ИР-43-р, где ИР - индекс секретариата руководителя Росжелдора, 43 - порядковый номер документа.
Индексы руководства и структурных подразделений центрального аппарата Росжелдора приведены в Приложении N 20 к настоящей Инструкции.
Документы, подписываемые руководителем Росжелдора и заместителями руководителя Росжелдора, регистрируются службой ДОУ.
Регистрация приказов по основной деятельности Росжелдора и распоряжений осуществляется службой ДОУ, приказов по личному составу и приказов о награждениях - отделом кадров и государственной службы Административно-кадрового управления.
В нерабочее время, выходные и праздничные дни документы, подписываемые руководителем Росжелдора, регистрируются секретариатом руководителя Росжелдора либо ответственным дежурным по Росжелдору. При этом в первый рабочий день после таких дней визовая копия документа подлежит возврату в службу ДОУ.
Документы, подписываемые руководителями структурных подразделений, регистрируются лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.
Заверенные копии зарегистрированных и отправленных документов с подлинными визами остаются в структурных подразделениях по месту их регистрации и помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, приведенных в порядке перечисления авторов документа через косую черту, например:
Федеральное агентство Федеральное архивное агентство
железнодорожного транспорта (Росархив)
(Росжелдор)
Приказ
01 января 2007 г. Москва N 411/34
(где 441 - регистрационный номер документа Росжелдора,
34 - регистрационный номер документа Росархива)
О создании совместной рабочей группы по координации
сотрудничества в области... и т.д.
2.2.12. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, и является обязательным реквизитом при подготовке ответа, например:
На N 5835-01-33/01-ЛН от 21.09.2006.
2.2.13. Место составления или издания документа.
Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.
2.2.14. Адресат.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к его самой длинной строке.
При направлении документа в организацию наименование организации пишется в именительном падеже, например:
Министерство транспорта
Российской Федерации
При направлении документа в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:
Министерство транспорта
Российской Федерации
Департамент государственной
политики в области
железнодорожного транспорта
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:
Министерство транспорта
Российской Федерации
Департамент управления делами
Начальнику отдела
документационного обеспечения
И.О. Фамилия
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например:
Заместителю Министра
транспорта Российской Федерации
И.О. Фамилия
или
Генеральному директору
(наименование организации)
И.О. Фамилия