3.1.1. Движение документов в Росжелдоре с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Росжелдоре, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, Регламентом Федерального агентства железнодорожного транспорта, настоящей Инструкцией, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами.
3.1.3. При применении электронного документооборота Административно-кадровое управление совместно с Институтом проблем передачи информации Российской академии наук разрабатывает маршруты движения документов.
3.2. Организация доставки документов
3.2.1. Доставка документов в Росжелдор осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской связи, а также по информационным системам общего пользования.
С помощью почтовой связи в Росжелдор доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
3.2.2. По информационным системам общего пользования поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы, в том числе обращения граждан.
3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
3.3.1. Документы, поступающие в Росжелдор на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством Росжелдора и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка поступающей корреспонденции производится работниками службы ДОУ (экспедиции).
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично", "На конкурс"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, наличие приложений к документу, количество листов приложений. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему об этом сообщается отправителю.
Полученные документы регистрируются в регистрационно-контрольной форме (журнале) (далее - РКФ). Правила заполнения основных реквизитов РКФ приведены в Приложении N 18 к настоящей Инструкции. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименование "Росжелдор", дату и регистрационный номер.
3.3.2. Регистрация документов производится централизованно в службе ДОУ с вводом информации о них в электронную базу данных КДС.
При регистрации поступившего документа в электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты: входящий номер и дата, вид документа, корреспондент, фамилия подписавшего, исходящий номер и дата, а также краткое содержание документа и исходящий номер документа Росжелдора, если имеется на него ссылка.
3.3.3. Документы, адресованные руководству Росжелдора, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются начальником Административно-кадрового управления, а затем направляются руководству Росжелдора или в соответствующие структурные подразделения.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством Росжелдора и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов на основании установленного в Росжелдоре распределения обязанностей для подготовки проекта резолюции и доклада руководителю Росжелдора. Доклад документов осуществляется по мере их поступления в службу ДОУ в течение дня.
Тексты проектов резолюций и список предполагаемых исполнителей вводятся в электронную базу данных КДС. Проект резолюции распечатывается в одном экземпляре на бланке установленной формы (Приложения N 17, 18 к настоящей Инструкции) и вместе с документом поступает на доклад руководителю Росжелдора. К проекту резолюции также подкладываются распечатанные регистрационные карточки документов, на которые в поступившем документе имеется ссылка.
Рассмотренные руководителем Росжелдора документы возвращаются в службу ДОУ для постановки на контроль. В соответствии с фактически подписанной резолюцией в электронную базу данных КДС вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам структурных подразделений.
3.3.4. Документы передаются на исполнение заместителям руководителя Росжелдора и структурным подразделениям через службу ДОУ (экспедицию) под расписку в РКФ. При этом производится переадресация документов в электронной базе данных КДС.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым, для последующей организации исполнения документа.
Подлинник документа, который требует срочного исполнения несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
Передача подлинника документа от одного структурного подразделения-исполнителя к другому структурному подразделению-соисполнителю осуществляется через службу ДОУ с соответствующими отметками в электронной карточке.
3.3.5. Документ (копия документа) с резолюцией руководителя Росжелдора, поступивший из службы ДОУ для доклада заместителю руководителя Росжелдора, подлежит обработке в электронной базе данных КДС.
Подлинник документа возвращается в службу ДОУ для дальнейшего прохождения.
3.3.6. Документы, направленные в соответствии с резолюцией руководителя Росжелдора его заместителям или структурным подразделениям, доставляются службой ДОУ (экспедицией) регулярно в соответствии с установленным графиком и сдаются работникам структурных подразделений под роспись.
Срочные документы подлежат доставке вне графика.
3.3.7. Подлинники завершенных делопроизводством документов (после ознакомления, исполнения и снятия с контроля) подлежат незамедлительному возврату в службу ДОУ для оперативного хранения и последующей сдачи в архив. Возврат документов и их местонахождение фиксируется в электронной базе данных КДС.
3.3.8. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству Росжелдора и исполнение в структурные подразделения в соответствии с резолюцией.
3.3.9. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется и оперативно передается должностному лицу, которому она адресована.
3.3.10. Поступающие на имя руководства Росжелдора и структурных подразделений через факсимильную связь служебные письма и другие документы (факсограммы) приравниваются к аналогичным официальным документам и порядок их обработки, распределения и прохождения аналогичен порядку, установленному для документов, поступающих в Росжелдор на бумажных носителях, с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения и доставки.
Поступивший вслед за факсограммой оригинал документа направляется службой ДОУ в соответствующее структурное подразделение (исполнителю) в соответствии с резолюцией руководства Росжелдора с тем же регистрационным номером.
3.3.11. Порядок оформления служебных писем, отправляемых структурными подразделениями Росжелдора через факсимильную связь, и хранения их копий аналогичен порядку оформления служебных писем, установленному в главе 2.3.4 настоящей Инструкции.
Оригинал отправленного факсимильной связью документа может отправляться адресату с пометкой "Факс с досылкой" или в дело с пометкой "Когда и кем отправлен факс".
3.3.12. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль использования факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.
3.3.13. Документы в электронном виде, поступающие в Росжелдор, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством Росжелдора и доставляются исполнителям.
3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
Документы, отправляемые Росжелдором, передаются почтовой связью и по информационным системам общего пользования.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).
С помощью информационных систем общего пользования служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или указанием на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника службы ДОУ.