(личная подпись) (инициалы, фамилия)
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минтранса России
от ____________ N ______
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
комиссии по...
от ____________ N ______
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка: "Лист согласования прилагается". Образец оформления листа согласования приведен в Приложении N 15 к настоящей Инструкции.
Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами Росжелдора;
с руководителями организаций, подведомственных Росжелдору, интересы которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями - при необходимости;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
2.2.23. Оттиск печати.
Росжелдор имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати, указанные в Положении о Федеральном агентстве железнодорожного транспорта.
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
2.2.24. Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:
Верно
Ведущий специалист-эксперт
отдела... Управления... ________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
Дата
Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Росжелдора.
2.2.25. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа (за исключением распорядительных документов) проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа шрифтом Times New Roman размером N 10.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя, сокращенное наименование структурного подразделения и номер его служебного телефона, например:
И.О. Фамилия, АКУ
262 46 46
На документе, подготовленном по поручению руководителя Росжелдора (заместителя руководителя) группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
Отметка об исполнителе на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляется, а указывается на копии письма, остающейся в деле.
2.2.26. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или (при отсутствии такого документа) краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
2.2.27. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в Росжелдор содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
2.2.28. Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в Росжелдоре.
2.3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
2.3.1. Приказ, распоряжение
2.3.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Росжелдора.
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений руководителя Росжелдора, его заместителей либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений или поручений руководителя Росжелдора либо его заместителей.
В случае если проект приказа влечет за собой необходимость внесения изменений в другие приказы, эти изменения включаются в проект подготавливаемого приказа или представляются одновременно с ним в виде отдельного проекта приказа.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.