В соответствии с пунктом 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536, а также в целях совершенствования документационного обеспечения и организации работы с документами в центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта (далее - Инструкция), согласованную с Федеральным архивным агентством.
2. Заместителям руководителя Федерального агентства железнодорожного транспорта и начальникам управлений обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции всеми работниками соответствующих управлений.
3. Руководителям территориальных управлений Федерального агентства железнодорожного транспорта в работе со служебными документами и обращениями граждан руководствоваться требованиями Инструкции.
4. Признать утратившим силу Приказ Федерального агентства железнодорожного транспорта от 17 марта 2005 г. N 8 "Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта".
5. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на начальника Административно-кадрового управления А.М. Беспалова.
Руководитель
И.В.РОМАШОВ
Приложение N 1 Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта
Приложение N 1
к Приказу Росжелдора
от 28 мая 2007 г. N 129
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ
ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; N 47, ст. 4933) на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536.
1.2. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к функционированию службы документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта.
1.3. Росжелдор организует и ведет делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Регламента Федерального агентства железнодорожного транспорта, утвержденного Приказом Росжелдора от 05.04.05 N 11 <*>, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, других нормативно-методических документов и настоящей Инструкции.
--------------------------------
<*> Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2005 N 6617.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Росжелдоре, должны отвечать требованиям Инструкции.
1.5. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).
1.6. Правила работы с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну, установлены законодательством Российской Федерации о коммерческой тайне.
1.7. Правила работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, регламентируются специальной инструкцией.
1.8. Основные требования по организации делопроизводства в Росжелдоре:
ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях возлагается на их руководителей;
руководитель структурного подразделения определяет работника, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство Росжелдора о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление служащих с нормативными и методическими документами по делопроизводству. Права и обязанности работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных регламентах;
при смене руководителя структурного подразделения в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного аппарата к ним;
при увольнении, перемещении, убытии работника в отпуск, командировку и в других случаях все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя структурного подразделения через работника, ответственного за делопроизводство, другим работникам с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, взятые из архива, сданы в архив;
в случае увольнения работника, ответственного за делопроизводство структурного подразделения, дела должны быть переданы по акту другому работнику, исполняющему его обязанности или принятому на эту должность;
в случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения работники ликвидированного (реорганизованного) структурного подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют их для последующей передачи в архив Росжелдора независимо от сроков хранения;
порядок использования служебной информации, содержащейся в документах, передачи документов (копий документов) другим организациям, средствам массовой информации и гражданам устанавливается руководством Росжелдора. Ограничения на использование служебной информации не должны противоречить законодательству Российской Федерации;
руководители структурных подразделений и работники Росжелдора несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации;
при утрате документов руководитель структурного подразделения обязан назначить служебное расследование, о результатах которого информирует руководство Росжелдора и начальника Административно-кадрового управления, принимает меры к розыску подлинников документов. В случае если подлинники документов не найдены, руководителем структурного подразделения составляется акт об утрате документов, который утверждается руководителем Росжелдора (заместителем руководителя) и представляется в Административно-кадровое управление вместе с заверенными в установленном порядке копиями утраченных документов.
1.9. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Росжелдора осуществляются отделом документационного обеспечения и архивов Административно-кадрового управления (далее - служба ДОУ).
II. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Бланки документов
2.1.1. Документы Росжелдора должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
2.1.2. В Росжелдоре применяются бланки:
бланк приказа продольный;
бланк распоряжения продольный;