Резолюции руководителя Росжелдора или его заместителей по рассмотренным документам оформляются и рассылаются исполнителям, как правило, в течение суток, а срочные и оперативные - незамедлительно.
Поручения руководителя Росжелдора или его заместителей, содержащиеся в резолюции, определяются в соответствии с компетенцией исполнителя, указанной в соответствующем положении о структурном подразделении. В случае если поручение выходит за пределы компетенции ответственного исполнителя (соисполнителей), определенного поручением, руководители этих структурных подразделений обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, либо против фамилии которого стоит отметка "созыв", "обобщение", "отв." и т.п. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Внесение изменений в резолюцию, в том числе изменение ответственных исполнителей по документу, допускается после согласования с руководителем Росжелдора или его заместителем, давшим поручение.
Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения ответственного исполнителя представляются руководителю Росжелдора или его заместителю, давшему поручение, руководителем заинтересованного структурного подразделения в течение 3 дней с даты поступления поручения в соответствующее структурное подразделение; по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.
2.2.17. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа, иметь согласование с наименованием вида документа.
Наименование вида документа печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал строчными буквами (за исключением начальной буквы), выделяется полужирным шрифтом. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. При оформлении заголовка к тексту документа используется шрифт Times New Roman размером N 14. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен отвечать на вопросы:
"О чем?" ("О ком?"), например:
ПРИКАЗ
Об изменении штатного расписания
"Чего?" ("Кого?"), например:
Должностной регламент
главного специалиста-эксперта
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.
Заголовок к тексту служебного письма печатается с выравниванием по левому краю текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) шрифтом Times New Roman размером N 12 через один интервал. Последняя строка заголовка подчеркивается, если далее следует ссылка на номер, например:
О рассмотрении проекта плана
юбилейных мероприятий на 2007 год
На N ___ от _______________
Объем заголовка не должен превышать 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки не более 28 печатных знаков).
2.2.18. Отметка о контроле.
Отметку о контроле над исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
2.2.19. Текст документа.
Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается через одинарный межстрочный интервал шрифтом Times New Roman размером N 14 (кроме особо указанных случаев) и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица занимает более одной страницы, графы должны быть пронумерованы, а на последующих страницах указаны только их номера.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим предоставить", "направляем в Ваш адрес");
от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");
от третьего лица единственного числа ("Росжелдор не возражает").
При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.
2.2.20. Отметка о наличии приложений.
В письме, имеющем приложения, названные в тексте письма, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения и количестве прилагаемых экземпляров, например:
Приложение: на 3 л. в 4 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложения: 1. План мероприятий... на 9 л. в 2 экз.
2. График работы... на 5 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают, например:
Приложение: брошюра в 2 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: