3.7.13. Исполнитель обязан в срок не позднее 10 дней после исполнения документа передать его лицу, ответственному за организацию делопроизводства в структурном подразделении, для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
3.7.14. Особенности исполнения поручений Президента Российской Федерации, поручений, содержащихся в актах Президента Российской Федерации и Правительства (далее - акты и поручения Президента Российской Федерации и Правительства), протоколах заседаний Правительства, поручений Председателя Правительства, заместителя Председателя Правительства, писем Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства (далее - органы):
поручения, а также письма, поступающие в Росжелдор непосредственно из указанных в настоящем пункте Инструкции органов, исполняются в Росжелдоре в порядке и сроки, установленные этими органами. Если не указан срок исполнения, то документ исполняется в срок не более 30 дней с даты его подписания;
ответы направляются непосредственно в органы и организации в соответствии с указанием вышеупомянутых органов;
по поручениям, не исполненным в установленный срок, руководители структурных подразделений Росжелдора, ответственные за исполнение поручения, в течение 3-х дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляют руководству Росжелдора объяснения о причинах его неисполнения.
3.7.15. Структурное подразделение, определенное ответственным исполнителем поручения, представляет проект доклада (ответа) руководству Росжелдора для подписания не позднее чем за 2 дня до истечения установленного в поручении (резолюции) срока.
3.7.16. Изменение ответственного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется:
по документам, направленным на исполнение поручением руководителя Росжелдора или заместителя руководителя, - на основании резолюции руководителя (заместителя руководителя), давшего поручение, или по договоренности соответствующих руководителей структурных подразделений;
по документам, направленным на исполнение службой ДОУ, - по договоренности соответствующих руководителей структурных подразделений.
Изменение ответственного исполнителя и соисполнителей оформляется (учитывается) службой ДОУ.
IV. Поисковая система по документам
4.1. Регистрация документов
4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.
4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы руководителя Росжелдора по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
4.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов.
Документы, полученные из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, поступающие на рассмотрение руководителем Росжелдора и его заместителями, распорядительные документы и переписка за подписью руководства Росжелдора, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в службе ДОУ.
Документы, создаваемые по направлениям деятельности Росжелдора, могут регистрироваться в структурных подразделениях.
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.
4.1.6. Документы регистрируются в РКФ - традиционных журналах или электронных регистрационных карточках.
4.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей Росжелдора, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
При занесении документов, в том числе документов, поставленных на контроль, в электронную регистрационную карточку отмечаются следующие данные: поручения Росжелдору, контрольные сроки исполнения, фиксируется ответственный исполнитель.
4.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору;
ключевые слова;
количество листов документа;
наличие приложений;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
4.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в КДС инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
4.2. Организация поисковой системы по документам
4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Росжелдоре создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы могут создаваться как в традиционном, так и в электронном виде.