При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия - в дательном, при этом наименование структурного подразделения входит в состав наименования должности, например:
Министерство транспорта
Российской Федерации
Директору Департамента
финансов и экономики
И.О. Фамилия
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Адрес не проставляется на письмах, направляемых в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
"Всероссийский научно-
исследовательский
институт документоведения
и архивного дела"
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документов. Образец рассылки служебных документов приведен в Приложении N 19 к настоящей Инструкции.
Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Федеральным государственным
предприятиям
(по списку)
или
Департаментам Министерства
транспорта Российской Федерации
(по списку)
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Фамилия И.О.
Садовая ул., д. 12, кв. 32,
г. Липки, Тульская обл., 301264
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
2.2.15. Утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федерального
агентства
железнодорожного транспорта
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
"__" ___________ г.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Росжелдора
от 01.01.2007 N 1
2.2.16. Резолюция.
По вопросам, требующим рассмотрения и подготовки проекта решения, руководитель Росжелдора и (или) его заместители, курирующие соответствующие структурные подразделения, в пределах их компетенции дают письменные поручения в форме резолюций.
Поручения, содержащиеся в резолюции руководителя Росжелдора или его заместителя, оформляются на бланке установленного образца с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
Образцы бланков резолюций приведены в Приложениях N 16, 17 к настоящей Инструкции.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.