформления вводной части текста краткого протокола аналогичен порядку оформления вводной части текста полного протокола, указанного в подпункте 2.3.3.4. В вводной части текста краткого протокола повестка дня не указывается.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно шрифтом Times New Roman размером N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
2.3.3.6. Протокол подписывается председательствующим (председателем) на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Совета Агентства, Экспертно-консультационного совета, протоколы оперативных совещаний и др. Протоколы совместных совещаний (заседаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов Росжелдора и организаций, принимавших участие в совещании (заседании).
Протоколы оперативных совещаний, заседаний Совета Агентства и Экспертно-консультационного совета регистрируются службой ДОУ.
Протоколы совещаний (заседаний), проводимых руководителями структурных подразделений, регистрируются соответствующими структурными подразделениями, которыми инициировано проведение совещаний (заседаний) и на которые возложена их подготовка и организация.
К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды в соответствии с индексацией, принятой в Росжелдоре.
Например: 01.01.2007 N 1-са (протокол Совета Агентства), 01.01.2007 N 1-экс (протокол Экспертно-консультационного совета), 01.01.2007 N 1-оп (протокол оперативного совещания) и т.п.
2.3.3.7. Копии протоколов оперативных совещаний и заседаний Совета Агентства при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает секретарь Совета Агентства. Копии протоколов заседаний Экспертно-консультационного совета - секретариат Экспертно-консультационного совета. Копии протоколов совещаний (заседаний), проводимых руководителями структурных подразделений, - ответственный исполнитель структурного подразделения, готовивший рассмотрение вопроса.
Копии протоколов оперативных совещаний, заседаний Совета Агентства и Экспертно-консультационного совета заверяются печатью службы ДОУ.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ.
2.3.3.8. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на совещании, и протоколы совещаний (заседаний), проводимых руководителями структурных подразделений, хранятся в соответствующих структурных подразделениях, на которые возложена подготовка и организация совещаний (заседаний), а также их регистрация.
Протоколы оперативных совещаний, заседаний Совета Агентства и Экспертно-консультационного совета хранятся в Административно-кадровом управлении.
Образец бланка протокола приведен в Приложении N 10 к настоящей Инструкции.
Образцы оформления полного и краткого протоколов приведены в Приложениях N 11, 12 к настоящей Инструкции.